Vincenzo Fatone » riferimenti di cella

I riferimenti di cella in OpenOffice Calc

Vincenzo — Fri, 06 Mar 2009 07:00:25 +0000

Dopo la panoramica relativa ai concetti sui riferimenti di cella in Microsoft Office Excel 2007, mi sembrava corretto fare un parallelo con la Suite OpenOffice, una delle più diffuse (se non la più diffusa) raccolte di software per l’ufficio dopo Microsoft Office.

OpenOffice è una Suite opensource, gratuita e multipiattaforma, cioè liberamente utilizzabile sia a livello personale che professionale e installabile sia su Windows, che su Mac o Linux (molte distribuzioni la incorporano di default). L’ultima versione per Windows è la 3.0.1 e la potete scaricare dal sito del progetto. Il file è di circa 140 Mb e l’installazione è molto semplice, basta seguire le istruzioni a schermo. Sempre sul sito ufficiale è possibile accedere alla documentazione per imparare ad utilizzare il software.

Sul sito dell’Istituto Majorana sono disponibili delle comode video-guide su OpenOffice preparate dal prof. Antonio Cantaro.

Fatta la dovuta premessa, passiamo a parlare di Calc, l’equivalente di Excel 2007, e delle sue caratteristiche. La grafica del programma ricorda molto di più la versione 2003 di Excel e la struttura del foglio è praticamente la stessa, come si può vedere in figura.

Tutti gli esempi riportati nei post sui riferimenti di cella relativi, assoluti, misti e tridimensionli si applicano nello stesso identico modo, tranne per il fatto che per inserire i blocchi ai riferimenti è necessario usare la combinazione di tasti MAIUSC+F4 invece del solo F4. Evito di ripetere i post e vi rimando a questi.

Collegare più fogli di lavoro: i riferimenti di cella tridimensionali

Vincenzo — Thu, 05 Mar 2009 07:00:06 +0000

In questo post vediamo un’altra tipologia di riferimenti di cella, quelli tridimensionali. Si tratta di riferimenti di cella tra fogli nella stessa cartella di lavoro di Excel e l’esempio più semplice per spiegarli è un foglio di lavoro usato come riepilogo di altri in cui sono stati fatti dei calcoli.

Prepariamo il nostro esempio aprendo una nuova cartella di lavoro. Chiamiamo il primo foglio Riepilogo e inseriamo i dati, come riportati in figura.

Sul Foglio2 andiamo a creare una piccola tabella che potrebbe essere un piccolo inventario. Il file è molto semplice proprio per puntare l’attenzione sui concetti e non sui dati. Vediamolo.

Nella colonna C è stata inserita una formula che moltiplica Q.tà*Prezzo U. per ottenere l’importo. Nella cella C9, quella attiva, è stata usata una Somma automatica (la trovate nella scheda Home, sulla destra in alto) per ottenere velocemente la somma della colonna. Questa operazione inserisce una funzione, ma di queste parlerò in un altro post. Limitatevi ad inserirla e ad ottenere il risultato.Naturalmente la cartella di lavoro potrebbe contenere altri fogli con tabelle per rendere più complesso l’esempio.

Essendo i dati divisi in più fogli potrebbe essere necessario avere una visione di insieme. Il foglio Riepilogo assolve esattamente a questa esigenza. Per riportare il totale della Tabella 1 (ed eventualemente altre tabelle create in altri fogli), posizionare il cursore nella cella B4 del foglio Riepilogo, inserire il segno di uguale (=), con il mouse cliccare su Foglio2, attivare la cella C9 e premere Invio sulla tastiera.

Nella figura sopra si vede il risultato nel foglio Riepilogo e la cella attiva è proprio B4. Nell’immagine è stata aggiunta la barra della formula che mostra =Foglio2!C9, cioè il riferimento ad una cella del foglio 2, appunto. In B4, adesso, viene visualizzato soltanto il numero. Per formattarlo come valuta fate un clic sull’apposito pulsante sulla barra degli strumenti.

In questo modo il valore 696 avrà il simbolo dell’euro e due decimali per i centesimi.

Se avessimo una seconda tabella con valori e risultati, nel foglio Riepilogo si potrebbe aggiungere un’etichetta Tabella 2 alla riga 5 e aggiungere un altro riferimento tridimensionale a quel foglio, seguendo la procedure vista in precedenza.

Questo esempio è molto semplice, ripeto, ma serve a comprendere cosa sono e come si inseriscono i riferimenti tridimensionali. La differenza con i riferimenti di cella visti fino ad ora è la presenza del nome del foglio prima del riferimento di cella, cioè Foglio2!. Attenzione al punto esclamativo, molto importante, peché identifica in modo univoco quella cella. Nel post sui riferimenti relativi avevo detto che una cella in un foglio è unica, ad esempio A1, ma ogni foglio ha una sua cella A1 e il modo per distinguerle e proprio specificare in quale di questi si trova.

Va da sé che, facendo attenzione ad inserire correttamente il riferimento, quelli tridimensionali possono essere usati come i riferimenti normali all’interno di formule, sia nello stesso foglio, che in fogli diversi per fare i nostri calcoli. Anche in questo caso provare gli esempi riportati aiuta a chiarire il concetto.

Riferimenti di cella misti con Excel 2007

Vincenzo — Wed, 04 Mar 2009 07:00:30 +0000

Continuo a parlare di riferimenti di cella, giusto per completare il ciclo prima di affrontare altri argomenti. Oggi l’oggetto sono i riferimenti di cella misti e l’esempio su cui lavorare è una modifica del foglio usato nel post precedente.

La differenza sta nel fatto che ad ogni colonna delle tabelle sono state associate delle percentuali specifiche, cioè i valori numerici della colonna A devono essere calcolati con il 3%, B con il 5% e C con il 7%.

Grazie alle caratteristiche dei riferimenti misti è possibile impostare una sola formula e lasciar calcolare il resto ad Excel. Vediamo come.

Nella cella B10 andremo a comporre la nostra formula. Inserimamo quindi il simbolo di uguale (=) e selezioniamo la cella B4. Questo riferimento rimane relativo poiché Excel dovrà poter leggere tutti i valori della tabella per poter eseguire correttamente i calcoli. Inseriamo il segno di moltiplicazione (*) e selezioniamo B8 che contiene il primo valore percentuale. Questo riferimento non può essere assoluto, altrimenti Excel farebbe tutti i calcoli per il 3%. Essendo gli altri valori nelle colonne adiacenti, proprio il riferimento alla colonna dovrà essere lasciato libero. Quindi premere due volte il tasto F4 sulla tastiera per ottenere il risultato nella figura seguente.

Il secondo riferimento di cella diventa B$8, dove B è libera di modificarsi durante il trascinamento mediante riempimento automatico, mentre la riga 8 rimane fissa. Adesso è possibile copiare ed incollare la formula in tutte le celle della seconda tabella.

Per riferimenti misti, quindi, si intende che soltanto la colonna o la riga di uno o più riferimenti di cella vengono bloccati. Nell’esempio si è premuto il tasto F4 due volte per bloccare la riga. Per bloccare la colonna è sufficiente premere 3 volte il solito tasto e premendolo 4 volte si ritorna al riferimento relativo. Insomma, è un ciclo quello che si avvia premendo F4 al termine del quale si ritorna al punto di partenza. Naturalmente chi preferisce scrivere manualmente le formule, può inserire il simbolo $ a piacimento.

Vediamo un’altro esempio breve per comprendere fino in fondo questo tipo di riferimento che richiede un ragionamento logico maggiore rispetto ai precedenti.

In questo caso abbiamo i valori elencati nella colonna A e le percentuali sulla riga 3. Nella tabella dobbiamo calcolare le percentuali dei valori.

Nella cella B4, quella attiva in figura, inseriamo il simbolo di uguale (=) e selezioniamo la cella A4. I valori numerici si trovano nella colonna A e soltanto in quella. Non possiamo permettere che Excel vada a leggere i valori nella colonna B, C o D perché ci saranno i risultati dopo il copia e incolla. Premiamo, quindi, tre volte il pulsante F4 sulla tastiera per bloccare la colonna A in questo modo $A4.

Inseriamo quindi il segno di moltiplicazione (*) e selezioniamo la cella B3. Come nell’esempio precedente le percentuali si trovano tutte sulla stessa riga, ma su colonne diverse. Premiamo 2 volte il tasto F4 per ottenere B$3. Il risultato di queste operazioni è mostrato nella figura sotto.

Confermata la formula, attivare la cella B4 e trascinare con il riempimento automatico nelle righe sottostanti, lasciare e premere nuovamente sullo strumento e trascinare la selezione sulle colonne adiacenti. Tutti i valori della colonna A sono stati adesso calcolati per i tre valori percentuali.

Per fare una riprova che tutto sia andato correttamente, fate doppio clic con il tasto sinistro del mouse sulla cella B4. Verrà visualizzata la formula e le celle A4 e B3 verrano bordate con lo stesso colore dei riferimenti di cella come si vede nell’immagine sopra. Per uscire da questa modalità di modifica, premere il tasto ESC sulla tastiera in alto a sinistra. Fate doppio clic su una qualsiasi cella dei risultati così da vedere quale valore e quale percentuale sono stati utilizzati per dare quel risultato.

Avete certamente notato che nell’esempio entrambi i riferimenti di cella sono stati bloccati in qualche modo. In una formula i riferimenti possono essere relativi, assoluti e misti a seconda delle esigenze. Il segreto sta nel comprendere come i riferimenti si modificano quando vengono incollati dal riempimento automatico. All’inizio rimarrà certamente un pò complicato, ma con la pratica diventerà estremamente semplice comprenderlo.

Riferimenti di cella relativi con Excel 2007

Vincenzo — Mon, 02 Mar 2009 07:00:14 +0000

In questo post andremo a conoscere la base del funzionamento di Excel 2007 della Suite Microsoft Office. Excel è un foglio di calcolo, quindi uno strumento adatto a svolgere qualsiasi operazione di calcolo, dalle banali operazioni ad una complessa gestione di bilanci aziendali.

La struttura di un file di Excel, chiamata cartella di lavoro, è formata da colonne (A, B, C e così via) e da righe (1, 2, 3 e così via). L’incrocio tra una riga e una colonna si chiama cella e assume il nome combinando la lettera della cella (es. A) e il numero della riga (es. 1). La cella A1 è unica in tutto il foglio, cioè non ve ne sarà una uguale. Questa caratteristica ci permette di usare queste celle come contenitori e costruire formule estremamente flessibili che semplificano molto il lavoro.

Precedenza degli operatori aritmetici

Prima di procedere a spiegare le formule, è necessario parlare della precedenza degli operatori matematici. Questi sono la moltiplicazione (*), la divisione (/), somma (+) e sottrazione (-). Tali simboli li trovate sul tastierino numerico a destra.

La precedenza degli operatori è esattamente quella che ho riportato prima (*, /, +, -). Ciò vuol dire che le formule verranno eseguite partendo dalla moltiplicazione fino a giungere alla sottrazione, indipendentemente dalla loro disposizione. La formula 20+5*4 sarà uguale a 40, cioè 5*4=20 + 20=40.

Per forzare la precedenza degli operatori si usano le parentesi tonde. Se, nell’esempio precedente, volessimo far eseguire prima la somma e poi la moltiplicazione, si avrebbe (20+5)*4 e risultato 100.

Queste sono le regole base dell’aritmetica, quindi niente di nuovo, ma non fa mai male rinfrescare le nozioni.

I riferimenti di cella relativi e le formule

Le formule usate negli esempi precedenti usano valori numerici nella formula. In Excel possiamo, invece, utilizzare i nomi delle celle per scriverle.

Nella figura sopra è stata aperta una nuova cartella di lavoro. Il foglio1 è stato rinominato a Esempio 1 (doppio clic con tasto sinistro, digitare il nome, invio da tastiera) e sul foglio è stata creata la tabella.

Nella cella C4 si inserisce il simbolo di uguale (=) e con i tasti direzionali sono state selezionate le celle contenenti i valori da calcolare. Dopo aver selezionato la prima cella A4 si aggiunge l’operatore (+) e poi si seleziona la seconda cella B4, come mostrato in figura. La formula è =A4+B4. A questo punto premete Invio sulla tastiera. La selezione delle celle può essere fatta anche con un clic del tasto sinistro del mouse per ottenere il medesimo risultato. Potete notare che i riferimenti di cella nella formula assumono un colore, diverso per ogni riferimento. Lo stesso colore borda la cella selezionata, questo per facilitare l’utente nell’individuare le celle selezionate e inserite nella formula stessa.

La cella attiva, quella bordata di nero, è adesso C5. In C4 vedrete il risultato della formula che somma il contenuto della cella A4 al contenuto della cella B4. Il simbolo di uguale indica ad Excel che questa è una formula e che alla pressione del tasto Invio deve essere eseguito il calcolo. Il risultato a video della formula è 975.

La prima caratteristica vantaggiosa dell’utilizzo dei riferimenti di cella nelle formule è che la formula stessa si basa sulle celle e non sui numeri. Se cliccate sulla cella B4 e inserite il valore 500 e premete Invio sulla tastiera, il risultato in C4 verrà ricalcolato e restituirà il valore 1154. In qualsiasi momento e per qualsiasi esigenza potrete modificare i valori all’interno delle celle e avere il risultato aggiornato appena premete Invio per confermare la modifica. Infatti Excel ricalcola tutte le formule del foglio di lavoro ogni volta che vi muovete all’interno del foglio stesso, cioè ogni volta che viene attivata una cella nuova, mediante clic, con la pressione del tasto Invio sulla tastiera o con la pressione del tasto TAB che attiva la cella successiva sulla destra.

Naturalmente possono essere aggiunti più riferimenti di cella nella stessa formula. Questo serve soltanto a spiegare il concetto dei riferimenti di cella relativi.

Il riempimento automatico e le formule

Attivate la cella C4. Sul bordo nero, nell’angolo in basso a destra potete vedere un piccolo quadrato nero. Portando il mouse su di esso, la forma della croce bianca diventerà una croce nera. Premendo il tasto sinistro sul quadrato si aggancia questo strumento e si può trascinare fino a selezionare la cella C6, come si vede nella figura successiva.

Una volta lasciato il tasto sinistro, i risultati verranno visualizzati nelle celle C5 e C6. Questa operazione copia la formula presente nella cella C4 (=A4+B4) e la incolla, come formula, nelle celle selezionate dal trascinamento, considerando le nuove posizioni spostate di una e due righe in basso, rispettivamente. Ciò vuol dire che nella cella C5 la formula incollata sarà =A5+B5 e in C6 sarà =A6+B6.

E’ questo che si intende per riferimenti relativi di cella. La prima formula somma la prima e la seconda cella alla sua sinistra e lo stesso faranno le formule copiate e incollate con il riempimento automatico nelle righe sottostanti.

Naturalmente lo stesso concetto vale nel caso si debbano copiare le celle nelle colonne adiacenti.

Riprendendo l’esempio precedente, possiamo voler calcolare la somma delle colonne presenti nel foglio. Attivare la cella A7 e inserire la formula =A4+A5+A6 e premere Invio, attivare nuovamente A7, agganciare il riempimento automatico (puntare con il mouse il quadratino nero in basso a destra sul bordo della cella attiva e tenere premuto il tasto sinistro) e trascinare fino alla cella C7 e lasciare il pulsante del mouse, come si vede nella figura successiva.

La formula inserita prima sommerà le tre celle sovrastanti quella contenente la formula stessa e il risultato. Copiando tramite riempimento automatico otterremo che le nuove formule sommeranno le rispettive celle sovrastanti.

Gli esempi utilizzati sono molto semplici per far sì che i concetti e le caratteristiche fossero ben visibili e comprensibili. Nel foglio di lavoro utilizzato i dati erano ben ordinati all’interno di una tabella e i valori in colonne adiacenti. Niente vieta, però, che le formule possano essere costruite tra valori in colonne o celle non adiacenti.

Ci sono altri tipi di riferimenti di cella, ma ne parlerò nei prossimi post.