Ecco, quindi, che si pone il problema. Come si può risolvere?


Cominciamo con l’introdurre i connettivi logici AND e OR. Questi permettono di “congiungere” due variabili, come nel caso discusso qui, ognuno dei quali ha un suo “carattere” specifico e che restituisce un risultato ben preciso.

Usando i bit (0 e 1) per comprenderne il funzionamento, AND impone che i due bit uniti siano entrambi veri per restituire un valore vero (1).

La seguente tabella mostra il comportamento e i risultati di questo connettivo:

Come si può notare dalla tabella, AND restituisce 1 (vero) soltanto quando entrambi i parametri sono veri. Altrimenti restituisce 0 (zero – falso).

Il comportamento di OR differisce poichè richiede che soltanto uno dei due parametri sia 1 (vero) per restituire 1 (vero):

Per approfondimenti riguardo a questi operatori, trovate molto materiale in Internet, poiché questa breve introduzione è sufficiente per coprire soltanto lo scopo di questo post.

Come si applica tutto ciò, quindi, alla funzione SE quando si hanno più parametri da verificare contemporaneamente?

Nell’elenco delle funzioni di Excel sono presenti due funzioni di nome E e O che sono i due rispettivi connettivi introdotti.

Quindi, nidificando una funzione E all’interno di una SE, è possibile confrontare due valori di soglia nello stesso momento e chiedere un risultato di ritorno secondo il carattere del connettivo.

Come al solito, un esempio chiarisce meglio il concetto.

La seguente tabella dati riporta la media dei voti e le assenze, i due parametri utilizzati per stabilire se gli allievi sono ammessi o respinti.

Le condizioni per l’ammissione sono quelle di avere una media dei voti, calcolata nella colonna F, maggiore o uguale a 88, il cui valore è inserito in cella G1, e le assenze minori a 5, valore in G2. Questi due parametri devono corrispondere contemporaneamente perchè lo studente venga ammesso.

Nella cella H5 componiamo la funzione.

=SE(E(F5>=$G$1;G5<$G$2);”Ammesso”;”Respinto”)

Nella funzione SE viene nidificata una funzione E (AND). Questa accetta fino a 255 condizioni che possono avere valore VERO o FALSO. La prima condizione verificata è F5>=$G$1, cioè confronta la media dello studente con la soglia presente nella cella G1, bloccata in modo assoluto. La seconda condizione, G5<$G$2, separata dalla prima con un punto e virgola, confronta le assenze con la soglia, anche questa bloccata in modo assoluto, il tutto racchiuso nelle proprie parentesi tonde.

Se entrambi i confronti restituiscono VERO contemporaneamente, la funzione prosegue inserendo nella cella H5 la stringa della sezione Se_vero, cioè “Ammesso”.

In caso contrario, anche se soltanto una delle due condizioni risulta vera, inserirà la stringa “Respinto” di Se_falso.

Non rimane che usare il riempimento automatico per incollare la funzione nelle celle sottostanti mediante il trascinamento.

L’esempio mostrato tratta l’uso della funzione E. Come accennato è disponibile anche la funzione O (OR) e per utilizzarla sarà sufficiente sostituire il nome della funzione, in questo modo:

=SE(O(F5>=$G$1;G5<$G$2);”Ammesso”;”Respinto”)

Sintassi e numero di condizioni sono le stesse per la precedente, quindi non mi soffermo sulla questione.

Naturalmente O (OR) restituirebbe “Ammesso” ogni volta che una delle due condizioni risulta vera, cosa che non ha alcun senso nell’esempio proposto. Per i comportamenti dei due connettivi logici fate sempre riferimento alle due tabelle all’inizio di questo post.

L’estrema semplicità dell’esempio vuole puntare tutta l’attenzione sul comportamento di tali connettivi e sul modo di nidificare le funzioni all’interno della SE.

Chi volesse approfondire i concetti e le regole, può fare riferimento alla guida in linea di Microsoft Office Excel 2007, accessibile anche dal pannello di autocomposizione funzione una volta scelta la funzione stessa.

Per avere qualche esempio un po’ più articolato, potete fare riferimento ai commenti lasciati da alcuni lettori del sito alle prese con l’esigenza di un simile confronto. Possono essere utili a cogliere meglio i concetti e le procedure mostrate qui.

Per concludere, lascio il solito invito a quanti vogliano aggiungere qualcosa o a quanti abbiano una qualche difficoltà o dubbio nell’utilizzare tali procedure.

La situazione è piuttosto semplice poiché il nostro dato potrà  essere soltanto maggiore o minore (o maggiore o uguale o minore o uguale) al valore di controllo.

Può accadere che si abbiano più soglie, quindi il nostro dato dovrà  essere verificato per ognuna di queste e, per ogni risultato ottenuto dal controllo, delle risposte da far generare alla funzione.

Vediamo un esempio pratico.

Ipotizziamo una piccola applicazione che permette di assegnare delle valutazioni in base al punteggio conseguito da una classe di allievi. Il file in figura mostra l’applicazione.

Nel foglio sono riportati i nomi degli allievi (inventati sul momento) e un punteggio. Nella parte inferiore del foglio ci sono i valori di soglia che verranno utilizzati per ottenere il risultato desiderato: una valutazione testuale.

Iniziamo a comporre la funzione.

Nella cella D4 inseriremo la funzione =SE(C4<=$A$11;$C$11;…

In questa porzione di funzione ho messo a confronto il valore in C4 con A11 (attenzione ai riferimenti assoluti). Se il confronto risulta vero, la funzione dovrà  scrivere ciò che trova nella cella C11, cioè insufficiente.

Nel caso il test risulti falso si ha bisogno di ripetere un test per verificare il successivo valore di soglia 60. Quindi:

SE(C4<=$A$12;$C$12;…

In questa porzione, successiva alla precedente, si è inserita una nuova funzione SE. Notare bene come sia assente il segno di uguale per la funzione nidificata poiché in una funzione se ne può inserire uno soltanto. Fanno eccezione gli operatori logici >= e <=, ma sono operatori specifici, quindi non interferiscono con il simbolo di inizio funzione.

Il controllo effettuato pone il dato a confronto con il valore di soglia 80 e se il test risulta vero, verrà  riportato ciò che è scritto in cella C12, cioè buono.

A questo punto, se il dato non è minore o uguale a 60 e non è minore o uguale a 80, dovrà  per forza essere un valore maggiore a 80, quindi farà  parte dell’ultimo range. In questo caso non c’è bisogno di una nuova funzione SE, ma verrà  specificato il risultato che si vuole: …$C$13)).

Mettiamo insieme la formula:

=SE(C4<=$A$11;$C$11;SE(C4<=$A$12;$C$12;$C$13))

In questo esempio potete vedere come una funzione SE sia stata nidificata all’interno di un’altra funzione SE. Nelle versioni precedenti di Excel era possibile nidificare un massimo di 7 funzioni totali. Nella versione 2007 è possibile, invece, nidificare fino a 64 funzioni. In questo modo gli scenari di controllo possono diventare molto sofisticati e dettagliati.

Tornando all’esempio, bisogna fare attenzione ad alcuni particolari:

• ogni parentesi tonda aperta, deve essere chiusa alla fine della funzione
• l’ultima funzione è quella che chiude il ciclo di test (nel caso della funzione SE nello specifico)
• La scelta nell’uso di <= o >= dipende dall’utente, ma la funzione andrà  impostata secondo la logica suggerita dall’operatore scelto

Su quest’ultimo punto preferisco fare un esempio pratico, onde evitare confusione.

La scelta arbitraria di utilizzare minore o uguale (<=) nella funzione, costringe a verificare i valori partendo dal più basso, cioè 60. Il primo test verifica se il punteggio corrisponde ad un numero compreso tra zero e sessanta. Il secondo controllo verifica se il valore è compreso tra 61 e 80. Se questi due test sono risultati falsi, è logico che il valore sia superiore ad 81.

Lo stesso risultato si può ottenere utilizzando l’operatore >=, ma la logica della funzione andrà  invertita, cominciando la verifica dalla soglia più alta. Ecco la funzione:

=SE(C4>=$A$12;$C$13;SE(C4>=$A$11;$C$12;$C$11))

Il risultato non cambia! E’ soltanto un’impostazione diversa. Ho mostrato questo non per confondere le idee di quanti leggono questo post, ma solo perchè ognuno ha un proprio modo di ragionare, quindi potrà  adottare la soluzione che per lui è più semplice da seguire. Inoltre sperimentare è il modo migliore per prendere confidenza con concetti nuovi.

Per concludere, aggiungo che questo post era specifico per la funzione SE. E’ possibile, naturalmente, nidificare funzioni diverse tra loro. Per esempio la funzione Media dentra una funzione SE, Somma dentro SE o entrambi, come la funzione SE dentro una Somma o una Media. Insomma, ogni funzione disponibile e a seconda delle esigenze di calcolo.

Se avete domande o volete chiarimenti, o lasciare soltanto un commento, mi trovate qui.

Iniziamo col visualizzare la barra, dopo aver selezionato il grafico sul nostro foglio di lavoro.

Fate clic sull’immagine per visualizzarla alla dimensione originale.

In soldoni, il grafico si compone di:

• Area del grafico: il riquadro entro cui il grafico si forma (lo sfondo del grafico, per semplificare)
• Area del tracciato: lo spazio in cui viene disegnato il grafico
• Assi verticali e orizzontali: dove sono riportati valori e categorie
• Griglia dei valori: che permette di gestire le linee sul tracciato
• Legenda: se presente, identifica in modo cromatico le categorie
• Serie dati: le categorie nella legenda
• Titolo del grafico: se presente, è una casella di testo in cui scrivere il titolo del grafico

Il riquadro Selezione corrente, all’inizio della barra, mette a disposizione una casella di riepilogo con tutti gli elementi menzionati nel punto elenco precedente. Selezionando uno di questi elementi e facendo poi clic sul pulsante sottostante Formato selezione, viene aperta una finestra che permette la modifica delle proprietà , come colori di sfondo, colori delle linee di perimetro, formattazione e colore dei caratteri e così via.

La stessa finestra di dialogo si ottiene facendo clic con il tasto destro del mouse su uno degli elementi del grafico, cliccando poi sul comando Formato …, dove i punti indicano l’elemento cliccato (asse, tracciato e così via).

In questo modo potete operare una personalizzazione minuziosa di ogni elemento costituente il grafico.

Il riquadro successivo sulla barra, Inserisci, permette l’inserimento nell’area del grafico di immagini, forme o caselle di testo. Il loro funzionamento è identico in tutta la suite Office, per cui non mi dilungo. L’unico appunto è che questi elementi saranno vincolati all’interno dello spazio del grafico, quindi potrebbe essere necessario ridimensionare l’area del tracciato per non sovrapporre gli elementi. I ridimensionamenti, ricordo, si effettuano tramite le maniglie di controllo.

Il riquadro Etichette, invece, permette l’aggiunta e la modifica del titolo, degli assi, della legenda, delle etichette dati e della tabella. Quest’ultima è una tabella dati che viene aggiunta in fondo al grafico e dove vengono riportati i dati veri e propri nel caso in cui siano troppi gli elementi per aggiungere delle etichette in cima ad ogni istogramma.

Come sempre, una prova pratica permette una miglior comprensione degli strumenti. La tabella dati, però, non ha molto senso se il grafico è posizionato nello stesso foglio della tabella da cui il grafico è stato generato.

Come si vede dalla figura, ogni pulsante apre una tendina con alcune opzioni al suo interno. In fondo ad ogni tendina trovate il comando Altre opzioni … che apre una finestra di dialogo in cui è possibile personalizzare ancor più in dettaglio questi elementi.

Il riquadro Assi permette la personalizzazione degli assi verticale e orizzontale mettendo a disposizione delle impostazioni predefinite o, per un maggior controllo, una finestra con opzioni aggiuntive.

Stesso discorso per la Griglia, per cui è possibile aggiungere o togliere linee, sia orizzontali che verticali. Personalmente penso che troppe linee delle griglia diano fastidio e che peggiorino la lettura, ma è una mia considerazione personale. Preferisco cose semplici e poco elaborate, quando è possibile.

Nel riquadro Sfondo notiamo che alcuni comandi sono disattivi. Questo dipende dal tipo di grafico scelto durante la sua creazione. Con questi comandi, comunque, è possibile intervenire sull’area del tracciato e specificamente per lo sfondo, per le pareti del grafico (posteriore e laterale) e per la base. Si possono modificare le impostazioni 3D, cioè un grado maggiore di rotazione, sia verticale che orizzontale.

Il riquadro Analisi contiene strumenti più specifici per l’analisi statistica dei dati.
L’ultimo riquadro permette di impostare il nome del grafico in questione.

La pratica e la sperimentazione personale sono l’unica strada percorribile in questo caso, quindi lascio a voi questa parte.

Nelle versioni precedenti, per creare un grafico, l’utente era assistito da una procedura guidata in 4 passaggi dove era possibile impostare il tipo, i dati, le proprietà  del grafico e la sua posizione.

Nella versione 2007 di Excel, oltre a molte revisioni puramente grafiche dell’interfaccia e degli stili dei grafici stessi, è stata apportata una sostanziale modifica al modo di crearli. Una scheda della Ribbon di Excel è totalmente dedicata alla creazione e alla personalizzazione di questo elemento molto utilizzato.

Semplici dati, assolutamente casuali, dei voti di 5 persone. L’ultima colonna riporta la media di ogni persona mentre in basso la media per ogni esame. Da questa tabella è possibile creare diversi grafici per mostrare i dettagli. Vedremo diversi esempi.

Prima di iniziare la procedura è opportuno selezionare i dati di interesse. Cominciamo con il rappresentare i voti degli studenti per intero, in modo da avere una panoramica. Selezionate l’intervallo A3:E8 così da comprendere le etichette di riga (nomi), le etichette di colonna (gli esami) e i dati veri e propri, lasciando fuori le medie. Automaticamente Excel riconoscerà  le etichette, ma se fosse necessario possono essere aggiunte in un secondo momento.

Dopo aver selezionato l’intervallo indicato, cliccare sulla scheda Inserisci della Ribbon e fare clic su Istogramma e il primo pulsante della serie 2D, come si vede in figura.

In questo dettaglio si vedono i pulsanti per ogni tipologia di grafico. Istogramma, linee, torta e così via. Ogni pulsante riporta un elenco come quello visualizzato nella figura che permette di scegliere tra grafici 2d, 3d o forme diverse. La scelta del tipo di grafico dipende sostanzialmente dai dati che si vogliono rappresentare. L’istogramma e le barre si prestano bene a comparazioni di dati, per gli andamenti le linee. Normalmente barre ed istogrammi permettono di rappresentare la maggior parte delle situazioni.

Per il nostro esempio scegliamo un Istogramma con colonne 2D.

Una volta cliccato sul tipo, il grafico viene automaticamente generato ed inserito nel foglio di lavoro attivo. Si tratta di una finestra che può essere spostata in qualsiasi punto del foglio. E’ sufficiente portarvi sopra il mouse e quando la freccia diventa a quattro punte, tenere premuto il tasto sinistro e spostare nel punto desiderato.

Possiamo posizionare questo grafico subito al fianco della tabella dati di origine. La finestra del grafico può essere ridimensionata portando il mouse sul bordo, così come si fa per le normali finestre in Windows.

La cosa più importante, a questo punto, è la nuova barra degli strumenti che si apre.

Per motivi di spazio l’immagine è una miniatura. Cliccando su di essa potete visualizzare l’immagine nelle sue dimensioni reali.

Si può notare dopo il nome del file una nuova sezione Strumenti grafico che contiene al suo interno tre schede distinte: Progettazione, Layout, Formato.

Progettazione è visualizzata, le altre devono essere attivate con un clic. In questa barra ci sono i comandi per modificare il tipo di grafico, salvare l’attuale grafico come modello, leggere i dati per righe o colonne, selezionare dati diversi estendendo o riducendo la selezione iniziale, scegliere un layout grafico diverso da quello attuale, gli stili e la modifica della posizione. Questa la lettura dei comandi da sinistra verso destra. Mentre sotto potete visualizzare il grafico generato dall’operazione precedente.

Gli assi riportano la scala dei valori relativi ai voti e i nomi degli studenti. E’ presente una legenda che esplicita i colori utilizzati.

Il riquadro Layout grafici permette di modificare il layout del grafico, cioè inserire la legenda in diverse posizioni, inserire un titolo, aumentare le righe dei valori. La cosa migliore è provare i diversi layout disponibili per capire quali opzioni sono disponibili.

Il riquadro Stili grafici, invece, permette di modificare la combinazione dei colori per gli istogrammi.

Se il grafico fosse “affollato” di dati, potrebbe essere utile cambiare la sua posizione inserendolo all’interno di un foglio di lavoro a sé con il comando Sposta grafico e scegliere l’opportuna opzione sulla finestra di dialogo.

In questo post abbiamo visto come si crea un grafico e quali strumenti abbiamo a disposizione sulla barra Progettazione. In un post successivo vedremo le funzionalità  delle successive barre.

In un post precedente avevo mostrato come fare una differenza tra due date in modo da avere come risultato il numero di giorni intercorsi, senza preoccuparsi di altro.

Nel caso in cui ci sia la necessità di calcolare i giorni lavorativi, tale formula non ci permette di escludere dal calcolo i fine settimana e i giorni lavorativi.

Cercando tra le funzioni di Excel 2007, nella categoria Data e ora, spicca una funzione GIORNI.LAVORATIVI.TOT che svolge in modo molto semplice ed efficace questo compito.

Costruiamo la cartella di lavoro, composta da due fogli di lavoro. Nel primo creeremo una tabella con la data iniziale dell’attività lavorativa, la data finale e una colonna per i giorni lavorativi, come riportato in figura.

Le date inserite comprendono un fine settimana, sabato e domenica, più un giorno festivo che è il primo maggio che cadeva durante un giorno lavorativo, appunto. Il foglio è stato rinominato in Giorni.

Poi ho creato un secondo foglio di lavoro, nominato Festivi, in cui ho elencato tutte le festività che cadono durante i giorni lavorativi e che devono essere esclusi dal conteggio dei giorni lavorativi effettivi.

Con un calendario sotto mano è piuttosto veloce creare questo elenco, importante per il corretto calcolo dei giorni. Va da sé che ogni anno questo deve essere compilato con le date corrette.

Per semplificare la compilazione degli argomenti della funzione, ho assegnato a questo intervallo di celle un nome dalla scheda Formule con il comando Definisci nome dopo averlo interamente selezionato. Il nome è Vacanze, ma può avere un qualsiasi nome. In caso l’elenco venga esteso successivamente, si può rinominare nuovamente seguendo la stessa procedura e usando lo stesso nome.

Ora si può procedere alla formazione della funzione.

Nella cella C4 del foglio Giorni inserire la funzione GIORNI.LAVORATIVI.TOT sulla scheda Formule alla categoria Data e ora.

La funzione richiede tre argomenti:

• Data_iniziale, indicando il riferimento di cella A4 del nostro foglio di lavoro
• Data_finale, indicando la cella B4
• Vacanze, in cui inserire l’intervallo di celle precedentemente predisposto o il nome assegnato all’intervallo, vacanze, nel nostro caso

Nell’immagine sopra si vede il foglio di lavoro con il risultato in cella C4 e la barra della formula con la funzione. Il risultato è 7, avendo escluso dal conteggio il sabato, la domenica e la festività  del primo maggio. Si nota anche come le date del 27/04 e del 06/05 siano comprese nel calcolo, risolvendo il quesito posto nel commento.

Magari il problema nasce nel momento in cui sia necessario conteggiare come giorno lavorativo anche il sabato, dato che alcune attività lo prevedono.

Non trovando riferimenti in merito, l’unica soluzione sembra essere quella di aggiungere manualmente al risultato queste giornate, magari dopo averle trovate con una specifica funzione di cui parlerò prossimamente.

Potete liberamente scaricare il file e utilizzarlo per le vostre prove, oppure riprodurlo integralmente sul vostro applicativo facendo riferimento allo screenshot (istantanea della schermata) seguente.

Cliccando sull’immagine potete visualizzare un’ingrandimento e lavorare più comodamente.

Sostanzialmente il file è una tabella dati con contenuti ridotti per scopi didattici. In ambiente lavorativo, però, è facile ritrovarsi parecchie righe e colonne da gestire tanto da uscire facilemente dalla schermata, cioè dalla parte di file riprodotta sullo schermo.

Scrollando con il mouse si perdono velocemente di vista le etichette di colonna e di riga, cioè le intestazioni che indicano cosa contengono, costringendo a scrollare continuamente il documento per tornare a visualizzare le etichette stesse.

Il comando Blocca riquadri risolve agilmente tale scomodità operativa, bloccando righe, colonne o entrambe evitando di scorrere continuamente la pagina.

Attivate la cella B4 del file, cioè la cella in cui vengono riportati i dati veri e propri del documento. Cliccate sulla scheda Visualizza nella Ribbon di Excel. A poco più di metà della barra trovate il comando Blocca riquadri che apre un menù. Al suo interno trovate il comando Blocca riquadri.

Sul foglio di lavoro comparirà una riga scura e continua subito sopra i numeri e subito dopo i nomi dei mesi. Queste linee indicano quali colonne e righe del foglio sono state bloccate, cioè la colonna A che contiene le etichette di riga, e la riga 3 del foglio che contiene le etichette di colonna.

Scorrendo con la barra laterale o orizzantale il foglio vi accorgerete che queste rimangono al loro posto, mentre il rimanente foglio scorre oltre, scomparendo. In questo modo tutte le etichette sono sempre visibili e vi aiutano a definire correttamente i dati che state guardando.

Per sbloccare il foglio è necessario andare nella scheda Visualizza, aprire il menù Blocca riquadri e cliccare sul comando Sblocca riquadri. Il foglio torna a comportarsi normalmente.

In una cartella di lavoro di Excel è possibile attivare un solo Blocca riquadri per foglio, ma di solito si dedica un’intero foglio per la compilazione di tabelle, quindi la cosa non crea alcun problema.

Come ogni altra funzionalità, è necessario fare delle prove per comprenderne in pieno il funzionamento. Di fatti la cosa importante per bloccare una parte del foglio è la cella selezionata al momento dell’attivazione del comando. Questo si attiva sull’angolo in alto a sinistra della cella selezionata, cioè questo angolo fa da “perno”. Se la cella si trova nella colonna A verranno bloccate soltanto le righe che si trovano sopra quella selezionata. Se la cella attiva è sulla prima riga alla colonna C, per esempio, verranno bloccate le colonne A e B. Come molte cose in informatica, è più facile a farsi che a dirsi, quindi fate tutte le prove del caso per comprendere il meccanismo di funzionamento.

Oggi vi voglio mostrare un altro esempio ed esplorare altre possibili applicazioni, soprattutto usando altri operatori logici.

Qui sotto potete vedere l’immagine del foglio di lavoro con l’esempio odierno.

La prima cosa da notare è che nella colonna D sono presenti soltanto due aliquote, di conseguenza la condizione a cui fare riferimento è la presenza o meno del valore percentuale nelle celle di tale colonna.

Attivate E4 ed iniziamo ad inserire la nostra funzione SE.

L’obiettivo è quello di calcolare il prezzo unitario più il valore dell’IVA ed ottenere l’importo, altrimenti riportare soltanto il prezzo unitario.

Inserite la funzione SE cliccando sul pulsante Somma automatica sulla Ribbon. Nella casella del test inseriremo questa notazione: D4<>”" (la cella D4 è diversa da valore nullo).

Tale notazione indica che nella cella deve essere verificata la presenza di un qualsiasi valore. Ho scelto questa impostazione perché, a puro scopo di esempio, potrebbe essere riportata una percentuale diversa da 20%. Il caso sarebbe insolito, ma lo scopo didattico mi porta a mostrarvi un ventaglio di possibilità maggiori.

Nella casella Se_vero selezionare, di conseguenza, la cella C4, inserire l’asterisco e selezionare la cella D4, inserire il simbolo di somma e selezionare ancora C4. C4*D4+C4. Si calcola l’IVA e di somma al prezzo unitario per ottenere l’importo di quel prodotto.

Nella casella Se_falso selezionare C4 perché venga riportato soltanto il prezzo unitario nel caso non vi sia alcuna aliquota nella colonna preposta.

Il risultalto completo dell’operazione, visualizzabile nel suo intero sulla barra della formula, è =SE(D4<>”";C4*D4+C4;C4).

Il significato, in linguaggio naturale: se il contenuto della cella D4 è diverso da un valore nulla, moltiplica il P.U. per l’aliquota e sommalo al P.U., altrimenti riporta soltanto il P.U.. Normalmente questa “traduzione” di una formula o funzione aiuta a comprendere meglio ciò che questa fa.

Come dicevo nel post precedente, la parte fondamentale è la logica di base ad essere importante. I calcoli, naturalmente, dipendono dai risultati che volete ottenere con tale funzione.

In questo esempio è possibile approcciarsi anche in modo diverso.

Il test potrebbe anche assumere questa notazione: D4=”".

In questo modo si inverte il test e, di conseguenza, andranno invertiti i contenuti delle caselle Se_vero e Se_falso.

La funzione risultante sarà: =SE(D4=”";C4;C4*D4+C4).

Due modi di procedere, entrambi corretti. L’utente può, quindi, scegliere il modo di operare più semplice secondo il suo punto di vista. L’importante è che la logica di base rimanga coerente.

Ancora una volta invito gli eventuali utenti alle prime armi a contattarmi in caso di difficoltà, o che volessere porre delle domande, attraverso i commenti al post o scrivendomi una mail tramite il form alla pagina contatti.

Si utilizza quando ci si trova di fronte a condizioni da dover rispettare, tipo una soglia di riferimento. I risultati saranno diversi a seconda che la condizione risulti vera o falsa.

Il test per verificare la condizione necessita di ulterori operatori, detti di confronto:

• < minore
• > maggiore
• <= minore o uguale
• >= maggiore o uguale
• <> diverso da
• = uguale
• “” valore nullo

I risultati di questa funzione possono essere testo, un valore numerico, un valore vuoto o il risultato di una formula. Questi sono gli elementi essenziali per comporre la funzione e far sì che restituisca i risultati desiderati.

Certamente un esempio permette di chiarire la cosa in modo più semplice.

Poniamo di usufruire dei servizi di un’agente di vendita, pagato a commissione. La percentuale del nostro professionista è del 6% (valore puramente casuale per gli scopi didattici dell’esempio). Se le vendite effettuate superano la soglia di € 60.000, viene riconosciuta una percentuale pari all’8% come premio di produzione.

Ecco la condizione! Fino al valore di soglia di € 60.000 gli viene riconosciuto un 6%, oltre gli viene riconosciuto l’8% come premio.

Creiamo il foglio di lavoro per calcolare la commissione.

Riproducete il foglio di lavoro in figura per provare questo esempio.

In celle distinte sono state scritte la soglia, la commissione e il premio. In un’altra ancora il totale vendite cumulate dall’agente e una cella, quella attiva, pronta a ricevere la funzione per calcolare la commissione dovuta, la B8.

Nella scheda Formule, della Ribbon di Excel, fate clic sul pulsante Logiche e, nella tendina che si apre, cliccate su SE.

Si apre il pannello di composizione delle formule, come in figura.

Il pannello propone tre diverse caselle: Test, Se_vero, Se_falso.

Nella casella test dovremo comporre il test per la condizione prefissata, cioè Excel deve verificare se il totale vendite è maggiore, minore o uguale alla soglia.

Selezionate la cella A8, inserite i simboli <= (minore o uguale) e selezionate al cella B3. Il risultato è A8<=B3. Si chiede di verificare se il totale vendite è minore o uguale alla soglia impostata.

Nel primo caso, nella casella Se_vero, dovremo impostare una formula che calcoli la commissione al 6%. Quindi selezionate A8, inserite il simbolo di moltiplicazione e selezionate B4.

Nella casella Se_falso dovete scrivere la formula che calcoli la commissione all’8%. Quindi selezionate la cella A8, inserite l’asterisco e selezionate la cella B5.

IMPORTANTE: le formule vanno scritte in entrambe le caselle, cioè Se_vero e Se_falso, indipendentemente che il test sia vero o falso a sua volta. Questo perchè state impostando Excel perchè possa eseguire in piena autonomia tutte le operazioni previste. Ricordate che state comunque lavorando su un software installato su un calcolatore. Questo, per lavorare, deve poter svolgere le operazioni in qualsiasi condizione, altrimenti si fermerà in attesa di istruzioni dall’utente o potrebbe generare un errore e fermare tutte le elaborazioni.

Il totale vendite che è stato inserito è un valore e può essere di qualsiasi entità. Nel nostro esempio il test risulta FALSO, quindi Excel passa nella casella Se_falso alla ricerca dell’istruzione da eseguire. Ma se non lo fosse, passerebbe alla casella Se_vero e se questa non contenesse qualcosa, si genererebbe un errore.

Ecco il nostro risultato.

La commissione, calcolata al 8%, risulta essere € 5.200 poichè 65.000 è maggiore della soglia.

Per provare le caratteristiche di questa funzione, però, provate ad inserire 58.000 come totale vendite nel foglio. Essendo adesso le vendite minori rispetto alla soglia, la commissione è calcolata al 6%, senza dover ritoccare la funzione in alcun modo.

Vediamo velocemente la sintassi di questa funzione. =SE(A8<=B3;A8*B4;A8*B5).

Concentriamoci sul contenuto della parentesi tonda, gli argomenti di questa funzione. A8<=B3; il punto e virgola termina la sezione relativa al test. A8*B4; questa parte si riferisce alla casella Se_vero. Infine A8*B5 non ha il punto e virgola di chiusura. E’ il contenuto della casella Se_falso e chiude la funzione. Tre sono le caselle, tre sono le sezioni, divise da un punto e virgola.

Naturalmente tutti i riferimenti di cella sono relativi poichè non è previsto alcun trascinamento della formula mediante quadratino di riempimento. Altrimenti devono essere correttamente impostati i riferimenti. Magari vedremo successivamente qualche altro esempio con più valori da calcolare in un prossimo post.

Alla base di questa funzione c’è la logica. Le formule sono volutamente semplici per poter concentrare l’attenzione degli utenti sui meccanismi che la regolano.

Normalmente, la prima volta che si affronta questa funzione, si genera una certa confusione perché non si riesce a coglierne la dinamica.

Di conseguenza invito i lettori che incontrano difficoltà a contattarmi direttamente lasciando un commento o attraverso il form della pagina contatti. Risponderò quanto prima, impegni permettendo.

Come primo passo aprite Excel e nel nuovo foglio di lavoro create la tabella mostrata in figura.

Aggiustate la larghezza delle colonne dove necessario per riuscire a vedere tutti i valori senza problemi.

Nelle celle D8 (Totale imponibile), C9 (IVA) e D11 ho impostato un allineamento del testo a destra perché non venisse coperto, dopo il calcolo delle formule, dai valori nelle celle adiacenti.

Nella cella D9 è importante che il 20 sia seguito dal simbolo di percentuale (%) poichè la formula tiene conto della sua presenza di fianco al numero.

Nella cella E4 andremo a scrivere la prima formula che dovrà restituire l’imponibile del prodotto 1. Inserite il segno di uguale (=), selezionate la cella C4, inserite l’asterisco per la moltiplicazione e selezionate la cella D4. Ora premete Invio. Tale imponibile è dato dal prodotto della quantità per il suo prezzo unitario con questa formula =C4*D4.

Selezionate ancora la cella E4, posizionatevi sul quadratino di riempimento, tenete premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinate fino alla cella E6. Ora tutti gli imponibili di questo semplice esempio sono stati calcolati.

Nella cella E8 dobbiamo calcolare il Totale imponibile, cioè la somma di tutti gli imponibili della tabella. Inserite nella cella la funzione =SOMMA(E4:E6), manualmente o attraverso la scheda Formule della Ribbon di Excel cliccando sul pulsante Somma automatica, il primo pulsante in alto a sinistra. Ed ecco calcolato anche questo valore.

Ora veniamo alla nostra IVA. Nella cella E9 inserite il segno di uguale (=), selezionate la cella E8 del totale, inserite l’asterisco per la moltiplicazione e selezionate la cella D9 dove si trova l’aliquota IVA. La formula è =E8*D9. Premete Invio per calcolare la formula.

Come ho accennato in un post precedente, quando nelle formule si utilizza un valore che visualizza il simbolo di percentuale, Excel esegue automaticamente una divisione per 100 così che l’utente non la debba inserire. Se nella cella D9 non fosse stato presente il simbolo %, la formula avrebbe dovuto essere =E8*D9/100 per restituire il risultato corretto.

Per finire l’esempio, nella cella E11 impostate una formula che sommi E8 a E9, cioè Imponibile + IVA e premete Invio per calcolare.

Ecco il risultato del semplice esercizio di calcolo.

Lavorando con Excel, comunque, può sempre nascere la necessità di poter modificare manualmente una formula-funzione. Certamente è  sempre un vantaggio saper interpretare correttamente la sintassi per poter capire esattamente cosa stia facendo la formula-funzione inserita, quindi oggi si vedremo le regole di base.

Successivamente ognuno sceglierà il modo il più comodo per se, ma la conoscenza rimane comunque utile per sbrogliarsi da ogni situazione futura.

Formule semplici

=A1+A2+A3

La formula riportata sopra, scritta nella cella A4 per esempio, inizia con il segno di uguale (=). Tale segno, come già detto, indica ad Excel che quella digitata è una formula e che dovrà essere calcolata alla pressione del tasto Invio.

Subito dopo il segno si inserisce il primo riferimento di cella. E’ possibile selezionarlo con un clic del tasto sinistro del mouse, oppure usando il tasto direzionale con la freccia in alto. Usando i tasti direzionali bisogna pensare che il punto di partenza della selezione è sempre la cella dove state scrivendo la formula, quindi tre pressioni del tasto con la freccia rivolta in alto.

Dopo ogni riferimento di cella inserito nella formula è obbligatorio inserire un operatore algebrico (*, /, +, -). Se non lo inserite Excel continuerà a modificare il primo riferimento inserito.

Continuate ad inserire il secondo riferimento, il segno, l’ultimo riferimento e, infine, Invio su tastiera. La formula verrà calcolata e nella cella A4 verrà visualizzato il risultato.

=(A1+A2)*A3

In quest’altra formula sono presenti delle parentesi. I riferimenti all’interno di questa verranno calcolati prima della moltiplicazione. L’inserimento delle parentesi avviene manualmente senza manovre particolari. Sta solo a voi decidere quali operazioni devono essere eseguite prima di altre. La cosa fondamentale è ricordarsi che ogni parentesi aperta deve essere chiusa prima di premere Invio, pena un errore che sarà segnalato dal software.

Scrittura di funzioni

=SOMMA(A1:A3)

Quella inserita sopra è una funzione somma che restituisce lo stesso risultato della formula vista in precedenza.

Questa inizia con il segno di uguale (=). Poi viene il nome della funzione. Gli argomenti della funzione (i riferimenti di cella) si trovano all’interno di parentesi tonde, una regola che non può essere violata. Gli argomenti sono separati da un segno di due punti che indica un intervallo di celle, cioè dalla A1 alla A3 (comprende anche la A2, naturalmente). Questo sistema è comodo per inserire intervalli consecutivi.

La sintassi permette anche di inserire riferimenti non consecutivi.

=SOMMA(A1;A2;A3)

Nella funzione sopra gli argomenti sono stati inseriti uno per uno, separandoli con un punto e virgola. Nel caso specifico è assolutamente inutile, ma nel caso i riferimenti non siano consecutivi, ma sparsi sul foglio, questo è il modo in cui elencarli. Vale sempre la tecnica di selezione con il mouse o con tastierino direzionale, naturalmente.

Per ora mi fermo qui. La sintassi si articola un pò durante l’uso di funzioni più complesse ed è sicuramente meglio discuterne davanti ad un esempio pratico.