Seguendo ancora quell’esempio, vediamo come formattare i valori all’interno della tabella dati.

Ricordo che nelle celle possono essere inseriti valori di testo, numeri, date e formule (che solitamente restituiscono un numero o un testo). In linea di principio, tutto il testo viene allineato a sinistra e i numeri a destra. Naturalmente non sempre si attuano queste linee di principio, ma dipende dai casi e dall’aspetto finale che si vuol dare al documento. Ancora un principio guida è quello di formattare il documento rendendo i dati in esso contenuti facilmente leggibili con un colpo d’occhio, suddividendo la tabella in zone (passatemi il termine) diverse fra loro e facilmente distinguibili. Cioè distinguere etichette, sia di colonna che di riga, i dati, i risultati mediante formattazioni diverse.

Questo suggerimento nasce dal fatto che il nostro cervello percepisce ciò che gli occhi vedono, eseguendo un’organizzazione di insiemi strutturati. Quindi forme, colori, distanze, omogeneità, continuità e discontinuità dei dati verrano percepiti in modi diversi dal lettore. Espresso in modo drasticamente sintetico, naturalmente.

In sostanza vuol dire che dati dello stesso tipo devono essere formattati nello stesso modo creando visivamente dei sottoinsiemi della tabella. L’occhio percepirà queste differenze permettendogli di identificare velocemente i diversi tipi di dati e indirizzarsi a quelli che più interessano in quel momento. E’ più facile a farsi che a dirsi, come spesso accade.

Prendendo la nostra tabella di esempio, possiamo distinguere già delle “zone”.

Sulla riga 3 ci sono delle etichette di colonna che si dividono per dati e risultati. Nella colonna A abbiamo delle etichette di riga per i mesi dell’anno e per i risultati. L’intervallo da B4 a D9 contiene di dati mentre gli altri intervalli contengono i diversi risultati calcolati nei post precedenti.

Selezionare l’intervallo da B3 a D3, assegnare lo stile grassetto (G) e allineare al centro (sulla scheda Allineamento) il testo usando i comandi nella Ribbon.

Assegnare il colore di sfondo a questa selezione agendo sul secchiello. Il colore dovrebbe permettere una buona lettura del testo, oppure usare un colore scuro di sfondo ed applicare un colore chiaro al testo (pulsante con la A e una barra rossa sotto la lettera). Scegliete voi, ma state attenti che si legga.

Per le etichette dalla colonna F alla I, selezionare l’intervallo, assegnare lo stile grassetto e corsivo (in modo da diversificare dalle etichette precedenti) e, per ora, non assegnamo nessun colore di sfondo.

Nella cella G3 si trova il valore Conta numeri che è più grande della larghezza della cella e non si legge completamente. Il valore nelle righe sottostanti non è grande, quindi allargare la colonna non è una soluzione ottimale. Si può, invece, fare in modo che il testo vada a capo, disponendosi su due righe.

Per prima cosa selezionare la cella G3, premere il pulsante Testo a capo nella Ribbon, aumentare l’altezza riga a 28,50 (o 38 px). Ora il testo è disposto in basso e Conta numeri su due righe e leggibile per intero. Come impostazione, però, potrebbe non piacere poiché nelle altre celle lo spazio sopra il testo è eccessivo. Nel post precedente avevamo aumentato l’altezza di tutte le righe della tabella (da A4 a I14, se il vostro file non è impostato così, modificatelo) a 18 (24 px) e anche quei valori sono allineati alla parte bassa delle righe. Selezionare l’intera tabella, da A4 a I14 e assegnate un allineamento verticale centrato (pulsante sopra l’allineamente centrato).

Come si nota dalla figura, tutti i valori sono centrati verticalmente nelle rispettive celle. Il comando di allineamento verticale è bordato di rosso e al suo fianco vi sono gli altri comandi per allineare in alto o in basso. Adesso, ogni volta che l’altezza delle righe della tabella verranno modificate, automaticamente i valori si disporranno al centro, almeno fino a quando non verrà cambiato il tipo di allineamento.

Per i mesi dell’anno nella colonna A, le etichette di riga, selezionare l’intervallo, assegnare stile grassetto e un colore di sfondo simile a quello delle intestazioni di colonna, magari una sfumatura diversa dello stesso colore o simile. L’allineamento rimane a sinistra. Applicare lo stile grassetto e corsivo alle intestazioni di riga dei risultati.

Per i valori numerici dell’intervallo da B4 a I14 (tutti i valori numerici della tabella), essendo numeri generici, applicare il formato Separatore (pulsante con tre zeri). Nei numeri verrà inserito un punto per separare le migliaia e aggiunta la virgola con due decimali. Questi ultimi non ci servono. Cliccare sul pulsante Riduci decimali (pulsante con degli zeri e una freccia rivolta a destra, l’ultimo pulsante della figura della barra, nel riquadro Numeri), fino a quando non sono stati tolti tutti i decimali.

Tutti i dati dovrebbero vedersi correttamente, ma nel caso in cui alcuni valori vengano sostituiti da una serie di cancelletti (#), vuol dire che la larghezza della colonna non è sufficiente a visualizzare il contentuo di quelle celle. Sarà sufficiente allargare la colonna.

Dopo queste operazioni, l’ultima colonna è saltata oltre la linea tratteggiata. Le colonne H e I possono essere selezionate e ridotte di dimensione per far rientrare l’ultima nella pagina.

Applicare bordi alla tabella

Per la formattazione è possibile utilizzare dei bordi per dividere le sezioni.

Selezionare le intestazioni di riga e applicare un bordo superiore e inferiore. Un doppio bordo incornicerà tutte le intestazioni.

Anche per le intestazioni di riga, alla colonna A, possono avere un bordo, sulla destra stavolta.

La colonna D divide i dati dai risultati. Applicare un bordo a destra della selezione.

Selezionare da A9 a I9 e cliccare sul pulsante Bordi, scegliendo un Bordo inferiore. Questo comando applica una linea continua nera al bordo inferiore della selezione. Tale bordo divide i dati superiori della tabella dai risultati in basso.

Il risultato lo potete vedere in figura.

Per completare, si potrebbero formattare i valori della tabella con lo stile grassetto, mentre i risultati potrebbero essere formattati in corsivo, sia in basso che a destra della tabella.

Riepilogando il tutto, si è visto come allineare il testo, come applicare gli stili grassetto e corsivo, come applicare un formato ai numeri, come applicare l’allineamento verticale, come applicare il colore di sfondo alle celle e come inserire bordi. Il risultato estetico del file di esempio dipende, poi, dal gusto di ognuno, ma quelli visti sono gli strumenti e i principi su cui basarsi per la formattazione manuale. Come per ogni altra cosa, l’esperienze e lo sperimentare soluzioni alternative permette di acquisire la padronanza degli strumenti e di sviluppare un proprio stile di formattazione, più o meno grafico. La cosa importante rimane le facile e immediata lettura e comprensione dei dati presentati, sia a schermo che su carta.

Questo argomento viene trattato dopo l’inserimento di formule e funzioni sul foglio, non casualmente. Il quadratino di riempimento, in sostanza, esegue un copia e incolla del contenuto di una cella. Se le celle sono formattate, verranno copiate e incollate anche tali informazioni. Non sempre, però, si vuole un simile risultato. Per questo motivo si procede solo in un secondo momento.

Cliccare sulla cella per ingrandirla. Per scaricare il file già pronto, fate un clic qui.

Dimensione di righe e colonne

Le colonne, così come le righe, hanno dimensioni fisse all’apertura del foglio. La cella A12 contiene un testo più lungo della larghezza della cella stessa. Il testo, quindi, viene nascosto per mostrare il valore numerico della cella B12. Per allargare la colonna A è sufficiente posizionare il mouse sul separatore delle colonne (tra A e B) fino a quando questo non si trasforma in una linea con due frecce laterali, tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare verso destra, quanto basta.

E’ possibile anche fare doppio clic con il pulsante sinistro sul separatore. In questo caso la colonna verrà allargata quanto il testo più lungo presente in tutte le celle della colonna. Bisogna fare una certa attenzione ad utilizzare questa procedura. Nell’esempio della figura, nella cella A1, è presente un testo molto lungo quindi la larghezza si adatterà a questo, risultando troppo grande per i dati della tabella. Suggerisco di utilizzare la procedura manuale per modificare la larghezza della colonna.

La modifica può essere fatta anche attraverso la Ribbon di Excel. Attivare una cella nella colonna A, premere sul pulsante Formato e sul comando Larghezza celle. Nella finestra che si apre, inserire il valore da assegnare, superiore a quello predefinito di 8,43. Anche in questo caso può essere necessario fare diverse prove prima di impostare una larghezza adeguata, a meno che non si debba impostare una larghezza obbligatoria per un qualsiasi motivo.

Anche per le righe vale lo stesso discorso, cioè l’altezza di una riga può essere modificata agendo sul separatore di riga (linea che divide due righe) e trascinandolo con il mouse.

Per le altre colonne della tabella è bene attendere che si siano formattati i valori numerici al loro interno per valutare se sia necessario aumentare le larghezza di qualche altra colonna. La cella G3, in effetti, dovrebbe essere ridimensionata, ma aspettiamo ancora un pò.

Dimensionamento righe e colonne multiple

Il file di esempio può essere stampato su una pagina, ma l’altezza della tabella non ne copre la superficie. Possiamo, allora, aumentare la distanza tra una riga e l’altra, distanziare i dati per dar loro più respiro e poterli leggere meglio una volta su carta.

Portare il mouse sul numero della riga 3 e tenere premuto il tasto sinistro del mouse. In questo modo viene selezionata l’intera riga 3. Trascinare il mouse fino alla riga 14 e lasciare il pulsante perché vengano selezionate tutte le righe della tabella.

Posizionare ora il mouse sulla linea di divisione dell’ultima riga, la 14, tenere premuto il tasto sinistro del mouse e aumentare leggermente l’altezza delle righe. Grazie a questa procedura, ogni riga selezionata verrà aumentata della stessa dimensione della riga 14 e, per questo motivo, è necessario fare piccoli spostamenti poichè verranno applicati ad ogni singola riga.

Guardando l’immagine, potete notare come un rettangolo, subito sopra la riga 14, informi l’utente sulla dimensione che verrà applicata alla riga, poi trasmessa alle restanti della selezione. Anche in questo caso non importa esagerare. L’importante è dare un pò di distanza per permettere una miglior lettura dei dati a schermo e su carta.

Per quanto riguarda le colonne, vale lo stesso principio. Se dovete ridimensionare delle colonne, tutte alla stessa larghezza, selezionatele e ridimensionatene una, tutte le altre verranno allargate di conseguenza. Ricordate di fare piccole modifiche, sempre. Nell’esempio non è necessario applicare questa procedura, almeno per adesso.

Dimensione della tabella dati

Ridimensionando le colonne bisogna fare molta attenzione allo sviluppo orizzontale del foglio. Se la tabella ha molte colonne e molte di queste vengono allargate, bisogna fare attenzione che tutte queste possano essere stampate su una pagina, magari in orizzontale se questa è molto grande. Al contrario si rischia di avere la tabella spezzata in due fogli e la cosa non è né comoda, né carina a presentarsi, a meno che le dimensioni non permettano altrimenti.

Per accertarci delle dimensioni stampate del foglio, visualizziamo un’anteprima di stampa facendo clic sul pulsante di Office (logo in alto a sinistra), comando Stampa e Anteprima di stampa nel sottomenù. La tabella rientra totalmente nel foglio, per adesso, quindi possiamo chiudere facendo un clic sul pulsante Chiudi anteprima (in alto, sulla destra e ben visibile).

Tornando sul foglio di lavoro si nota una linea tratteggiata verticale all’ultima colonna della tabella. Tale linea indica la fine della prima pagina. Scorrendo verso il basso si trova un’altra linea, orizzontale stavolta, che delimita anch’essa il limite verticale della pagina. Se i dati superano queste due linee verranno inseriti in pagine successive per la stampa seguendo un senso verticale, dall’alto in basso.

Per il momento non aggiungo altro. Nei prossimi post si vedrà come formattare testo, date e numeri nel foglio di lavoro.