Vediamo, adesso, il trattamento di un tipo di documento molto semplice. La carta intestata utilizzata da un libero professionista, da un’azienda o anche da un privato, utile per creare lettere, promemoria, richieste, fatture. Insomma, l’utilizzo di una carta intestata ha molte applicazioni possibili.

Il punto focale è la presenza delle informazioni del soggetto. Queste saranno sempre le stesse ogni volta che si vorrà creare un documento e non è strettamente necessario riscriverle tutte le volte, perdendo tempo.

In questo post parliamo della creazione di un modello, un documento preimpostato da richiamare ogni qualvolta se ne abbia bisogno.

Prima di creare il modello è necessario creare il documento tipo che vogliamo: una carta intestata libera.

Per le prossime procedure si può fare riferimento anche al post sulle intestazioni e piè di pagina, per avere un riferimento minimale sulle barre disponibili.

Aprite Word 2007 e attivare la scheda Inserisci della Ribbon. Qui troviamo i comandi per inserire l’intestazione e il piè di pagina per Word, nell’apposito riquadro

Le scelte possibili prevedono una serie elementi preformattati che fanno parte della raccolta delle Parti rapide dell’elaboratore testi. Ci sono molte soluzioni disponibili, tra le quali troviamo anche quelle impostabili per pagina pari e pagina dispari, questo nel caso di un documento molto lungo tipo una relazione o un manuale.

Scegliamo una di queste e un clic inserirà l’elemento nell’intestazione. Per l’esempio ho scelto l’ultima voce, Verticale.

La figura sopra mostra l’apertura della scheda Strumenti intestazione e piè pagina|Progettazione disponibile dopo aver scelto l’intestazione da inserire.

Nello spazio dell’intestazione sono stati aggiunti due elementi che permettono l’inserimento di un titolo e una data.

Questi elementi corrispondono alle proprietà, normali ed avanzate, del documento stesso, oppure sono campi XML personalizzabili dove inserire manualmente le informazioni desiderate.

Per visualizzare, ed eventualmente modificare, le proprietà del documento, fare un clic sul menù di Office, comando Prepara|Proprietà. Sul documento si apre un riquadro tra la Ribbon e il foglio, in cui sono presenti caselle di testo delle proprietà in cui è possibilie digitare i valori o le informazioni desiderate.

Un pulsante in alto a sinistra permette di accedere alle proprietà avanzate dove poter inserire ulteriori informazioni.

Nella figura è possibile vedere la finestra di dialogo relativa alle proprietà. Nel riquadro superiore è possibile scegliere una proprietà, nella casella Tipo si sceglie il tipo di dato inserito e nella casella Valore il testo, la data o il numero della proprietà stessa. Al termine dell’inserimento, chiudere la finestra cliccando sul pulsante OK.

Questa operazione non è indispensabile. Tali informazioni possono essere aggiunte direttamente nei campi inseriti nell’intestazione del documento.

Per inserire nuovi campi nell’intestazione è bene posizionare prima il cursore. Facendo clic su uno dei campi, questo viene attivato. Usando il tasto direzionale a destra, o a sinistra a seconda delle necessità, si fa uscire il cursore dal campo stesso. A questo punto su può digitare uno spazio vuoto o una tabulazione.

Solitamente le tabulazione sono già definite nel modello d’intestazione scelto. Uno sguardo veloce al righello mostrerà quelle presenti. In alternativa si possono impostare tabulazioni personalizzate.

Una volta posizionato il cursore, i campi possono essere aggiunti utilizzando il comando Parti rapide|Proprietà documento, che trovate sulla scheda Inserisci o sulla scheda Strumenti intestazione e piè pagina|Progettazione della Ribbon stessa. Sarà sufficiente fare un clic su una delle voci dell’elenco per inserirla al posto del cursore.

I segnaposto delle proprietà conterranno i valori che avete inserito nella finestra di dialogo vista in precedenza, altrimenti i dati dovranno essere aggiunti manualmente. I segnaposto dei dati XML saranno vuoti e pronti ad accettare il testo digitato dall’utente, una volta posizionato il cursore al loro interno. I blocchi XML vanno oltre gli scopi di questo post. Comunque questi vengono utilizzati per inserire dei tag particolari per riutilizzare i dati inseriti in altri documenti o per ricercare con maggior facilità documenti contrassegnati con tag specifici. Rimando gli utenti alla guida in linea di Microsoft Office Word 2007 per maggiori informazioni e dettagli.

Una volta inserite le proprietà e i segnaposto XML, questi possono essere selezionati tutti insieme e formattati come desiderato.

Naturalmente è possibile aggiungere un’immagine, come il logo dell’azienda, per personalizzare maggiormente l’intestazione. Come è possibile aggiungere una tabella e suddividere lo spazio per inserire elementi e testo nel modo in cui si preferisce.

Questi strumenti, comunque, non vietano di cancellare tutto il contentuo dell’intestazione stessa e procedere manualmente all’inserimento di elementi quali immagini, testo, tabella o codici di campo, gestendo manualmente posizione e formattazione.

E’ venuto il momento di occuparsi del piè di pagina.

Cioò che è stato detto per l’intestazione vale anche per questa parte del documento. Naturlamente saranno diverse le informazioni che si andranno ad inserire.

Verranno inclusi l’indirizzo, racapiti telefonici e tutte quelle informazioni aggiuntive relative al soggetto, l’azienda o professionista che sia.

Non essendoci una regola precisa, le informazioni relative all’azienda verranno suddivise tra l’intestazione e piè di pagina a discrezione di chi crea il modello, secondo la sua fantasia e le esigenze eventuali. Quindi lascio questa parte alla creatività di ognuno. Nella figura sottostante un semplicissimo esempio.

Lo scopo di questo lavoro è quello di creare un modello, cioè un documento di base con elementi stabiliti al suo interno.

Creare, usare e modificare un modello

Il modello viene creato nella fase di salvataggio del documento, quindi dopo aver elaborato i contentui e la grafica. Niente vieta, comunque, di fare ritocchi in un secondo momento.

Cliccare sul menù di Office, quindi Salva con nome|Modello di Word. Si apre la finestra di dialogo Salva con nome.

Nella finestra è necessario cliccare sulla barra laterale sinistra, sulla voce Modelli attendibili, riquadrato in rosso nella figura sopra. Viene aperta la cartella Templates, dove è necessario salvare il modello stesso perchè sia disponibile nell’elenco di quelli creati dall’utente.

Per creare un nuovo documento, basato sul modello appena crato, è necessario seguire questa procedura.

1. Clic sul menù di Office
2. Clic sul comando Nuovo
3. Clic sulla categoria Modelli… nella barra laterale di sinistra, nella finestra che si apre
4. Doppio clic sul nome del nostro modello

Si aprirà, quindi, un nuovo documento basato sul modello scelto. Il nome di questo file sarà Documento 1, o un numero superiore a seconda di quanti nuovi documenti sono stati aperti durante la sessione di lavoro con Word.

A questo punto si può digitare il testo e inserire media di qualsiasi genere, senza più preoccuparsi delle informazioni dell’intestazione e del piè di pagina. Il file sarà salvato come un normale documento alla fine del lavoro, senza che il modello sia modificato in alcun modo.

La procedura di creazione di un modello è la medesima per qualsiasi tipo di documento che verrà creato.

Il modello può essere salvato anche in una cartella creata appositamente dall’utente. L’apertura della finestra di dialogo Salva con nome, in effetti, si apre sulla cartella Documenti. Si può selezionare una qualsiasi cartella dove effettuare il salvataggio.

In questo modo, però, il modello non sarà disponibile nella finestra Nuovo|Modelli…, ma andrà cercato nella specifica cartella ove è stato salvato, con una particolarità.

Se si apre il modello dal comando Apri del menù di Office, verrà aperto il modello stesso e, in questo modo, potranno essere apportate le modifiche necessarie. Non verrà però creato un nuovo documento dal modello.

Se, invece, si apre la cartella dove il nostro modello è stato salvato, ad esempio la cartella Documenti, un doppio clic creerà un nuovo documento basato sul modello.

E’ importante fare attenzione a questo comportamento di Word se non si vuole pasticciare il modello vero e proprio.

Comunque Word offre un buon numero di modelli già pronti, oltre a quelli scaricabili dal sito Microsoft OnLine, che permettono di essere subito operativi. Basta scorrere tutte le categorie disponibili per rendersi conto e trovare, eventualmente, ciò che fa al caso.

Per modificare un modello creato da noi, si deve procedere come segue:

1. Clic sul menù di Office
2. Clic sul comando Apri
3. Nella finestra Apri fare clic sulla voce Modelli attendibili nella barra di sinistra
4. Doppio clic sul nome del modello da modificare

Sulla barra del titolo verrà visualizzato il nome del modello con estensione .dotx, confermando l’apertura del modello vero e proprio.

Come sempre, provare è l’unico modo per padroneggiare procedure e strumenti. Se hai suggerimenti, aggiunte o dubbi sull’argomento di questo post, lasica un commento in fondo alla pagina.