Argomento simile è stato trattato per Word 2007 e, come accennato nei post precedenti, la caratteristica più apprezzabile della Suite Office è l’organicità e l’integrazione di questi strumenti. Le procedure e le modalità viste per Word saranno del tutto simili in PowerPoint, senza bisogno di imparare nuovi comandi per fare le stesse operazioni.

Vediamo, quindi, come gestire questi oggetti all’interno del software.

Per il file di esempio (img-e-forme) ho creato una nuova presentazione vuota, scelto un tema e inserito due diapositve, una per il titolo e l’altra per l’immagine.

Nella diapositiva mostrata in figura, si può notare la presenza del segnaposto per gli oggetti. Le icone al centro del segnaposto permettono di scegliere il tipo di oggetto da inserire. La prima icona della seconda riga permette di scegliere un file immagine dal proprio computer.

Una volta scelta l’immagine, questa si dispone al centro della slide. E’ possibile posizionarla dove si desidera spostandola con la tecnica del drag & drop (trascinamento con il mouse) o con i tasti direzionali, dopo averla selezionata.

E’ possibile inserire altre immagini usando la scheda Inserisci|Immagine, che apre la finestra di dialogo sulla cartella Immagini per far scegliere all’utente il file desiderato.

Anche in questo caso l’immagine si posiziona al centro della diapositiva. Questa può essere spostata con le tecniche proposte precedentemente.

Da notare che l’ultima immagine inserita si trova su un livello superiore rispetto alla precedente, coprendola. Se le immagini devono rimanere sovrapposte, si può scegliere se portarle avanti o indietro grazie ai comandi del riquadro Disponi della scheda Strumenti immagine|Formato, mostrato nella figura precedente.

L’immagine selezionata presenta le maniglie di ridimensionamento, raffigurate con pallini bianchi, che modificano la forma del mouse quando vi si posiziona sopra. Tenendovi premuto il tasto sinistro del mouse, vengono agganciate e permettono la modifica delle dimensioni.

In particolare, le maniglie disposte agli angoli permettono la modifica di altezza e larghezza contemporaneamente, lasciando invariate le proporzioni tra queste. Le maniglie disposte sui bordi dell’immagine, invece, permettono di modificare altezza o larghezza indipendentemente tra loro. Questo, però, provoca la modifica delle proporzioni e il conseguente stiramento della stessa.

Per il trattamento delle immagini, rimando all’articolo su Word 2007 in cui venivano mostrate le procedure per applicare effetti, riposizionamento, dimensionamento e altro.

Passiamo ora alle forme.

Dopo aver creato una nuova diapositiva per la presentazione, ho scelto una forma dal riquadro Disegno (indicato in figura), nello specifico un Callout. I comandi per le forme si trovano anche nella scheda Strumenti immagine|Formato. Una volta scelta la forma, è sufficiente disegnarla sulla slide trascinando il mouse.

Per inserire del testo nelle forme, come si vede in figura, è sufficiente fare clic destro sulla forma e cliccare sul comando Modifica testo e digitare il testo desiderato.

Questo è allineato al centro della forma in orizzontale e in verticale. Tale disposizione è modificabile dalla scheda Home nel riquadro Paragrafo, in cui si trovano i comandi per l’allineamento orizzontale del testo. Il comando Allinea testo permette, invece, l’allineamento verticale.

Per formattarlo, sarà sufficiente utilizzare i soliti comandi presenti nella scheda Home, nei riquadri Carattere e Paragrafo.

Le forme hanno una linea e un colore di sfondo predefinito, modificabile dall’utente. Il riquadro Stili forma contiene una serie di effetti da applicare e gli strumenti per personalizzarle con linee e colori di sfondo selezionabili da una tavolozza. Anche alle forme è possibile applicare effetti e caratteristiche 3D, come per le immagini.

In presenza di più forme, vale ciò che è stato detto in precedenza per la sovrapposizione delle immagini. E’ possibile disporre il tutto su piani differenti sovrapposti.

Una volta trovata la giusta collocazione delle forme, tali oggetti possono essere raggruppati come se fossere uno soltanto.

Dopo aver selezionato il primo, tenere premuto il tasto CTRL e selezionare gli altri oggetti sulla slide. Quando il puntatore si trova sul bordo dell’oggetto successivo, compare una croce di fianco alla freccia. Un clic lo selezionerà, mantenendo la selezione dell’oggetto precedente, permettendo di proseguire con altri, secondo necessità.

Una volta finita la procedura di selezione, nella scheda Strumenti disegno|Formato, nel riquadro Disponi, si trova il comando Raggruppa. Nel menù a tendina cliccare sul comando Raggruppa.

Le forme selezionate vengono incluse in una cornice, munita di maniglie di modifica, che racchiude tutti gli oggetti raggruppati. Ciò ad indicare che questi fanno parte di un gruppo e che verranno trattati come un oggetto unico.

La procedura di separazione degli ogggetti avviene cliccando sul comando Separa che si trova nello stesso menù visto prima.

Quando gli oggetti vengono separati, risultano tutti selezionati. Sarà necessario fare un clic su un punto libero della slide per deselezionarli, quindi un clic per selezionare l’oggetto che si vuol modificare.

La figura sopra mostra una slide con due forme all’interno. La Ribbon è aperta sulla scheda Strumenti disegno|Formato vista in precedenza.

Si può notare che le due forme sono collegate tra loro da una freccia. A fianco è riportato il menù a tendina che si apre agendo sui pulsanti del riquadro Inserisci forme della scheda.

La seconda categoria di forme sono le Linee. Questa contiene linee, frecce e connettori. Tenendo un momento il mouse su ogni oggetto, un piccolo riquadro descrive la forma su cui si sta puntando.

Nell’esempio ho usato il connettore 5, una linea con una freccia.

La particolarita del connettore è quella di agganciarsi alle forme o agli oggetti e di spostarsi quando l’oggetto viene riposizionato sul documento. Una volta scelto un connettore, spostare il mouse sulla forma per vedere attivarsi i punti di ancoraggio con colore rosso.

Bisogna fare clic su uno dei punti del primo oggetto e, poi, un clic su un ancoraggio del secondo per fare in modo che il connettore sia correttamente agganciato.

Nella figura in alto si vede che alle estremità della linea ci sono due “pallini” rossi. Questi indicano, appunto, che il connettore è correttamente agganciato ad entrambe le forme.

Se uno dei punti, o entrambi, sono di colore bianco, significa che non sono agganciati. Sarà sufficiente tenere premuto il tasto del mouse su uno di questi e spostarlo sulla forma per attivare gli agganci. Una volta sopra rilasciare il pulsante e verificare che le manigle siano di colore rosso e, se necessario, ripetere l’operazione per il secondo.

Il connettore adesso si sposterà quando la forma verrà riposizionata sulla slide, senza che l’utente debba riposizionarlo manualmente.

Anche il connettore è un oggetto, quindi può essere “raggruppato” assieme alle forme o alle immagini.

In questo post vediamo come trattare il testo in una slide, e in tutte quelle che comporranno la nostra presentazione.

Sulla slide si trovano due caselle di testo, una per il titolo e l’altra con del testo di esempio che affianca un’immagine. Facendo un clic sul testo di quest’ultima, il cursore si posizionerà tra i caratteri, permettendo la cancellazione tramite i pulsanti Backspace o Canc della tastiera.

E’ possibile anche fare la selezione dell’intero testo con un semplice trascinamento del mouse.

La selezione del testo, come in Word, è fondamentale per la formattazione. Sulla scheda Home della Ribbon si trovano i comandi di formattazione classici per modificare il tipo di carattere, la dimensione, gli stili, gli effetti, il colore e così via.

Per una formattazione del carattere completa, con i diversi comandi, è possibile accedere alla finestra Carattere premendo il pulsante sul riquadro in oggetto, contrassegnato da un bordo rosso nella figura sottostante.

La finestra contiene due schede, Carattere e Spaziatura caratteri.

Nella scheda Carattere, sezione Testo in alfabeto latino, è possibile modificare il tipo, lo stile e la dimensione del testo selezionato o sul quale è posizionato il cursore.

Nella sezione Tutto il testo si trovano i comandi da applicare a tutta la parola su cui il cursore si trova, come il colore carattere, stile e colore sottolineatura.

Infine si trovano gli effetti da applicare a tale testo, come il barrato, barrato doppio e così via.

La formattazione del testo è applicabile ad una casella di testo selezionando la casella stessa con un clic del mouse sul suo bordo. Una volta selezionata, tutti i comandi di formattazione del riquadro della Ribbon, o i comandi della finestra Carattere saranno applicati a tutto il testo contenuto.

In alternativa, la formattazione può essere applicata facendo un clic con il tasto destro del mouse sul bordo della casella. Oltre al menù contestuale classico, viene aperta una barra sturmenti rapida con i vari comandi di formattazione testo, immediatamente applicabili.

Nell’immagine è possibile vedere questa barra rapida di formattazione e i suoi comandi all’interno. La pressione del tasto del mouse non chiude questa finestra fino a quando il mouse stesso rimane su di essa.

Come ultima cosa, vediamo come modificare le impostazioni della casella.

L’ultimo comando del menù contestuale è Formato forme.

Alla voce Casella di testo si trovano i comandi per impostare il layout quali l’allineamento verticale e l’orientamento del testo, utili nel caso si voglia dare un effetto grafico tipo etichetta o ruotare la stessa casella di testo.

Seguono i comandi per adattare il testo, o meno, all’attuale casella. Per finire, i comandi per impostare i margini tra il bordo della casella e il testo al suo interno con l’opzione per il ritorno a capo automatico del testo.

Il pulsante colonne permette di impostare un numero di colonne in cui suddividere il testo. Questo, all’interno della casella, si dividerà in tante colonne quante scelte in modo da dare un effetto tipo articolo di rivista o giornale.

Le altre sezioni di questa finestra riguardano la grafica applicabile alla casella di testo, argomento che verrà affrontato in un post successivo.

Quelli presentati sono i comandi per trattare il testo in una slide di PowerPoint. Le analogie con Word sono molte e questo è il pregio dell’utilizzo di una Suite di software per l’ufficio, cioè l’integrazione. L’ambiente di lavoro, i comandi e le stesse voci sono uguali per tutti salvo i comandi specifici. Un vantaggio non da poco per l’utente.

Vediamo, oggi, come creare una presentazione e quali sono le sue caratteristiche principali, le cose importanti da sapere, come aggiungere nuove diapositive (il nome dei “fogli” di PowerPoint), come organizzarle, le differenti visualizzazioni e come aggiungervi i contenuti.

All’apertura del software viene automaticamente creata una nuova presentazione vuota, con una diapositiva giàpronta con layout Titolo e sottotitolo in cui è possibile aggiungere testo semplicemente cliccando all’interno delle caselle di testo, come suggerito dallo stesso applicativo.

Interfaccia di PowerPoint 2007

Il layout indica quali elementi ci debbano essere. Ci sono diversi layout preimpostati per facilitare il lavoro di sviluppo della presentazione.

Nella scheda Home della Ribbon, nel secondo riquadro, trovate il comando Layout che vi permette di impostarne alcuni per inserire immagini o altri oggetti sulla diapositiva.

Prima di inserire una nuova diapositiva, inserite un titolo e un sottotitolo in modo da avere dei contenuti. Il file di esempio che uso titola “Sviluppare una presentazione” e nel sottotitolo “I primi passi per lo sviluppo di presentazioni in PowerPoint”, giusto per avere dei contenuti e un tema da svolgere.

Come in tutti i lavori, salvo quelli banali e che si esauriscono subito, sarebbe opportuno fare un progetto e organizzare i contenuti. E’ importante sapere di cosa si vuol parlare, quali sono i passi da fare, come organizzare lo svolgimento della presentazione per non trovarsi a fare pesanti modifiche con decine e decine di diapositive già  pronte.

Ancora una cosa. La presentazione standard usa come tema predefinito uno sfondo bianco, assolutamente neutrale.

Per aggiungere colore e una struttura un pò più articolata dei contenuti, esistono i temi. Sono dei “modelli grafici” per le diapositive e si trovano nella scheda Progettazione, nel riquadro Temi.

Come si vede in figura, ci sono diversi temi applicabili alle presentazioni. Una nota sui temi ècertamente legata alla questione della stampa. Spesso le presentazioni vengono stampate, per cui, usando un tema molto “creativo”, il consumo di inchiostro sarè  elevato e non è detto che il risultato su carta sia soddisfacente. Quindi questa deve essere la prima considerazione.

Naturalmente il menù offre altre opzioni, come la possibilità  di scaricare altri temi dal sito di Microsoft o di caricarne uno creato da voi.

Nello stesso riquadro trovate dei comandi per cambiare la combinazione dei colori, il tipo di carattere e gli effetti da applicare. Il riquadro successivo, invece, vi permette di agire sui colori e sulla grafica dello sfondo.

Tornando alla scheda Home della Ribbon, nel secondo riquadro trovate il pulsante Nuova diapositiva che permette di aggiungerne una nuova e, nel menù a tendina, di scegliere anche il layout da applicare a questa. Se è stato scelto un tema in precedenza, i layout presentati faranno riferimento a questo.

Inserite una nuova diapositiva. Questa avrà un layout Titolo e contenuto per impostazione predefinita.

Come si nota dall’immagine (clic per zoom), nella casella del contenuto ci sono delle icone che rappresentano i diversi oggetti che è possibile inserirvi.

Facendo un semplice clic nella casella viene attivato il cursore che vi permetterà di inserire il testo. Cliccando, invece, su una delle icone, si aprirà  una finestra di dialogo che vi chiederà  di scegliere l’elemento da inserire che si disporrà  al centro della diapositiva.

Come ogni elemento, questo sarà  ridimensionabile nelle misure e potrà  essere spostasto in un punto qualsiasi del foglio, magari per poter aggiungere una casella di testo dalla scheda Inserisci nel riquadro Testo. Selezionato il comando, tracciando con il mouse la casella di testo sulla diapositiva, questa viene creata e il cursore vi si posiziona all’interno, pronto per inserire il vostro testo. Al termine sarà  necessario spostare i due elementi per allinearli come più ci piace.

Ecco il risultato

In questa immagine si possono vedere un’immagine e una casella di testo, opportunamente allineate tra loro. Per l’allineamento è sufficiente “aggangiare” un oggetto per volta con il mouse e spostarlo dove di desidera. In alternativa è possibile selezionare ogni elemento con un clic del tasto sinistro e usare il tastierino direzionale, i pulsanti con le frecce sulla tastiera, e spostare l’oggetto dove desiderato.

Questi sono i primi passi e i primi comandi necessari a sviluppare una presentazione con PowerPoint 2007. Nei successivi articoli verranno approfonditi altri comandi e procedure per inserire altri elementi, aggiungere effetti e transizioni.

Gli esempi di applicazione classica in cui può essere usato un software di presentazione, in ambito professionale, sono l’esposizione di una strategia commerciale o per la presentazione di un nuovo prodotto con le sue caratteristiche peculiari, oppure un bilancio come l’andamento del settore in cui opera l’azienda.

In ambito formativo può essere utilizzato dai docenti come supporto alle lezioni per presentare gli argomenti di studio, come può essere utilizzato dagli allievi per presentare una ricerca o la tesi come supporto alla discussione di fronte alla commissione.

Aprendo PowerPoint l’utente si ritrova di fronte ad un “foglio” in cui inserire un titolo. Questo si chiama Diapositiva o Slide, con un chiaro riferimento alle diapositive proiettate da un apposito proiettore che vengono passate una dopo l’altra. Su tali diapositive si inserirà  il titolo dell’argomento, le varie descrizioni testuali necessarie, in forma di testo formattato o di punti elenco. Possono essere aggiunte immagini insieme al testo, ma anche video e file audio, grafici e organigrammi.

L’intero lavoro prende il nome di presentazione e il file risultante viene salvato in formato .pptx, nel caso di PowerPoint 2007 (.ppt nel caso della versione 2003 e precedenti). Questo file permette la modifica, l’aggiunta o la cancellazione di ulteriori slide.

Per la distribuzione, molto spesso, viene usato un formato diverso, che è il .ppsx (solo presentazione di PowerPoint). Questo formato contiene soltanto le slide da proiettare (sul monitor o con un videoproiettore per PC) e non è possibile modificare in alcun modo il contenuto.

La presentazione può anche essere distribuita in forma di file immagine, cioè ogni diapositiva viene convertita in immagine (nei formati classici quali jpg, gif, tif e così via), quindi non modificabile se non con strumenti di manipolazione appositi, stampata su carta (con una o più diapositive per foglio da lasciare come dispense agli utenti) o su lucidi nel caso si disponga soltanto di una lavagna luminosa per presentare il lavoro.

Spesso mi è capitato di trovare in Internet presentazioni di PowerPoint convertite in formato PDF (Portable Document Format) di Adobe in cui le diapositive erano “stampate” una, o più, per pagina. La scelta è dell’utente.

Naturalmente le presentazioni dinamiche sono quelle che possono avere un impatto maggiore sul pubblico poiché è possibile aggiungere effetti al testo e alle immagini sulle slide, oppure con effetti di transizione tra una slide e l’altra. Questi strumenti sono usati per marcare ancor più il messaggio che si vuol dare, o per sottolineare maggiormente alcuni concetti fondamentali.

Come in tutte le cose, l’abuso non è mai consigliabile. Un eccesso di effetti, oltre a rendere molto “pesante” la presentazione, puo annoiare molto presto il pubblico e restituire l’effetto contrario a quello voluto.

Nei prossimi post andremo a conoscere l’interfaccia e gli strumenti.