Il software Microsoft PowerPoint 2007, incluso nella Suite Office, permette la realizzazione di presentazioni multimediali, quindi dinamiche, o per la stampa, su lucido o su carta.

Gli esempi di applicazione classica in cui può essere usato un software di presentazione, in ambito professionale, sono l’esposizione di una strategia commerciale o per la presentazione di un nuovo prodotto con le sue caratteristiche peculiari, oppure un bilancio come l’andamento del settore in cui opera l’azienda.

In ambito formativo può essere utilizzato dai docenti come supporto alle lezioni per presentare gli argomenti di studio, come può essere utilizzato dagli allievi per presentare una ricerca o la tesi come supporto alla discussione di fronte alla commissione.

Aprendo PowerPoint l’utente si ritrova di fronte ad un “foglio” in cui inserire un titolo. Questo si chiama Diapositiva o Slide, con un chiaro riferimento alle diapositive proiettate da un apposito proiettore che vengono passate una dopo l’altra. Su tali diapositive si inserirà  il titolo dell’argomento, le varie descrizioni testuali necessarie, in forma di testo formattato o di punti elenco. Possono essere aggiunte immagini insieme al testo, ma anche video e file audio, grafici e organigrammi.

L’intero lavoro prende il nome di presentazione e il file risultante viene salvato in formato .pptx, nel caso di PowerPoint 2007 (.ppt nel caso della versione 2003 e precedenti). Questo file permette la modifica, l’aggiunta o la cancellazione di ulteriori slide.

Per la distribuzione, molto spesso, viene usato un formato diverso, che è il .ppsx (solo presentazione di PowerPoint). Questo formato contiene soltanto le slide da proiettare (sul monitor o con un videoproiettore per PC) e non è possibile modificare in alcun modo il contenuto.

La presentazione può anche essere distribuita in forma di file immagine, cioè ogni diapositiva viene convertita in immagine (nei formati classici quali jpg, gif, tif e così via), quindi non modificabile se non con strumenti di manipolazione appositi, stampata su carta (con una o più diapositive per foglio da lasciare come dispense agli utenti) o su lucidi nel caso si disponga soltanto di una lavagna luminosa per presentare il lavoro.

Spesso mi è capitato di trovare in Internet presentazioni di PowerPoint convertite in formato PDF (Portable Document Format) di Adobe in cui le diapositive erano “stampate” una, o più, per pagina. La scelta è dell’utente.

Naturalmente le presentazioni dinamiche sono quelle che possono avere un impatto maggiore sul pubblico poiché è possibile aggiungere effetti al testo e alle immagini sulle slide, oppure con effetti di transizione tra una slide e l’altra. Questi strumenti sono usati per marcare ancor più il messaggio che si vuol dare, o per sottolineare maggiormente alcuni concetti fondamentali.

Come in tutte le cose, l’abuso non è mai consigliabile. Un eccesso di effetti, oltre a rendere molto “pesante” la presentazione, puo annoiare molto presto il pubblico e restituire l’effetto contrario a quello voluto.

Nei prossimi post andremo a conoscere l’interfaccia e gli strumenti.

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