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Creare un sommario automatico con Word 2010
Nel precedente post Introduzione agli stili predefinti di Word ho accennato al fatto che gli stili, appunto, sono la base per usare alcuni strumenti e automatismi dell’elaboratore testi, come i Sommari automatici.
Essendo gli stili la base per la sua costruzione, consiglio la lettura del post per chi non lo avesse già fatto.
La necessità di creare un sommario, o indice dei contenuti, si presenta quando si ha un documento voluminoso, di diverse pagine, con diversi argomenti al suo interno per facilitare chi legge nel trovare rapidamente ciò che interessa.
Vediamo come procedere.
Per il post verrà usato un file di esempio con i paragrafi generati dal sito “Lorem ipsum”. Ciò che interessa non sono tanto i contenuti quanto la struttura del documento che andrà a formare il sommario.
La figura seguente mostra la prima pagina del documento:
Ingrandendo l’immagine è possibile notare che i caratteri non stampabili sono attivi, come mostrato dal pulsante nella Ribbon del gruppo Paragrafo.
L’interruzione di pagina visibile sul documento è stata inserita per lasciare lo spazio al sommario. I contenuti si sviluppano nelle pagine successive.
Per inserire un’interruzione di pagina, dopo aver premuto il tasto Invio, premere la combinazione CTRL+Invio per far passare il cursore a pagina successiva.
Sulla destra si può notare il riquadro di spostamento al cui interno sono già riportati i titoli a cui sono stati assegnati gli stili Titolo 1 e Titolo 2 per organizzare il contenuto testuale.
Il pulsante attivo di colore arancione, nel riquadro di spostamento, indica il paragrafo su cui è posizionato il cursore. Un clic sui titoli riportati nel documento farà passare il cursore su questi, facilitando la navigazione del contenuto.
Di fianco ai titoli Capitolo 1 e Capitolo 2 si può notare la presenza di una freccia che sta ad indicare che all’interno del titolo sono presenti dei sottotitoli. Tale struttura, se necessario, è collassabile ed espandibile con un semplice clic.
In basso a destra si può notare l’utility di conteggio pagina che indica Pagina: 1 di 10. Cioè la posizione del cursore, a pagina 1, e il numero totale di pagine che compongono il file.
Ribadisco che la cosa fondamentale è che ad ogni titolo del documento siano già stati applicati gli stili Titolo opportuni.
Ora si procede all’inserimento del sommario.
Attivare la scheda Riferimenti sulla Ribbon e fare clic sul primo pulsante Sommario. Si apre una tendina in cui sono riportati degli stili di sommario rapidi. Cliccando su uno di essi si procede all’inserimento sul documento.
Le prime due voci, Tabella automatica 1 e Tabella automatica 2 non mostrano differenze evidenti al momento dell’inserimento. La voce Tabella manuale permette di inserire un sommario in cui i titoli dei capitoli possono essere digitati direttamente dall’utente.
In tutti e tre i casi, al clic su una delle voci viene inserito il sommario nel punto in cui è presente il cursore sulla pagina. Questo sarà racchiuso in un “contenitore” dove saranno presenti dei pulsanti per la modifica dello stile e per l’aggiornamento delle voci.
Ecco come si presenta una volta cliccato sul comando Tabella automatica 1. In alto si nota il comando per l’aggiornamento del sommario, utile quando si sono aggiunti o eliminati contenuti dal documento.
Gli altri comandi nella lista
Sotto gli esempi di sommario si trova la voce Altri sommari da Office.com. Il sottomenù che si apre sarà vuoto se non sono stati scaricati dal sito ulteriori stili di sommario.
Volendo personalizzare le impostazioni del sommario, è sufficiente cliccare sulla voce Inserisci sommario… sottostante. Viene aperta una finestra in cui è possibile modificare le impostazioni.
La scheda Sommario, visualizzata in figura, mostra in alto l’anteprima. Subito sotto, le opzioni permettono la visualizzazione dei numeri di pagina e il loro allineamento, oltre al carattere di riempimento che si posizionerà tra il testo e i numeri stessi.
Nel riquadro a destra è visibile l’Anteprima Web che trasforma il sommario in link ipertestuali che, al clic, rimandano il cursore alla pagina del titolo. Questa caratteristica risulta sempre molto utile, specialmente per quei documenti che saranno distribuiti in forma digitale o convertiti nel formato PDF.
In basso, nella sezione Generale, troviamo due opzioni:
Formati: è una casella di riepilogo in cui scegliere lo stile da applicare al sommario attuale. Selezionando una delle voci presenti, l’anteprima in alto verrà aggiornata così che l’utente possa valutare l’aspetto che verrà applicato.
Mostra livelli fino a: permette di impostare il numero di livelli per gli stili di testo che dovranno essere aggiunti al sommario.
Nell’esempio sono stati utilizzato soltanto due stili di titolo: Titolo 1 e Titolo 2. Se necessario, si possono usare fina a 10 livelli, associati ad altrettanti stili, quindi sarà necessario impostare qui il valore corretto.
Per l’esempio corrente è possibile lasciare invariato tale valore. Nel caso di più livelli, ad esempio 4, sarà necessario aggiornare il valore della casella se si vuole che vengano visualizzati correttamente tutti gli stili impostati.
Il pulsante Opzioni, in basso a destra, permette di impostare lo stile da utilizzare per i livelli di struttura dei titoli.
Come si nota in figura, lo stile Titolo 1 è assegnato al livello 1 del sommario, cioè per i titoli principali. Lo stile Titolo 2 al livello 2 e così via.
Se si fossero impostati 4 livelli all’opzione Mostra livelli fino a: precedente, lo stile Titolo 4 risulterebbe attivo. Naturalmente è possibile attivarlo anche in questo momento, inserendo il numero 4 nella casella vuota dello stile corrispondente. Di fianco alla voce Titolo 4 comparirà il flag di attivazione.
Quindi in questa finestra è possibile assegnare un livello di importanza per gli stili che comporranno il sommario.
Oltra a questo, la finestra risulta utile quando si sono creati dei nuovi stili personali per il documento e si vuole che questi vengano usati per formare il sommario. L’argomento non è stato ancora trattato sul blog, quindi rimando il tutto ad un post futuro.
Il pulsante Modifica della finestra Sommario apre una finestra in cui sono elencati tutti li stili di sommario disponibili. Anche il sommario è formattato con degli stili e questi possono essere applicati e modificati dall’utente secondo le proprie necessità.
Nel riquadro Stili si può scegliere lo stile da applicare. In fondo alla finestra saranno elencate le impostazioni per lo stile selezionato.
Il pulsante modifica permette la modifica delle impostazioni dello stile. Per questo fare riferimento al post sulla modifica di uno stile predefinito di Word.
Alla pressione del pulsante Ok si ritorna alla finestra Sommario. Un clic sul pulsante Ok di questa finestra inserirà il sommario nel documento. Questo sommario, però, non è contenuto dentro nessun blocco, come era successo per gli stili applicati in precedenza. Il sommario è direttamente inserito nel documento.
La differenza con il primo metodo è che quest’ultimo non potrà essere modificato. L’utente dovrà cancellare il sommario inserito e ricominciare da capo la procedura, modificando le impostazini che ritiene opportune.
Il risultato di quest’ultima procedura è visualizzato nella figura seguente.
Aggiornare il sommario
Se si apportano modifiche al contenuto del file dopo aver inserito il sommario, ci si accorge che questo non viene aggiornato automaticamente.
Per aggiornarlo, fare un clic destro su una delle voci, quindi clic sul comando Aggiorna campo. Nella finestra che si apre, selezionare l’opzione Aggiorna intero sommario e cliccare sul pulsante OK.
Tutte le modifiche apportate al documento saranno riportate nel sommario, se ciò ha fatto in modo di spostare i titoli in pagine diverse da quelle precedenti.
Rimuovere un sommario
Per entrambe le modalità, la rimozione del sommario richiede che il cursore si trovi posizionato all’interno del sommario.
A questo punto cliccare il comando Sommario della Ribbon e, quindi, cliccare il comando Rimuovi sommario.
Conclusioni
Il post si dilunga abbastanza sulle varie descrizioni e opzioni. Facendo un po’ di pratica e qualche prova, vi accorgerete che l’inserimento del sommario automatico è un’operazione che richiede pochi secondi. Così come permette un velocissimo aggiornamento delle voci se il documento viene modificato in qualche modo.
Dopo questo argomento, dovrebbe risultare piuttosto chiaro quanto sia importante l’uso degli stili, oltre al non banale fatto che una modifica alle impostazioni dello stesso si riperquote su tutti i testi imposti nel documento, indipendentemente dal numero di pagine e di caratteri.
Per quanto riguarda la posizione del sommario, nell’esempio è stato inserito all’inizio del documento. In alcuni documenti o manuali ho notato che veniva posto alla fine, ma credo sia meno pratico per la ricerca di un preciso argomento. Comunque la scelta rimane all’utente.
Per quanto riguarda l’anteprima web, portando il mouse su una delle voci del sommario, si nota un riquadro che avvisa l’utente che per attivare il collegamento è necessario usare la combinazione CTRL+Clic sinistro per far saltare il cursore sul titolo nel documento.
Riguardo le procedure descritte, non dovrebbero esserci problemi. In caso contrario inserite un commento al post.
Buon lavoro
