Nel post precedente della categoria di Excel abbiamo visto come ridimensionare righe e colonne, sia singole che multiple, e come visualizzare un’anteprima di stampa per capire come verrà stampato il foglio, anche se il lavoro non era ancora terminato.

Seguendo ancora quell’esempio, vediamo come formattare i valori all’interno della tabella dati.

Ricordo che nelle celle possono essere inseriti valori di testo, numeri, date e formule (che solitamente restituiscono un numero o un testo). In linea di principio, tutto il testo viene allineato a sinistra e i numeri a destra. Naturalmente non sempre si attuano queste linee di principio, ma dipende dai casi e dall’aspetto finale che si vuol dare al documento. Ancora un principio guida è quello di formattare il documento rendendo i dati in esso contenuti facilmente leggibili con un colpo d’occhio, suddividendo la tabella in zone (passatemi il termine) diverse fra loro e facilmente distinguibili. Cioè distinguere etichette, sia di colonna che di riga, i dati, i risultati mediante formattazioni diverse.

Questo suggerimento nasce dal fatto che il nostro cervello percepisce ciò che gli occhi vedono, eseguendo un’organizzazione di insiemi strutturati. Quindi forme, colori, distanze, omogeneità, continuità e discontinuità dei dati verrano percepiti in modi diversi dal lettore. Espresso in modo drasticamente sintetico, naturalmente.

In sostanza vuol dire che dati dello stesso tipo devono essere formattati nello stesso modo creando visivamente dei sottoinsiemi della tabella. L’occhio percepirà queste differenze permettendogli di identificare velocemente i diversi tipi di dati e indirizzarsi a quelli che più interessano in quel momento. E’ più facile a farsi che a dirsi, come spesso accade.

Prendendo la nostra tabella di esempio, possiamo distinguere già delle “zone”.

Sulla riga 3 ci sono delle etichette di colonna che si dividono per dati e risultati. Nella colonna A abbiamo delle etichette di riga per i mesi dell’anno e per i risultati. L’intervallo da B4 a D9 contiene di dati mentre gli altri intervalli contengono i diversi risultati calcolati nei post precedenti.

Selezionare l’intervallo da B3 a D3, assegnare lo stile grassetto (G) e allineare al centro (sulla scheda Allineamento) il testo usando i comandi nella Ribbon.

Assegnare il colore di sfondo a questa selezione agendo sul secchiello. Il colore dovrebbe permettere una buona lettura del testo, oppure usare un colore scuro di sfondo ed applicare un colore chiaro al testo (pulsante con la A e una barra rossa sotto la lettera). Scegliete voi, ma state attenti che si legga.

Per le etichette dalla colonna F alla I, selezionare l’intervallo, assegnare lo stile grassetto e corsivo (in modo da diversificare dalle etichette precedenti) e, per ora, non assegnamo nessun colore di sfondo.

Nella cella G3 si trova il valore Conta numeri che è più grande della larghezza della cella e non si legge completamente. Il valore nelle righe sottostanti non è grande, quindi allargare la colonna non è una soluzione ottimale. Si può, invece, fare in modo che il testo vada a capo, disponendosi su due righe.

Per prima cosa selezionare la cella G3, premere il pulsante Testo a capo nella Ribbon, aumentare l’altezza riga a 28,50 (o 38 px). Ora il testo è disposto in basso e Conta numeri su due righe e leggibile per intero. Come impostazione, però, potrebbe non piacere poiché nelle altre celle lo spazio sopra il testo è eccessivo. Nel post precedente avevamo aumentato l’altezza di tutte le righe della tabella (da A4 a I14, se il vostro file non è impostato così, modificatelo) a 18 (24 px) e anche quei valori sono allineati alla parte bassa delle righe. Selezionare l’intera tabella, da A4 a I14 e assegnate un allineamento verticale centrato (pulsante sopra l’allineamente centrato).

Come si nota dalla figura, tutti i valori sono centrati verticalmente nelle rispettive celle. Il comando di allineamento verticale è bordato di rosso e al suo fianco vi sono gli altri comandi per allineare in alto o in basso. Adesso, ogni volta che l’altezza delle righe della tabella verranno modificate, automaticamente i valori si disporranno al centro, almeno fino a quando non verrà cambiato il tipo di allineamento.

Per i mesi dell’anno nella colonna A, le etichette di riga, selezionare l’intervallo, assegnare stile grassetto e un colore di sfondo simile a quello delle intestazioni di colonna, magari una sfumatura diversa dello stesso colore o simile. L’allineamento rimane a sinistra. Applicare lo stile grassetto e corsivo alle intestazioni di riga dei risultati.

Per i valori numerici dell’intervallo da B4 a I14 (tutti i valori numerici della tabella), essendo numeri generici, applicare il formato Separatore (pulsante con tre zeri). Nei numeri verrà inserito un punto per separare le migliaia e aggiunta la virgola con due decimali. Questi ultimi non ci servono. Cliccare sul pulsante Riduci decimali (pulsante con degli zeri e una freccia rivolta a destra, l’ultimo pulsante della figura della barra, nel riquadro Numeri), fino a quando non sono stati tolti tutti i decimali.

Tutti i dati dovrebbero vedersi correttamente, ma nel caso in cui alcuni valori vengano sostituiti da una serie di cancelletti (#), vuol dire che la larghezza della colonna non è sufficiente a visualizzare il contentuo di quelle celle. Sarà sufficiente allargare la colonna.

Dopo queste operazioni, l’ultima colonna è saltata oltre la linea tratteggiata. Le colonne H e I possono essere selezionate e ridotte di dimensione per far rientrare l’ultima nella pagina.

Applicare bordi alla tabella

Per la formattazione è possibile utilizzare dei bordi per dividere le sezioni.

Selezionare le intestazioni di riga e applicare un bordo superiore e inferiore. Un doppio bordo incornicerà tutte le intestazioni.

Anche per le intestazioni di riga, alla colonna A, possono avere un bordo, sulla destra stavolta.

La colonna D divide i dati dai risultati. Applicare un bordo a destra della selezione.

Selezionare da A9 a I9 e cliccare sul pulsante Bordi, scegliendo un Bordo inferiore. Questo comando applica una linea continua nera al bordo inferiore della selezione. Tale bordo divide i dati superiori della tabella dai risultati in basso.

Il risultato lo potete vedere in figura.

Per completare, si potrebbero formattare i valori della tabella con lo stile grassetto, mentre i risultati potrebbero essere formattati in corsivo, sia in basso che a destra della tabella.

Riepilogando il tutto, si è visto come allineare il testo, come applicare gli stili grassetto e corsivo, come applicare un formato ai numeri, come applicare l’allineamento verticale, come applicare il colore di sfondo alle celle e come inserire bordi. Il risultato estetico del file di esempio dipende, poi, dal gusto di ognuno, ma quelli visti sono gli strumenti e i principi su cui basarsi per la formattazione manuale. Come per ogni altra cosa, l’esperienze e lo sperimentare soluzioni alternative permette di acquisire la padronanza degli strumenti e di sviluppare un proprio stile di formattazione, più o meno grafico. La cosa importante rimane le facile e immediata lettura e comprensione dei dati presentati, sia a schermo che su carta.

• Dimensione di righe e colonne