Vediamo, adesso, il trattamento di un tipo di documento molto semplice. La carta intestata utilizzata da un libero professionista, da un’azienda o anche da un privato, utile per creare lettere, promemoria, richieste, fatture. Insomma, l’utilizzo di una carta intestata ha molte applicazioni possibili.

Il punto focale è la presenza delle informazioni del soggetto. Queste saranno sempre le stesse ogni volta che si vorrà creare un documento e non è strettamente necessario riscriverle tutte le volte, perdendo tempo.

In questo post parliamo della creazione di un modello, un documento preimpostato da richiamare ogni qualvolta se ne abbia bisogno.

Prima di creare il modello è necessario creare il documento tipo che vogliamo: una carta intestata libera.

Per le prossime procedure si può fare riferimento anche al post sulle intestazioni e piè di pagina, per avere un riferimento minimale sulle barre disponibili.

Aprite Word 2007 e attivare la scheda Inserisci della Ribbon. Qui troviamo i comandi per inserire l’intestazione e il piè di pagina per Word, nell’apposito riquadro

Le scelte possibili prevedono una serie elementi preformattati che fanno parte della raccolta delle Parti rapide dell’elaboratore testi. Ci sono molte soluzioni disponibili, tra le quali troviamo anche quelle impostabili per pagina pari e pagina dispari, questo nel caso di un documento molto lungo tipo una relazione o un manuale.

Scegliamo una di queste e un clic inserirà l’elemento nell’intestazione. Per l’esempio ho scelto l’ultima voce, Verticale.

La figura sopra mostra l’apertura della scheda Strumenti intestazione e piè pagina|Progettazione disponibile dopo aver scelto l’intestazione da inserire.

Nello spazio dell’intestazione sono stati aggiunti due elementi che permettono l’inserimento di un titolo e una data.

Questi elementi corrispondono alle proprietà, normali ed avanzate, del documento stesso, oppure sono campi XML personalizzabili dove inserire manualmente le informazioni desiderate.

Per visualizzare, ed eventualmente modificare, le proprietà del documento, fare un clic sul menù di Office, comando Prepara|Proprietà. Sul documento si apre un riquadro tra la Ribbon e il foglio, in cui sono presenti caselle di testo delle proprietà in cui è possibilie digitare i valori o le informazioni desiderate.

Un pulsante in alto a sinistra permette di accedere alle proprietà avanzate dove poter inserire ulteriori informazioni.

Nella figura è possibile vedere la finestra di dialogo relativa alle proprietà. Nel riquadro superiore è possibile scegliere una proprietà, nella casella Tipo si sceglie il tipo di dato inserito e nella casella Valore il testo, la data o il numero della proprietà stessa. Al termine dell’inserimento, chiudere la finestra cliccando sul pulsante OK.

Questa operazione non è indispensabile. Tali informazioni possono essere aggiunte direttamente nei campi inseriti nell’intestazione del documento.

Per inserire nuovi campi nell’intestazione è bene posizionare prima il cursore. Facendo clic su uno dei campi, questo viene attivato. Usando il tasto direzionale a destra, o a sinistra a seconda delle necessità, si fa uscire il cursore dal campo stesso. A questo punto su può digitare uno spazio vuoto o una tabulazione.

Solitamente le tabulazione sono già definite nel modello d’intestazione scelto. Uno sguardo veloce al righello mostrerà quelle presenti. In alternativa si possono impostare tabulazioni personalizzate.

Una volta posizionato il cursore, i campi possono essere aggiunti utilizzando il comando Parti rapide|Proprietà documento, che trovate sulla scheda Inserisci o sulla scheda Strumenti intestazione e piè pagina|Progettazione della Ribbon stessa. Sarà sufficiente fare un clic su una delle voci dell’elenco per inserirla al posto del cursore.

I segnaposto delle proprietà conterranno i valori che avete inserito nella finestra di dialogo vista in precedenza, altrimenti i dati dovranno essere aggiunti manualmente. I segnaposto dei dati XML saranno vuoti e pronti ad accettare il testo digitato dall’utente, una volta posizionato il cursore al loro interno. I blocchi XML vanno oltre gli scopi di questo post. Comunque questi vengono utilizzati per inserire dei tag particolari per riutilizzare i dati inseriti in altri documenti o per ricercare con maggior facilità documenti contrassegnati con tag specifici. Rimando gli utenti alla guida in linea di Microsoft Office Word 2007 per maggiori informazioni e dettagli.

Una volta inserite le proprietà e i segnaposto XML, questi possono essere selezionati tutti insieme e formattati come desiderato.

Naturalmente è possibile aggiungere un’immagine, come il logo dell’azienda, per personalizzare maggiormente l’intestazione. Come è possibile aggiungere una tabella e suddividere lo spazio per inserire elementi e testo nel modo in cui si preferisce.

Questi strumenti, comunque, non vietano di cancellare tutto il contentuo dell’intestazione stessa e procedere manualmente all’inserimento di elementi quali immagini, testo, tabella o codici di campo, gestendo manualmente posizione e formattazione.

E’ venuto il momento di occuparsi del piè di pagina.

Cioò che è stato detto per l’intestazione vale anche per questa parte del documento. Naturlamente saranno diverse le informazioni che si andranno ad inserire.

Verranno inclusi l’indirizzo, racapiti telefonici e tutte quelle informazioni aggiuntive relative al soggetto, l’azienda o professionista che sia.

Non essendoci una regola precisa, le informazioni relative all’azienda verranno suddivise tra l’intestazione e piè di pagina a discrezione di chi crea il modello, secondo la sua fantasia e le esigenze eventuali. Quindi lascio questa parte alla creatività di ognuno. Nella figura sottostante un semplicissimo esempio.

Lo scopo di questo lavoro è quello di creare un modello, cioè un documento di base con elementi stabiliti al suo interno.

Creare, usare e modificare un modello

Il modello viene creato nella fase di salvataggio del documento, quindi dopo aver elaborato i contentui e la grafica. Niente vieta, comunque, di fare ritocchi in un secondo momento.

Cliccare sul menù di Office, quindi Salva con nome|Modello di Word. Si apre la finestra di dialogo Salva con nome.

Nella finestra è necessario cliccare sulla barra laterale sinistra, sulla voce Modelli attendibili, riquadrato in rosso nella figura sopra. Viene aperta la cartella Templates, dove è necessario salvare il modello stesso perchè sia disponibile nell’elenco di quelli creati dall’utente.

Per creare un nuovo documento, basato sul modello appena crato, è necessario seguire questa procedura.

1. Clic sul menù di Office
2. Clic sul comando Nuovo
3. Clic sulla categoria Modelli… nella barra laterale di sinistra, nella finestra che si apre
4. Doppio clic sul nome del nostro modello

Si aprirà, quindi, un nuovo documento basato sul modello scelto. Il nome di questo file sarà Documento 1, o un numero superiore a seconda di quanti nuovi documenti sono stati aperti durante la sessione di lavoro con Word.

A questo punto si può digitare il testo e inserire media di qualsiasi genere, senza più preoccuparsi delle informazioni dell’intestazione e del piè di pagina. Il file sarà salvato come un normale documento alla fine del lavoro, senza che il modello sia modificato in alcun modo.

La procedura di creazione di un modello è la medesima per qualsiasi tipo di documento che verrà creato.

Il modello può essere salvato anche in una cartella creata appositamente dall’utente. L’apertura della finestra di dialogo Salva con nome, in effetti, si apre sulla cartella Documenti. Si può selezionare una qualsiasi cartella dove effettuare il salvataggio.

In questo modo, però, il modello non sarà disponibile nella finestra Nuovo|Modelli…, ma andrà cercato nella specifica cartella ove è stato salvato, con una particolarità.

Se si apre il modello dal comando Apri del menù di Office, verrà aperto il modello stesso e, in questo modo, potranno essere apportate le modifiche necessarie. Non verrà però creato un nuovo documento dal modello.

Se, invece, si apre la cartella dove il nostro modello è stato salvato, ad esempio la cartella Documenti, un doppio clic creerà un nuovo documento basato sul modello.

E’ importante fare attenzione a questo comportamento di Word se non si vuole pasticciare il modello vero e proprio.

Comunque Word offre un buon numero di modelli già pronti, oltre a quelli scaricabili dal sito Microsoft OnLine, che permettono di essere subito operativi. Basta scorrere tutte le categorie disponibili per rendersi conto e trovare, eventualmente, ciò che fa al caso.

Per modificare un modello creato da noi, si deve procedere come segue:

1. Clic sul menù di Office
2. Clic sul comando Apri
3. Nella finestra Apri fare clic sulla voce Modelli attendibili nella barra di sinistra
4. Doppio clic sul nome del modello da modificare

Sulla barra del titolo verrà visualizzato il nome del modello con estensione .dotx, confermando l’apertura del modello vero e proprio.

Come sempre, provare è l’unico modo per padroneggiare procedure e strumenti. Se hai suggerimenti, aggiunte o dubbi sull’argomento di questo post, lasica un commento in fondo alla pagina.

Argomento simile è stato trattato per Word 2007 e, come accennato nei post precedenti, la caratteristica più apprezzabile della Suite Office è l’organicità e l’integrazione di questi strumenti. Le procedure e le modalità viste per Word saranno del tutto simili in PowerPoint, senza bisogno di imparare nuovi comandi per fare le stesse operazioni.

Vediamo, quindi, come gestire questi oggetti all’interno del software.

Per il file di esempio (img-e-forme) ho creato una nuova presentazione vuota, scelto un tema e inserito due diapositve, una per il titolo e l’altra per l’immagine.

Nella diapositiva mostrata in figura, si può notare la presenza del segnaposto per gli oggetti. Le icone al centro del segnaposto permettono di scegliere il tipo di oggetto da inserire. La prima icona della seconda riga permette di scegliere un file immagine dal proprio computer.

Una volta scelta l’immagine, questa si dispone al centro della slide. E’ possibile posizionarla dove si desidera spostandola con la tecnica del drag & drop (trascinamento con il mouse) o con i tasti direzionali, dopo averla selezionata.

E’ possibile inserire altre immagini usando la scheda Inserisci|Immagine, che apre la finestra di dialogo sulla cartella Immagini per far scegliere all’utente il file desiderato.

Anche in questo caso l’immagine si posiziona al centro della diapositiva. Questa può essere spostata con le tecniche proposte precedentemente.

Da notare che l’ultima immagine inserita si trova su un livello superiore rispetto alla precedente, coprendola. Se le immagini devono rimanere sovrapposte, si può scegliere se portarle avanti o indietro grazie ai comandi del riquadro Disponi della scheda Strumenti immagine|Formato, mostrato nella figura precedente.

L’immagine selezionata presenta le maniglie di ridimensionamento, raffigurate con pallini bianchi, che modificano la forma del mouse quando vi si posiziona sopra. Tenendovi premuto il tasto sinistro del mouse, vengono agganciate e permettono la modifica delle dimensioni.

In particolare, le maniglie disposte agli angoli permettono la modifica di altezza e larghezza contemporaneamente, lasciando invariate le proporzioni tra queste. Le maniglie disposte sui bordi dell’immagine, invece, permettono di modificare altezza o larghezza indipendentemente tra loro. Questo, però, provoca la modifica delle proporzioni e il conseguente stiramento della stessa.

Per il trattamento delle immagini, rimando all’articolo su Word 2007 in cui venivano mostrate le procedure per applicare effetti, riposizionamento, dimensionamento e altro.

Passiamo ora alle forme.

Dopo aver creato una nuova diapositiva per la presentazione, ho scelto una forma dal riquadro Disegno (indicato in figura), nello specifico un Callout. I comandi per le forme si trovano anche nella scheda Strumenti immagine|Formato. Una volta scelta la forma, è sufficiente disegnarla sulla slide trascinando il mouse.

Per inserire del testo nelle forme, come si vede in figura, è sufficiente fare clic destro sulla forma e cliccare sul comando Modifica testo e digitare il testo desiderato.

Questo è allineato al centro della forma in orizzontale e in verticale. Tale disposizione è modificabile dalla scheda Home nel riquadro Paragrafo, in cui si trovano i comandi per l’allineamento orizzontale del testo. Il comando Allinea testo permette, invece, l’allineamento verticale.

Per formattarlo, sarà sufficiente utilizzare i soliti comandi presenti nella scheda Home, nei riquadri Carattere e Paragrafo.

Le forme hanno una linea e un colore di sfondo predefinito, modificabile dall’utente. Il riquadro Stili forma contiene una serie di effetti da applicare e gli strumenti per personalizzarle con linee e colori di sfondo selezionabili da una tavolozza. Anche alle forme è possibile applicare effetti e caratteristiche 3D, come per le immagini.

In presenza di più forme, vale ciò che è stato detto in precedenza per la sovrapposizione delle immagini. E’ possibile disporre il tutto su piani differenti sovrapposti.

Una volta trovata la giusta collocazione delle forme, tali oggetti possono essere raggruppati come se fossere uno soltanto.

Dopo aver selezionato il primo, tenere premuto il tasto CTRL e selezionare gli altri oggetti sulla slide. Quando il puntatore si trova sul bordo dell’oggetto successivo, compare una croce di fianco alla freccia. Un clic lo selezionerà, mantenendo la selezione dell’oggetto precedente, permettendo di proseguire con altri, secondo necessità.

Una volta finita la procedura di selezione, nella scheda Strumenti disegno|Formato, nel riquadro Disponi, si trova il comando Raggruppa. Nel menù a tendina cliccare sul comando Raggruppa.

Le forme selezionate vengono incluse in una cornice, munita di maniglie di modifica, che racchiude tutti gli oggetti raggruppati. Ciò ad indicare che questi fanno parte di un gruppo e che verranno trattati come un oggetto unico.

La procedura di separazione degli ogggetti avviene cliccando sul comando Separa che si trova nello stesso menù visto prima.

Quando gli oggetti vengono separati, risultano tutti selezionati. Sarà necessario fare un clic su un punto libero della slide per deselezionarli, quindi un clic per selezionare l’oggetto che si vuol modificare.

La figura sopra mostra una slide con due forme all’interno. La Ribbon è aperta sulla scheda Strumenti disegno|Formato vista in precedenza.

Si può notare che le due forme sono collegate tra loro da una freccia. A fianco è riportato il menù a tendina che si apre agendo sui pulsanti del riquadro Inserisci forme della scheda.

La seconda categoria di forme sono le Linee. Questa contiene linee, frecce e connettori. Tenendo un momento il mouse su ogni oggetto, un piccolo riquadro descrive la forma su cui si sta puntando.

Nell’esempio ho usato il connettore 5, una linea con una freccia.

La particolarita del connettore è quella di agganciarsi alle forme o agli oggetti e di spostarsi quando l’oggetto viene riposizionato sul documento. Una volta scelto un connettore, spostare il mouse sulla forma per vedere attivarsi i punti di ancoraggio con colore rosso.

Bisogna fare clic su uno dei punti del primo oggetto e, poi, un clic su un ancoraggio del secondo per fare in modo che il connettore sia correttamente agganciato.

Nella figura in alto si vede che alle estremità della linea ci sono due “pallini” rossi. Questi indicano, appunto, che il connettore è correttamente agganciato ad entrambe le forme.

Se uno dei punti, o entrambi, sono di colore bianco, significa che non sono agganciati. Sarà sufficiente tenere premuto il tasto del mouse su uno di questi e spostarlo sulla forma per attivare gli agganci. Una volta sopra rilasciare il pulsante e verificare che le manigle siano di colore rosso e, se necessario, ripetere l’operazione per il secondo.

Il connettore adesso si sposterà quando la forma verrà riposizionata sulla slide, senza che l’utente debba riposizionarlo manualmente.

Anche il connettore è un oggetto, quindi può essere “raggruppato” assieme alle forme o alle immagini.

L’uso principale che si fa di una tabella è quella di inserimento di dati disposti su righe e colonne e, dove necessario, righe di intestazione e totali.

Vediamo come gestire queste righe e colonne.

Aperto un nuovo documento vuoto di Word 2007, procediamo ad inserire una tabella. Per l’esempio usiamo le impostazioni di base offerte dal software, quindi cinque colonne e due righe, lasciando invariate le opzioni della finestra Inserisci tabella.

Posizionato il cursore nella prima cella, si procede alla digitazione del testo. Scriviamo Progressivo, che sarà l’etichetta della prima colonna che conterrà un numero progressivo per le righe che andremo ad inserire successivamente.

Per passare alla seconda cella, a destra della precedente, è sufficiente premere il tasto TAB sulla tastiera. Il cursore viene posizionato all’inizio della cella successiva. Tale tasto permette di muoversi agevolmente all’interno delle tabelle senza l’ausilio del mouse, quindi senza dover allontanare le mani dalla tastiera e rendere il lavoro più veloce e agevole.

Scrivere Cognome, Nome, Indirizzo, N. telefono nelle celle successive per completare la prima riga delle intestazioni.

La pressione del tasto TAB, quando il cursore è posizionato nell’ultima cella della riga, lo fa saltare alla prima cella della riga successiva. Si può, quindi, continuare a digitare il testo per le successive celle della riga.

Da notare come le informazioni nella colonna indirizzo siano andate su due righe. Il testo era troppo lungo per essere contenuto nella larghezza della colonna. Penseremo poi a questa cosa.

Il cursore è posizionato sull’ultima cella della seconda riga. La pressione del tasto TAB crea una nuova riga della tabella, posizionando il cursore sulla prima cella. In questo modo è possibile continuare a inserire i dati e a creare tutte le righe necessarie. Inserire i seguenti dati nella nuova riga.

Per lo scopo del post questa tabella è sufficiente così. Vediamo ora le procedure per la selezione di testo, celle, righe, colonne e intera tabella.

Le procedure di selezione nella tabella

Per selezionare il testo in una cella è sufficiente fare un trascinamento con il mouse sul testo desiderato. Inoltre, trascinando il mouse da una cella ad un’altra, si ottiene la selezione delle celle su cui questo è passato. In questo modo è possibile selezionare una regione di celle ben precisa (ad esempio tutti i dati numerici nella tabella) o l’intera tabella iniziando la selezione dalla prima cella fino all’ultima.

Per selezionare una cella, è necessario posizionare il mouse nell’angolo in basso a sinistra. La freccia si trasforma in una freccia nera obliqua. Un clic del tasto sinistro selezionerà l’intero contenuto della cella.

Per selezionare una riga, il mouse deve essere posizionato subito fuori la tabella, in modo che la sua punta sia all’altezza della riga desiderata. Anche in questo caso la freccia si trasforma e la punta viene rivolta verso destra. La pressione del tasto sinistro seleziona l’intera riga.

Per selezionare più righe, quindi, è sufficiente tenere premuto il tasto sinistro e far scorrere il mouse per tutte le righe che si intende selezionare e, infine, lasciare il pulsante.

Procedura simile per la selezione delle colonne. Il mouse, posizionato sopra una colonna, prende la forma di una freccia nera rivolta in basso. La pressione del tasto sinistro seleziona la colonna e il trascinamento, eventualmente, seleziona l’intera tabella.

Quando il mouse è posizionato all’interno della tabella, nell’angolo in alto a sinistra viene visualizzato un piccolo quadrato con una freccia a quattro punte. Posizionando all’interno di questo il mouse, un clic del tasto sinistro seleziona l’intera tabella. Tenendo, invece, premuto il tasto sinistro su questo comando, è possibile spostare la tabella in una diversa posizione sul foglio.

Queste procedure di selezione ci possono servire per cancellare il testo contenuto in una cella, premendo il tasto BACKSPACE (sopra il pulsante Invio) o CANC.

Quando una riga è selezionata, l’uso del tasto CANC permette la cancellazione del testo contenuto nell’intera riga. Utilizzando, invece, il tasto BACKSPACE, sarà cancellata l’intera riga.

Naturalmente, la selezione di righe o colonne permette l’applicazione dei comandi di formattazione al testo contenuto nella parte di tabella selezionata.

Modificare la dimensione di righe e colonne

All’inserimento della tabella sul foglio, nella finestra Inserisci tabella si sono lasciate le impostazioni di base.

Nelle opzioni di adattamento automatico si è lasciata selezionata la Larghezza fissa colonne con valore Auto.

La tabella si è posizionata sul foglio con 5 colonne, tutte con la medesima dimensione ripartita ugualmente per l’intera larghezza del foglio, dal margine sinistro a quello destro.

All’inserimento dei dati, la colonna Indirizzo è risultata essere piccola per contenere i dati su una sola riga. Il posizionamento del testo su due righe aumenta l’altezza della riga.

Le colonne precedenti, invece, contengono dati che non occupano per intero lo spazio orizzontale a loro disposizione.

Possiamo, quindi, ridurre la larghezza di queste colonne per far sì che il contenuto della cella Indirizzo possa disporsi su una sola riga.

Posizionando il mouse sul bordo che divide la prima colonna dalla seconda, si nota che il mouse cambia forma. Tenendo premuto il pulsante sinistro, si vede comparire una linea tratteggiata che passa proprio su questo bordo verticale. Questo ci avverte che il bordo è stato agganciato dal mouse.

Adesso è possibile trascinare il bordo verso sinistra, avvicinandolo al testo e riducendo, di conseguenza, la dimensione orizzontale della prima colonna.

Ripetendo questa operazione per le colonne che precedono l’Indirizzo, si possono adattare le dimensioni secondo necessità, come si può vedere nella figura sotto.

Adesso tutti i dati sono disposti su una sola riga, cosa che ne migliora la lettura e l’individuazione delle righe senza eccessiva difficoltà.

Volendo modificare l’altezza delle righe, si usa la procedura analoga, agendo sui bordi orizzontali e aumentando o diminuendo la dimensione. L’aumento dell’altezza di una riga serve ad aumentare lo spazio tra una riga e l’altra, quindi a migliorare la lettura dei dati.

In questo caso, entra in gioco l’allineamento verticale dei dati. Per impostazione predefinita, il testo è posizionato in alto e i comandi per modificare tale allineamento si trovano nella scheda Strumenti tabella | Layout nel riquadro Allineamento della Ribbon.

Volendo solo aumentare la spazio tra le righe, è possibile selezionare il testo e assegnare una Spaziatura prima e dopo il paragrafo, di 3 o 6 pt, oppure una dimensione che si ritiene adeguta.

La scelta di una procedura rispetto all’altra dipende solamente dal risultato che si vuole ottenere e dalle scelte dell’utente. L’esperienza, come sempre, darà i suoi suggerimenti nel tempo.

Inserire ed eliminare righe e colonne

Pur analizzando preventivamente la situazione e i dati da inserire in una tabella, può succedere di dover aggiungere in un secondo momento righe o colonne alla nostra tabella.

Gli strumenti si trovano si trovano nel riquadro Righe e colonne nella scheda Strumenti tabella | Layout.

Il primo pulsante in figura permette l’eliminazione di righe, colonne e celle.

I pulsanti successivi permettono l’inserimento di righe sopra e sotto la cella o la riga in cui è posizionato il cursore, così come l’inserimento delle colonne prima e dopo.

In caso di necessità, ci sono i pulsanti per unire o dividere celle o l’intera tabella, racchiusi nel riquadro Unione.

La dimensione delle righe e delle colonne può essere adattata a misure ben precise grazie ai comandi Adatta, Altezza e Larghezza del riquadro Dimensioni cella.

Dopo aver aumentato o diminuito l’altezza o la larghezza delle righe o colonne della tabella, volendo impostare la stessa dimensione per tutte, i comandi Distribuisci righe e Distribuisci colonne permettono di dividere lo spazio totale dell’altezza delle righe o la larghezza delle colonne tra tutte le righe o colonne che formano la tabella.

Il loro utilizzo diventa ben chiaro una volta applicato.

Dopo aver inserito i dati, gestito le dimensioni di righe e colonne o dell’intera tabella, non rimane che formattare la tabella secondo necessità.

Nel precedente post avevo fatto una breve introduzione alle formattazioni automatiche disponibili in Word 2007. In un post successivo vedremo come formattare manualmente una tabella.

In questo post vediamo come trattare il testo in una slide, e in tutte quelle che comporranno la nostra presentazione.

Sulla slide si trovano due caselle di testo, una per il titolo e l’altra con del testo di esempio che affianca un’immagine. Facendo un clic sul testo di quest’ultima, il cursore si posizionerà tra i caratteri, permettendo la cancellazione tramite i pulsanti Backspace o Canc della tastiera.

E’ possibile anche fare la selezione dell’intero testo con un semplice trascinamento del mouse.

La selezione del testo, come in Word, è fondamentale per la formattazione. Sulla scheda Home della Ribbon si trovano i comandi di formattazione classici per modificare il tipo di carattere, la dimensione, gli stili, gli effetti, il colore e così via.

Per una formattazione del carattere completa, con i diversi comandi, è possibile accedere alla finestra Carattere premendo il pulsante sul riquadro in oggetto, contrassegnato da un bordo rosso nella figura sottostante.

La finestra contiene due schede, Carattere e Spaziatura caratteri.

Nella scheda Carattere, sezione Testo in alfabeto latino, è possibile modificare il tipo, lo stile e la dimensione del testo selezionato o sul quale è posizionato il cursore.

Nella sezione Tutto il testo si trovano i comandi da applicare a tutta la parola su cui il cursore si trova, come il colore carattere, stile e colore sottolineatura.

Infine si trovano gli effetti da applicare a tale testo, come il barrato, barrato doppio e così via.

La formattazione del testo è applicabile ad una casella di testo selezionando la casella stessa con un clic del mouse sul suo bordo. Una volta selezionata, tutti i comandi di formattazione del riquadro della Ribbon, o i comandi della finestra Carattere saranno applicati a tutto il testo contenuto.

In alternativa, la formattazione può essere applicata facendo un clic con il tasto destro del mouse sul bordo della casella. Oltre al menù contestuale classico, viene aperta una barra sturmenti rapida con i vari comandi di formattazione testo, immediatamente applicabili.

Nell’immagine è possibile vedere questa barra rapida di formattazione e i suoi comandi all’interno. La pressione del tasto del mouse non chiude questa finestra fino a quando il mouse stesso rimane su di essa.

Come ultima cosa, vediamo come modificare le impostazioni della casella.

L’ultimo comando del menù contestuale è Formato forme.

Alla voce Casella di testo si trovano i comandi per impostare il layout quali l’allineamento verticale e l’orientamento del testo, utili nel caso si voglia dare un effetto grafico tipo etichetta o ruotare la stessa casella di testo.

Seguono i comandi per adattare il testo, o meno, all’attuale casella. Per finire, i comandi per impostare i margini tra il bordo della casella e il testo al suo interno con l’opzione per il ritorno a capo automatico del testo.

Il pulsante colonne permette di impostare un numero di colonne in cui suddividere il testo. Questo, all’interno della casella, si dividerà in tante colonne quante scelte in modo da dare un effetto tipo articolo di rivista o giornale.

Le altre sezioni di questa finestra riguardano la grafica applicabile alla casella di testo, argomento che verrà affrontato in un post successivo.

Quelli presentati sono i comandi per trattare il testo in una slide di PowerPoint. Le analogie con Word sono molte e questo è il pregio dell’utilizzo di una Suite di software per l’ufficio, cioè l’integrazione. L’ambiente di lavoro, i comandi e le stesse voci sono uguali per tutti salvo i comandi specifici. Un vantaggio non da poco per l’utente.

Ecco, quindi, che si pone il problema. Come si può risolvere?


Cominciamo con l’introdurre i connettivi logici AND e OR. Questi permettono di “congiungere” due variabili, come nel caso discusso qui, ognuno dei quali ha un suo “carattere” specifico e che restituisce un risultato ben preciso.

Usando i bit (0 e 1) per comprenderne il funzionamento, AND impone che i due bit uniti siano entrambi veri per restituire un valore vero (1).

La seguente tabella mostra il comportamento e i risultati di questo connettivo:

Come si può notare dalla tabella, AND restituisce 1 (vero) soltanto quando entrambi i parametri sono veri. Altrimenti restituisce 0 (zero – falso).

Il comportamento di OR differisce poichè richiede che soltanto uno dei due parametri sia 1 (vero) per restituire 1 (vero):

Per approfondimenti riguardo a questi operatori, trovate molto materiale in Internet, poiché questa breve introduzione è sufficiente per coprire soltanto lo scopo di questo post.

Come si applica tutto ciò, quindi, alla funzione SE quando si hanno più parametri da verificare contemporaneamente?

Nell’elenco delle funzioni di Excel sono presenti due funzioni di nome E e O che sono i due rispettivi connettivi introdotti.

Quindi, nidificando una funzione E all’interno di una SE, è possibile confrontare due valori di soglia nello stesso momento e chiedere un risultato di ritorno secondo il carattere del connettivo.

Come al solito, un esempio chiarisce meglio il concetto.

La seguente tabella dati riporta la media dei voti e le assenze, i due parametri utilizzati per stabilire se gli allievi sono ammessi o respinti.

Le condizioni per l’ammissione sono quelle di avere una media dei voti, calcolata nella colonna F, maggiore o uguale a 88, il cui valore è inserito in cella G1, e le assenze minori a 5, valore in G2. Questi due parametri devono corrispondere contemporaneamente perchè lo studente venga ammesso.

Nella cella H5 componiamo la funzione.

=SE(E(F5>=$G$1;G5<$G$2);”Ammesso”;”Respinto”)

Nella funzione SE viene nidificata una funzione E (AND). Questa accetta fino a 255 condizioni che possono avere valore VERO o FALSO. La prima condizione verificata è F5>=$G$1, cioè confronta la media dello studente con la soglia presente nella cella G1, bloccata in modo assoluto. La seconda condizione, G5<$G$2, separata dalla prima con un punto e virgola, confronta le assenze con la soglia, anche questa bloccata in modo assoluto, il tutto racchiuso nelle proprie parentesi tonde.

Se entrambi i confronti restituiscono VERO contemporaneamente, la funzione prosegue inserendo nella cella H5 la stringa della sezione Se_vero, cioè “Ammesso”.

In caso contrario, anche se soltanto una delle due condizioni risulta vera, inserirà la stringa “Respinto” di Se_falso.

Non rimane che usare il riempimento automatico per incollare la funzione nelle celle sottostanti mediante il trascinamento.

L’esempio mostrato tratta l’uso della funzione E. Come accennato è disponibile anche la funzione O (OR) e per utilizzarla sarà sufficiente sostituire il nome della funzione, in questo modo:

=SE(O(F5>=$G$1;G5<$G$2);”Ammesso”;”Respinto”)

Sintassi e numero di condizioni sono le stesse per la precedente, quindi non mi soffermo sulla questione.

Naturalmente O (OR) restituirebbe “Ammesso” ogni volta che una delle due condizioni risulta vera, cosa che non ha alcun senso nell’esempio proposto. Per i comportamenti dei due connettivi logici fate sempre riferimento alle due tabelle all’inizio di questo post.

L’estrema semplicità dell’esempio vuole puntare tutta l’attenzione sul comportamento di tali connettivi e sul modo di nidificare le funzioni all’interno della SE.

Chi volesse approfondire i concetti e le regole, può fare riferimento alla guida in linea di Microsoft Office Excel 2007, accessibile anche dal pannello di autocomposizione funzione una volta scelta la funzione stessa.

Per avere qualche esempio un po’ più articolato, potete fare riferimento ai commenti lasciati da alcuni lettori del sito alle prese con l’esigenza di un simile confronto. Possono essere utili a cogliere meglio i concetti e le procedure mostrate qui.

Per concludere, lascio il solito invito a quanti vogliano aggiungere qualcosa o a quanti abbiano una qualche difficoltà o dubbio nell’utilizzare tali procedure.

Le immagini che si possono inserire in Word sono file grafici con estensioni comuni, come JPG, GIF, PNG, BMP e altre ancora.

Andiamo, quindi, a conoscere il modo di inserire questi oggetti e quali sono le loro caratterstiche principali da conoscere per poterli gestire.

Clicchiamo su Immagini. Si apre la finestra di dialogo Inserisci immagine che punta direttamente all’interno della cartella Immagini sul proprio disco fisso. All’interno l’utente avrà  salvato le proprie immagini, che siano state trasferite da una fotocamera digitale, scansionate o scaricate da Internet. All’interno di questa cartella si trova di default la cartella Immagini campione, delle immagini di esempio che userò in questo post.

Aperta la cartella delle immagini di esempio, fare doppio clic sul file Ninfee.jpg per inserirla nel documento. Questa si inserirà , naturalmente, nel punto un cui era disposto il cursore nella pagina.

A seconda delle dimensioni del file grafico, questo può coprire una parte del foglio o coprire l’intero spazio orizzontale, come nel caso della nostra immagine, che ha una dimensione fisica di 800×600 pixel.

Andiamo a vedere cosa è successo durante l’inserimento dell’immagine.

Facendo clic destro sull’immagine, nel menù contestuale troviamo il comando Dimensioni… che apre la finestra relativa che ci offre una serie di informazioni a riguardo.

In questa finestra possiamo osservare, nelle varie sezioni, le informazioni relative alle Dimensioni originali in fondo alla finestra e riportate in centimetri, pari a 15,88 cm in altezza e 21,17 in larghezza. Quindi l’immagine è stata ridimensionata in base alle misure disponibili sul foglio che sono riportate nella sezione in alto, Dimensioni e rotazione. La sezione successiva ci dice che l’immagine è stata ridimensionata all’80% di quelle originali e che le sue proporzioni sono bloccate. Questo fa sì che la stessa non si deformi quando viene ridimensionata. Infine, la sezione Ritaglia permette di ritagliare l’immagine impostando misure ben precise, azione che può essere svolta da un comando posizionato nella barra Strumenti immagine, Formato dal nome Ritaglia. Spostando le maniglie che compaiono sull’immagine è possibile ritagliarla come più si preferisce.

Agendo sui controlli della sezione proporzioni è possibile ridimensionare ulteriormente l’immagine, così da adattarla alle esigenze del nostro documento in lavorazione. A questo punto possiamo chiudere la finestra facendo clic sul pulsante Chiudi o sul relativo pulsante nella barra del titolo.

Vediamo ora qualche altra caratteristica importante direttamente sulla pagina.

Facendo un clic sinistro sull’immagine, questa viene selezionata. Compaiono delle maniglie di controllo intorno al bordo e, sul bordo superiore al centro, compare una maniglia di color verde che corrisponde al comando Rotazione visto nella finestra precedente.

Puntando il mouse su tali maniglie è possibile ridimensionare ancora l’immagine mantenendo premuto il tasto sinistro. Se si agisce su una delle maniglie poste agli angoli, si può intervenire simultaneamente sulla larghezza e l’altezza dell’immagine, mantenendo le proporzioni, dato che l’opzione è attiva come abbiamo visto in precedenza.

La maniglia per la rotazione dell’immagine ci permette, a sua volta, di ruotare l’immagine a nostro piacimento. Magari per dare a questa un pò di inclinazione per rompere un pò la linearità  e la geometria del documento.

Facciamo adesso un clic con il tasto destro sopra l’immagine e posizioniamo il cursore sul comando Disposizione testo.

Nel sottomenù si nota come sia attivo il comando In linea con il testo. In questo modo l’immagine viene trattata come se fosse testo, quindi la sua base si appoggia alla base della linea del testo. Eventuale testo inserito accanto all’immagine si posiziona sulla stessa riga, se vi è spazio, altrimenti l’immagine occuperà  una sua riga.

In alcune lavorazioni, questa caratteristica può esser comoda, in altre no.

Riduciamo adesso la dimensione dell’immagine, in modo che sia circa la metà  della dimensione attuale utilizzando le manigle appena presentate. Cambiamo la proprietà  Disposizione testo in Incorniciato così che eventuale testo si disponga tutto intorno all’immagine.

Prima di scrivere del testo, vediamo quali strumenti abbiamo a disposizione per lavorare con le immagini all’interno di Word 2007.

Il primo riquadro contiene gli strumenti per regolazioni dell’immagine. Il secondo gli stili predefiniti che possono essere applicati alla stessa e alcuni comandi per personalizzare lo stile dell’immagine. Seguono i comandi del gruppo Disponi per il posizionamento e, infine, il gruppo comandi per modificare le dimensioni o ritagliare l’immagine.

Applicate uno stile immagine e passiamo, quindi, a inserire del testo accanto alla nostra immagine.

Come si può vedere nella figura sopra, l’immagine con la proprietà  Incorniciato e le dimensioni ridotte, si dispone in modo tale da lasciare che il testo gli scorra intorno.

L’immagine, una volta selezionata, può essere spostata utilizzando il tastierino direzionale così da posizionarla dove l’utente ritiene opportuno. Come sempre, è possibile fare tale operazione con il drag ‘n drop, cioè spostare l’immagine agganciandola con il tasto sinistro del mouse e rilasciando nella posizione voluta.

Un ultimo esempio, prima di chiudere il post, può essere quello della prossima figura. Utilizzando la disposizione in 2 colonne del testo, presente nella scheda Layout di pagina, l’immagine può essere messa al centro, così da rompere un pò lo schema classico della figura precedente. Ma qui entriamo in ambito tipografico e grafico in generale.

Una volta che si ha il controllo delle immagine in un documento, ognuno può sperimentare le diverse soluzioni stilistiche possibili, simulare un giornale o una rivista, creare uno schema come più preferisce.

Quindi sperimentate.

Ci sono informazioni e situazioni che richiedono una diversa gestione dello spazio del documento per poter riprodurre l’effetto voluto.

Le tabelle sono uno strumento nato per intabellare i dati in righe e colonne, ma tale strumento può essere utilizzato per dividere lo spazio sul foglio a discrezione. Un’esempio molto forte si è avuto negli anni passati per la creazione delle pagine web. I grafici hanno ampiamento utilizzato le tabelle per ritagliare le pagine secondo necessità  trasformandole in un potente strumento grafico.

Vediamo di capire cosa sono e come si usano.

Dobbiamo mettere dei dati in ordine? Dobbiamo creare una specie di modulo di iscrizione? Dobbiamo creare un elenco o un piccolo catalogo?

Questo è importante saperlo a priori per cercare di sapere come impostare il proprio lavoro, cosa che risulterà  sempre più efficiente e precisa con l’esperienza e la sperimentazione di nuove soluzioni. Come con tutti i software, del resto.

Per inserire una semplice tabella in un foglio possiamo utilizzare l’apposito comando sulla scheda Inserisci della Ribbon, come mostrato in figura.

Il menù mostra questa griglia che permette all’utente di scegliere il numero di colonne e di righe per la tabella che si intende creare. Durante la selezione la tabella stessa viene mostrata sul foglio.

Se si conosce già  il numero di righe per la nostra tabella, è possibile selezionarlo subito, altrimenti nuove righe possono essere aggiunte durante l’inserimento dei dati con appositi comandi o con la pressione del tasto TAB della tastiera.

Il conteggio di righe e colonne è facilitato dalla numerazione all’inizio del menù. In figura riporta 5+1, il numero di colonne scelto per l’esempio.

Sotto la griglia è presente il comando Inserisci tabella che apre una finestra di dialogo con ulteriori impostazioni.

Nelle due caselle della sezione Dimensioni tabella si impostano il numero di colonne e righe, rispettivamente. Vale lo stesso discorso fatto prima per le righe: se ne conosciamo il numero le possiamo impostare o le aggiungiamo successivamente.

In Opzioni di adattamento automatico possiamo scegliere il comportamento della tabella.

Larghezza fissa colonne imposterà  automaticamente un larghezza uguale per tutte le colonne della tabella.

Adatta al contenuto ridimensionerà  la larghezza in base al testo o agli oggetti contenuti nelle colonne.

Adatta alla pagina permetterà  di adattare la tabella ai margini impostati sulla pagina.

L’opzione in fondo permette di impostare le scelte appena fatte come predefinite per le nuove tabelle.

Una volta inserita la tabella sul nostro foglio, si attiva una nuova sezione sulla Ribbon chiamata Strumenti tabella che ha due schede: Progettazione e Layout.

Fate clic sulle immagini per vederle a dimensione originale.

Nella scheda Progettazione, al riquadro Opzioni stili tabella, è possibile selezionare quali elementi devono essere presenti nella tabella che stiamo creando, quali intestazioni, una riga per i totali, se servono le righe alternate e così via.

Il riquadro successivo raccoglie diversi stili predefiniti per la formattazione automatica della tabella. Basta cliccare il pulsante a fianco per vedere tutti gli stili disponibili. Completano il riquadro i comandi per il colore di sfondo e per i bordi.

Il riquadro Disegna bordi, invece, raccoglie gli strumenti per disegnare manualmente i bordi della tabella, spessore e colore di questi o per cancellarli.

La scheda Layout raccoglie in sé le proprietà  e gli strumenti per modificare il numero di righe o colonne, per dividere le celle o la tabella stessa, adattamento delle dimensioni, gli strumenti per l’allineamento dei contenuti e gli strumenti per conversione testo/tabella e per l’inserimento di eventuali formule.

Questa la panoramica per l’inserimento della tabella e gli strumenti per lavorare con esse all’interno di Word 2007.

L’incrocio formato da una colonna con una riga si chiama cella e ognuna di queste potrà  essere formattata indipendentemente dalle altre. Così potranno anche essere impostati allineamenti diversi, a seconda del contenuto, impostate righe di intestazione di colonna o per i totali, così le intestazioni di riga.

Lo scopo di una tabella dati è quella di raggruppare questi, ma di renderli anche leggibili e comprensibili a colpo d’occhio.

Nei prossimi articoli vedremo qualche esempio sulla creazione di tabelle dati in modo da mostrare come utilizzare gli strumenti visti in questa presentazione.

Naturalmente Word ci permette di creare e gestire questi elenchi e di personalizzarli a nostro bisogno.

Vediamo come.

Un elenco puntato è formato da un simbolo che precede un testo con un rientro di questo impostato in modo predefinito. Potete vedere sul righello come siano impostati i controlli dei margini.

Per gli elenchi numerati vale lo stesso discorso, però con i numeri. Questi possono essere normali o romani, ma possono anche essere lettere dell’alfabeto.

Per inserire un elenco è sufficiente cliccare sul tipo desiderato, punto o numero, e questo verrà  inserito nel documento. A questo punto è sufficiente digitare il testo.

Nel momento in cui l’utente preme Invio sulla tastiera, nella riga nuova creata, verrà  automaticamente inserito un nuovo punto dell’elenco. Nel caso di un punto numerato, questo proseguirà  la numerazione dal precedente per impostazione predefinita. Se cancellate un punto dell’elenco, la numerazione seguente si adeguerà  automaticamente.

Questo comportamento, però, implica che il testo degli elenchi deve essere un unico paragrafo poichè alla pressione del tasto Invio verrebbe creato un nuovo punto.

Per togliere, invece, un elenco è sufficiente premere nuovamente sul pulsante attivato, che sarà  segnalato in arancione e continuare con il normale testo.

L’elenco può essere modificato da puntato a numerato a vostro piacimento. Sarà sufficiente selezionare il testo, con il mouse o la tastiera, e cliccare il tipo di elenco desiderato.

Vediamo, adesso, i livelli degli elenchi. Cosa sono e come si gestiscono.

I punti possono avere dei punti di dettaglio per espandere l’argomento e specificarlo meglio.

Ogni volta che create un elenco, viene attivato un livello predefinito che potete vedere aprendo il comando, come si vede in figura.

Nella sezione Elenco corrente del menù potete vedere quale tipo di livello è impostato. Nella parte inferiore della finestra ci sono alcuni livelli che l’utente può utilizzare nel documento e in fondo dei comandi per definire nuovi livelli personalizzati.

Ma come si attivano i livelli?

Come già  detto, premendo il pulsante Invio sulla tastiera viene creata una nuova riga con un nuovo punto dell’elenco.

Ci sono due strumenti per attivare i livelli:

1. premere il tasto TAB sulla tastiera
2. usare il comando per aumentare i rientri del testo, subito a fianco dei livelli.

In entrambi i casi viene modificato il simbolo che precede il testo e il tutto viene ulteriormente rientrato verso destra nella pagina.

Il nuovo simbolo dipende dal tipo di livello scelto. Per modificarlo è sufficiente selezionare tutto l’elenco e scegliere un livello adeguato o che vi sembra più carino e consono al documento.

Usando lo stesso sistema potete creare ancora sotto-livelli, quanti sono necessari per il livello di dettaglio del vostro elenco.

Per tornare al livello precedente, una volta attivato un sotto-punto, è necessario utilizzare il comando Diminuisci rientri o usare la combinazione di tasti SHIFT+TAB.

Con questi due comandi potete scendere e salire nella struttura dei livelli a vostro piacimento.

Sotto potete vedere un piccolo esempio sui moduli e capitoli della ECDL.

Nell’esempio sono stati usati quattro livelli per riportare gli argomenti ed è stata scelta una struttura tra quelle disponibili.

Vediamo, oggi, come creare una presentazione e quali sono le sue caratteristiche principali, le cose importanti da sapere, come aggiungere nuove diapositive (il nome dei “fogli” di PowerPoint), come organizzarle, le differenti visualizzazioni e come aggiungervi i contenuti.

All’apertura del software viene automaticamente creata una nuova presentazione vuota, con una diapositiva giàpronta con layout Titolo e sottotitolo in cui è possibile aggiungere testo semplicemente cliccando all’interno delle caselle di testo, come suggerito dallo stesso applicativo.

Interfaccia di PowerPoint 2007

Il layout indica quali elementi ci debbano essere. Ci sono diversi layout preimpostati per facilitare il lavoro di sviluppo della presentazione.

Nella scheda Home della Ribbon, nel secondo riquadro, trovate il comando Layout che vi permette di impostarne alcuni per inserire immagini o altri oggetti sulla diapositiva.

Prima di inserire una nuova diapositiva, inserite un titolo e un sottotitolo in modo da avere dei contenuti. Il file di esempio che uso titola “Sviluppare una presentazione” e nel sottotitolo “I primi passi per lo sviluppo di presentazioni in PowerPoint”, giusto per avere dei contenuti e un tema da svolgere.

Come in tutti i lavori, salvo quelli banali e che si esauriscono subito, sarebbe opportuno fare un progetto e organizzare i contenuti. E’ importante sapere di cosa si vuol parlare, quali sono i passi da fare, come organizzare lo svolgimento della presentazione per non trovarsi a fare pesanti modifiche con decine e decine di diapositive già  pronte.

Ancora una cosa. La presentazione standard usa come tema predefinito uno sfondo bianco, assolutamente neutrale.

Per aggiungere colore e una struttura un pò più articolata dei contenuti, esistono i temi. Sono dei “modelli grafici” per le diapositive e si trovano nella scheda Progettazione, nel riquadro Temi.

Come si vede in figura, ci sono diversi temi applicabili alle presentazioni. Una nota sui temi ècertamente legata alla questione della stampa. Spesso le presentazioni vengono stampate, per cui, usando un tema molto “creativo”, il consumo di inchiostro sarè  elevato e non è detto che il risultato su carta sia soddisfacente. Quindi questa deve essere la prima considerazione.

Naturalmente il menù offre altre opzioni, come la possibilità  di scaricare altri temi dal sito di Microsoft o di caricarne uno creato da voi.

Nello stesso riquadro trovate dei comandi per cambiare la combinazione dei colori, il tipo di carattere e gli effetti da applicare. Il riquadro successivo, invece, vi permette di agire sui colori e sulla grafica dello sfondo.

Tornando alla scheda Home della Ribbon, nel secondo riquadro trovate il pulsante Nuova diapositiva che permette di aggiungerne una nuova e, nel menù a tendina, di scegliere anche il layout da applicare a questa. Se è stato scelto un tema in precedenza, i layout presentati faranno riferimento a questo.

Inserite una nuova diapositiva. Questa avrà un layout Titolo e contenuto per impostazione predefinita.

Come si nota dall’immagine (clic per zoom), nella casella del contenuto ci sono delle icone che rappresentano i diversi oggetti che è possibile inserirvi.

Facendo un semplice clic nella casella viene attivato il cursore che vi permetterà di inserire il testo. Cliccando, invece, su una delle icone, si aprirà  una finestra di dialogo che vi chiederà  di scegliere l’elemento da inserire che si disporrà  al centro della diapositiva.

Come ogni elemento, questo sarà  ridimensionabile nelle misure e potrà  essere spostasto in un punto qualsiasi del foglio, magari per poter aggiungere una casella di testo dalla scheda Inserisci nel riquadro Testo. Selezionato il comando, tracciando con il mouse la casella di testo sulla diapositiva, questa viene creata e il cursore vi si posiziona all’interno, pronto per inserire il vostro testo. Al termine sarà  necessario spostare i due elementi per allinearli come più ci piace.

Ecco il risultato

In questa immagine si possono vedere un’immagine e una casella di testo, opportunamente allineate tra loro. Per l’allineamento è sufficiente “aggangiare” un oggetto per volta con il mouse e spostarlo dove di desidera. In alternativa è possibile selezionare ogni elemento con un clic del tasto sinistro e usare il tastierino direzionale, i pulsanti con le frecce sulla tastiera, e spostare l’oggetto dove desiderato.

Questi sono i primi passi e i primi comandi necessari a sviluppare una presentazione con PowerPoint 2007. Nei successivi articoli verranno approfonditi altri comandi e procedure per inserire altri elementi, aggiungere effetti e transizioni.

Gli esempi di applicazione classica in cui può essere usato un software di presentazione, in ambito professionale, sono l’esposizione di una strategia commerciale o per la presentazione di un nuovo prodotto con le sue caratteristiche peculiari, oppure un bilancio come l’andamento del settore in cui opera l’azienda.

In ambito formativo può essere utilizzato dai docenti come supporto alle lezioni per presentare gli argomenti di studio, come può essere utilizzato dagli allievi per presentare una ricerca o la tesi come supporto alla discussione di fronte alla commissione.

Aprendo PowerPoint l’utente si ritrova di fronte ad un “foglio” in cui inserire un titolo. Questo si chiama Diapositiva o Slide, con un chiaro riferimento alle diapositive proiettate da un apposito proiettore che vengono passate una dopo l’altra. Su tali diapositive si inserirà  il titolo dell’argomento, le varie descrizioni testuali necessarie, in forma di testo formattato o di punti elenco. Possono essere aggiunte immagini insieme al testo, ma anche video e file audio, grafici e organigrammi.

L’intero lavoro prende il nome di presentazione e il file risultante viene salvato in formato .pptx, nel caso di PowerPoint 2007 (.ppt nel caso della versione 2003 e precedenti). Questo file permette la modifica, l’aggiunta o la cancellazione di ulteriori slide.

Per la distribuzione, molto spesso, viene usato un formato diverso, che è il .ppsx (solo presentazione di PowerPoint). Questo formato contiene soltanto le slide da proiettare (sul monitor o con un videoproiettore per PC) e non è possibile modificare in alcun modo il contenuto.

La presentazione può anche essere distribuita in forma di file immagine, cioè ogni diapositiva viene convertita in immagine (nei formati classici quali jpg, gif, tif e così via), quindi non modificabile se non con strumenti di manipolazione appositi, stampata su carta (con una o più diapositive per foglio da lasciare come dispense agli utenti) o su lucidi nel caso si disponga soltanto di una lavagna luminosa per presentare il lavoro.

Spesso mi è capitato di trovare in Internet presentazioni di PowerPoint convertite in formato PDF (Portable Document Format) di Adobe in cui le diapositive erano “stampate” una, o più, per pagina. La scelta è dell’utente.

Naturalmente le presentazioni dinamiche sono quelle che possono avere un impatto maggiore sul pubblico poiché è possibile aggiungere effetti al testo e alle immagini sulle slide, oppure con effetti di transizione tra una slide e l’altra. Questi strumenti sono usati per marcare ancor più il messaggio che si vuol dare, o per sottolineare maggiormente alcuni concetti fondamentali.

Come in tutte le cose, l’abuso non è mai consigliabile. Un eccesso di effetti, oltre a rendere molto “pesante” la presentazione, puo annoiare molto presto il pubblico e restituire l’effetto contrario a quello voluto.

Nei prossimi post andremo a conoscere l’interfaccia e gli strumenti.