L’uso principale che si fa di una tabella è quella di inserimento di dati disposti su righe e colonne e, dove necessario, righe di intestazione e totali.

Vediamo come gestire queste righe e colonne.

Aperto un nuovo documento vuoto di Word 2007, procediamo ad inserire una tabella. Per l’esempio usiamo le impostazioni di base offerte dal software, quindi cinque colonne e due righe, lasciando invariate le opzioni della finestra Inserisci tabella.

Posizionato il cursore nella prima cella, si procede alla digitazione del testo. Scriviamo Progressivo, che sarà l’etichetta della prima colonna che conterrà un numero progressivo per le righe che andremo ad inserire successivamente.

Per passare alla seconda cella, a destra della precedente, è sufficiente premere il tasto TAB sulla tastiera. Il cursore viene posizionato all’inizio della cella successiva. Tale tasto permette di muoversi agevolmente all’interno delle tabelle senza l’ausilio del mouse, quindi senza dover allontanare le mani dalla tastiera e rendere il lavoro più veloce e agevole.

Scrivere Cognome, Nome, Indirizzo, N. telefono nelle celle successive per completare la prima riga delle intestazioni.

La pressione del tasto TAB, quando il cursore è posizionato nell’ultima cella della riga, lo fa saltare alla prima cella della riga successiva. Si può, quindi, continuare a digitare il testo per le successive celle della riga.

Da notare come le informazioni nella colonna indirizzo siano andate su due righe. Il testo era troppo lungo per essere contenuto nella larghezza della colonna. Penseremo poi a questa cosa.

Il cursore è posizionato sull’ultima cella della seconda riga. La pressione del tasto TAB crea una nuova riga della tabella, posizionando il cursore sulla prima cella. In questo modo è possibile continuare a inserire i dati e a creare tutte le righe necessarie. Inserire i seguenti dati nella nuova riga.

Per lo scopo del post questa tabella è sufficiente così. Vediamo ora le procedure per la selezione di testo, celle, righe, colonne e intera tabella.

Le procedure di selezione nella tabella

Per selezionare il testo in una cella è sufficiente fare un trascinamento con il mouse sul testo desiderato. Inoltre, trascinando il mouse da una cella ad un’altra, si ottiene la selezione delle celle su cui questo è passato. In questo modo è possibile selezionare una regione di celle ben precisa (ad esempio tutti i dati numerici nella tabella) o l’intera tabella iniziando la selezione dalla prima cella fino all’ultima.

Per selezionare una cella, è necessario posizionare il mouse nell’angolo in basso a sinistra. La freccia si trasforma in una freccia nera obliqua. Un clic del tasto sinistro selezionerà l’intero contenuto della cella.

Per selezionare una riga, il mouse deve essere posizionato subito fuori la tabella, in modo che la sua punta sia all’altezza della riga desiderata. Anche in questo caso la freccia si trasforma e la punta viene rivolta verso destra. La pressione del tasto sinistro seleziona l’intera riga.

Per selezionare più righe, quindi, è sufficiente tenere premuto il tasto sinistro e far scorrere il mouse per tutte le righe che si intende selezionare e, infine, lasciare il pulsante.

Procedura simile per la selezione delle colonne. Il mouse, posizionato sopra una colonna, prende la forma di una freccia nera rivolta in basso. La pressione del tasto sinistro seleziona la colonna e il trascinamento, eventualmente, seleziona l’intera tabella.

Quando il mouse è posizionato all’interno della tabella, nell’angolo in alto a sinistra viene visualizzato un piccolo quadrato con una freccia a quattro punte. Posizionando all’interno di questo il mouse, un clic del tasto sinistro seleziona l’intera tabella. Tenendo, invece, premuto il tasto sinistro su questo comando, è possibile spostare la tabella in una diversa posizione sul foglio.

Queste procedure di selezione ci possono servire per cancellare il testo contenuto in una cella, premendo il tasto BACKSPACE (sopra il pulsante Invio) o CANC.

Quando una riga è selezionata, l’uso del tasto CANC permette la cancellazione del testo contenuto nell’intera riga. Utilizzando, invece, il tasto BACKSPACE, sarà cancellata l’intera riga.

Naturalmente, la selezione di righe o colonne permette l’applicazione dei comandi di formattazione al testo contenuto nella parte di tabella selezionata.

Modificare la dimensione di righe e colonne

All’inserimento della tabella sul foglio, nella finestra Inserisci tabella si sono lasciate le impostazioni di base.

Nelle opzioni di adattamento automatico si è lasciata selezionata la Larghezza fissa colonne con valore Auto.

La tabella si è posizionata sul foglio con 5 colonne, tutte con la medesima dimensione ripartita ugualmente per l’intera larghezza del foglio, dal margine sinistro a quello destro.

All’inserimento dei dati, la colonna Indirizzo è risultata essere piccola per contenere i dati su una sola riga. Il posizionamento del testo su due righe aumenta l’altezza della riga.

Le colonne precedenti, invece, contengono dati che non occupano per intero lo spazio orizzontale a loro disposizione.

Possiamo, quindi, ridurre la larghezza di queste colonne per far sì che il contenuto della cella Indirizzo possa disporsi su una sola riga.

Posizionando il mouse sul bordo che divide la prima colonna dalla seconda, si nota che il mouse cambia forma. Tenendo premuto il pulsante sinistro, si vede comparire una linea tratteggiata che passa proprio su questo bordo verticale. Questo ci avverte che il bordo è stato agganciato dal mouse.

Adesso è possibile trascinare il bordo verso sinistra, avvicinandolo al testo e riducendo, di conseguenza, la dimensione orizzontale della prima colonna.

Ripetendo questa operazione per le colonne che precedono l’Indirizzo, si possono adattare le dimensioni secondo necessità, come si può vedere nella figura sotto.

Adesso tutti i dati sono disposti su una sola riga, cosa che ne migliora la lettura e l’individuazione delle righe senza eccessiva difficoltà.

Volendo modificare l’altezza delle righe, si usa la procedura analoga, agendo sui bordi orizzontali e aumentando o diminuendo la dimensione. L’aumento dell’altezza di una riga serve ad aumentare lo spazio tra una riga e l’altra, quindi a migliorare la lettura dei dati.

In questo caso, entra in gioco l’allineamento verticale dei dati. Per impostazione predefinita, il testo è posizionato in alto e i comandi per modificare tale allineamento si trovano nella scheda Strumenti tabella | Layout nel riquadro Allineamento della Ribbon.

Volendo solo aumentare la spazio tra le righe, è possibile selezionare il testo e assegnare una Spaziatura prima e dopo il paragrafo, di 3 o 6 pt, oppure una dimensione che si ritiene adeguta.

La scelta di una procedura rispetto all’altra dipende solamente dal risultato che si vuole ottenere e dalle scelte dell’utente. L’esperienza, come sempre, darà i suoi suggerimenti nel tempo.

Inserire ed eliminare righe e colonne

Pur analizzando preventivamente la situazione e i dati da inserire in una tabella, può succedere di dover aggiungere in un secondo momento righe o colonne alla nostra tabella.

Gli strumenti si trovano si trovano nel riquadro Righe e colonne nella scheda Strumenti tabella | Layout.

Il primo pulsante in figura permette l’eliminazione di righe, colonne e celle.

I pulsanti successivi permettono l’inserimento di righe sopra e sotto la cella o la riga in cui è posizionato il cursore, così come l’inserimento delle colonne prima e dopo.

In caso di necessità, ci sono i pulsanti per unire o dividere celle o l’intera tabella, racchiusi nel riquadro Unione.

La dimensione delle righe e delle colonne può essere adattata a misure ben precise grazie ai comandi Adatta, Altezza e Larghezza del riquadro Dimensioni cella.

Dopo aver aumentato o diminuito l’altezza o la larghezza delle righe o colonne della tabella, volendo impostare la stessa dimensione per tutte, i comandi Distribuisci righe e Distribuisci colonne permettono di dividere lo spazio totale dell’altezza delle righe o la larghezza delle colonne tra tutte le righe o colonne che formano la tabella.

Il loro utilizzo diventa ben chiaro una volta applicato.

Dopo aver inserito i dati, gestito le dimensioni di righe e colonne o dell’intera tabella, non rimane che formattare la tabella secondo necessità.

Nel precedente post avevo fatto una breve introduzione alle formattazioni automatiche disponibili in Word 2007. In un post successivo vedremo come formattare manualmente una tabella.

Ci sono informazioni e situazioni che richiedono una diversa gestione dello spazio del documento per poter riprodurre l’effetto voluto.

Le tabelle sono uno strumento nato per intabellare i dati in righe e colonne, ma tale strumento può essere utilizzato per dividere lo spazio sul foglio a discrezione. Un’esempio molto forte si è avuto negli anni passati per la creazione delle pagine web. I grafici hanno ampiamento utilizzato le tabelle per ritagliare le pagine secondo necessità  trasformandole in un potente strumento grafico.

Vediamo di capire cosa sono e come si usano.

Dobbiamo mettere dei dati in ordine? Dobbiamo creare una specie di modulo di iscrizione? Dobbiamo creare un elenco o un piccolo catalogo?

Questo è importante saperlo a priori per cercare di sapere come impostare il proprio lavoro, cosa che risulterà  sempre più efficiente e precisa con l’esperienza e la sperimentazione di nuove soluzioni. Come con tutti i software, del resto.

Per inserire una semplice tabella in un foglio possiamo utilizzare l’apposito comando sulla scheda Inserisci della Ribbon, come mostrato in figura.

Il menù mostra questa griglia che permette all’utente di scegliere il numero di colonne e di righe per la tabella che si intende creare. Durante la selezione la tabella stessa viene mostrata sul foglio.

Se si conosce già  il numero di righe per la nostra tabella, è possibile selezionarlo subito, altrimenti nuove righe possono essere aggiunte durante l’inserimento dei dati con appositi comandi o con la pressione del tasto TAB della tastiera.

Il conteggio di righe e colonne è facilitato dalla numerazione all’inizio del menù. In figura riporta 5+1, il numero di colonne scelto per l’esempio.

Sotto la griglia è presente il comando Inserisci tabella che apre una finestra di dialogo con ulteriori impostazioni.

Nelle due caselle della sezione Dimensioni tabella si impostano il numero di colonne e righe, rispettivamente. Vale lo stesso discorso fatto prima per le righe: se ne conosciamo il numero le possiamo impostare o le aggiungiamo successivamente.

In Opzioni di adattamento automatico possiamo scegliere il comportamento della tabella.

Larghezza fissa colonne imposterà  automaticamente un larghezza uguale per tutte le colonne della tabella.

Adatta al contenuto ridimensionerà  la larghezza in base al testo o agli oggetti contenuti nelle colonne.

Adatta alla pagina permetterà  di adattare la tabella ai margini impostati sulla pagina.

L’opzione in fondo permette di impostare le scelte appena fatte come predefinite per le nuove tabelle.

Una volta inserita la tabella sul nostro foglio, si attiva una nuova sezione sulla Ribbon chiamata Strumenti tabella che ha due schede: Progettazione e Layout.

Fate clic sulle immagini per vederle a dimensione originale.

Nella scheda Progettazione, al riquadro Opzioni stili tabella, è possibile selezionare quali elementi devono essere presenti nella tabella che stiamo creando, quali intestazioni, una riga per i totali, se servono le righe alternate e così via.

Il riquadro successivo raccoglie diversi stili predefiniti per la formattazione automatica della tabella. Basta cliccare il pulsante a fianco per vedere tutti gli stili disponibili. Completano il riquadro i comandi per il colore di sfondo e per i bordi.

Il riquadro Disegna bordi, invece, raccoglie gli strumenti per disegnare manualmente i bordi della tabella, spessore e colore di questi o per cancellarli.

La scheda Layout raccoglie in sé le proprietà  e gli strumenti per modificare il numero di righe o colonne, per dividere le celle o la tabella stessa, adattamento delle dimensioni, gli strumenti per l’allineamento dei contenuti e gli strumenti per conversione testo/tabella e per l’inserimento di eventuali formule.

Questa la panoramica per l’inserimento della tabella e gli strumenti per lavorare con esse all’interno di Word 2007.

L’incrocio formato da una colonna con una riga si chiama cella e ognuna di queste potrà  essere formattata indipendentemente dalle altre. Così potranno anche essere impostati allineamenti diversi, a seconda del contenuto, impostate righe di intestazione di colonna o per i totali, così le intestazioni di riga.

Lo scopo di una tabella dati è quella di raggruppare questi, ma di renderli anche leggibili e comprensibili a colpo d’occhio.

Nei prossimi articoli vedremo qualche esempio sulla creazione di tabelle dati in modo da mostrare come utilizzare gli strumenti visti in questa presentazione.