La struttura di un file di Excel, chiamata cartella di lavoro, è formata da colonne (A, B, C e così via) e da righe (1, 2, 3 e così via). L’incrocio tra una riga e una colonna si chiama cella e assume il nome combinando la lettera della cella (es. A) e il numero della riga (es. 1). La cella A1 è unica in tutto il foglio, cioè non ve ne sarà una uguale. Questa caratteristica ci permette di usare queste celle come contenitori e costruire formule estremamente flessibili che semplificano molto il lavoro.

Precedenza degli operatori aritmetici

Prima di procedere a spiegare le formule, è necessario parlare della precedenza degli operatori matematici. Questi sono la moltiplicazione (*), la divisione (/), somma (+) e sottrazione (-). Tali simboli li trovate sul tastierino numerico a destra.

La precedenza degli operatori è esattamente quella che ho riportato prima (*, /, +, -). Ciò vuol dire che le formule verranno eseguite partendo dalla moltiplicazione fino a giungere alla sottrazione, indipendentemente dalla loro disposizione. La formula 20+5*4 sarà uguale a 40, cioè 5*4=20 + 20=40.

Per forzare la precedenza degli operatori si usano le parentesi tonde. Se, nell’esempio precedente, volessimo far eseguire prima la somma e poi la moltiplicazione, si avrebbe (20+5)*4 e risultato 100.

Queste sono le regole base dell’aritmetica, quindi niente di nuovo, ma non fa mai male rinfrescare le nozioni.

I riferimenti di cella relativi e le formule

Le formule usate negli esempi precedenti usano valori numerici nella formula. In Excel possiamo, invece, utilizzare i nomi delle celle per scriverle.

Nella figura sopra è stata aperta una nuova cartella di lavoro. Il foglio1 è stato rinominato a Esempio 1 (doppio clic con tasto sinistro, digitare il nome, invio da tastiera) e sul foglio è stata creata la tabella.

Nella cella C4 si inserisce il simbolo di uguale (=) e con i tasti direzionali sono state selezionate le celle contenenti i valori da calcolare. Dopo aver selezionato la prima cella A4 si aggiunge l’operatore (+) e poi si seleziona la seconda cella B4, come mostrato in figura. La formula è =A4+B4. A questo punto premete Invio sulla tastiera. La selezione delle celle può essere fatta anche con un clic del tasto sinistro del mouse per ottenere il medesimo risultato. Potete notare che i riferimenti di cella nella formula assumono un colore, diverso per ogni riferimento. Lo stesso colore borda la cella selezionata, questo per facilitare l’utente nell’individuare le celle selezionate e inserite nella formula stessa.

La cella attiva, quella bordata di nero, è adesso C5. In C4 vedrete il risultato della formula che somma il contenuto della cella A4 al contenuto della cella B4. Il simbolo di uguale indica ad Excel che questa è una formula e che alla pressione del tasto Invio deve essere eseguito il calcolo. Il risultato a video della formula è 975.

La prima caratteristica vantaggiosa dell’utilizzo dei riferimenti di cella nelle formule è che la formula stessa si basa sulle celle e non sui numeri. Se cliccate sulla cella B4 e inserite il valore 500 e premete Invio sulla tastiera, il risultato in C4 verrà ricalcolato e restituirà il valore 1154. In qualsiasi momento e per qualsiasi esigenza potrete modificare i valori all’interno delle celle e avere il risultato aggiornato appena premete Invio per confermare la modifica. Infatti Excel ricalcola tutte le formule del foglio di lavoro ogni volta che vi muovete all’interno del foglio stesso, cioè ogni volta che viene attivata una cella nuova, mediante clic, con la pressione del tasto Invio sulla tastiera o con la pressione del tasto TAB che attiva la cella successiva sulla destra.

Naturalmente possono essere aggiunti più riferimenti di cella nella stessa formula. Questo serve soltanto a spiegare il concetto dei riferimenti di cella relativi.

Il riempimento automatico e le formule

Attivate la cella C4. Sul bordo nero, nell’angolo in basso a destra potete vedere un piccolo quadrato nero. Portando il mouse su di esso, la forma della croce bianca diventerà una croce nera. Premendo il tasto sinistro sul quadrato si aggancia questo strumento e si può trascinare fino a selezionare la cella C6, come si vede nella figura successiva.

Una volta lasciato il tasto sinistro, i risultati verranno visualizzati nelle celle C5 e C6. Questa operazione copia la formula presente nella cella C4 (=A4+B4) e la incolla, come formula, nelle celle selezionate dal trascinamento, considerando le nuove posizioni spostate di una e due righe in basso, rispettivamente. Ciò vuol dire che nella cella C5 la formula incollata sarà =A5+B5 e in C6 sarà =A6+B6.

E’ questo che si intende per riferimenti relativi di cella. La prima formula somma la prima e la seconda cella alla sua sinistra e lo stesso faranno le formule copiate e incollate con il riempimento automatico nelle righe sottostanti.

Naturalmente lo stesso concetto vale nel caso si debbano copiare le celle nelle colonne adiacenti.

Riprendendo l’esempio precedente, possiamo voler calcolare la somma delle colonne presenti nel foglio. Attivare la cella A7 e inserire la formula =A4+A5+A6 e premere Invio, attivare nuovamente A7, agganciare il riempimento automatico (puntare con il mouse il quadratino nero in basso a destra sul bordo della cella attiva e tenere premuto il tasto sinistro) e trascinare fino alla cella C7 e lasciare il pulsante del mouse, come si vede nella figura successiva.

La formula inserita prima sommerà le tre celle sovrastanti quella contenente la formula stessa e il risultato. Copiando tramite riempimento automatico otterremo che le nuove formule sommeranno le rispettive celle sovrastanti.

Gli esempi utilizzati sono molto semplici per far sì che i concetti e le caratteristiche fossero ben visibili e comprensibili. Nel foglio di lavoro utilizzato i dati erano ben ordinati all’interno di una tabella e i valori in colonne adiacenti. Niente vieta, però, che le formule possano essere costruite tra valori in colonne o celle non adiacenti.

Ci sono altri tipi di riferimenti di cella, ma ne parlerò nei prossimi post.

• Altro esempio con la funzione SE
• Un semplice calcolo dell’IVA
• Un calcolo con le date
• I riferimenti di cella in OpenOffice Calc
• Collegare più fogli di lavoro: i riferimenti di cella tridimensionali