Vediamo, adesso, il trattamento di un tipo di documento molto semplice. La carta intestata utilizzata da un libero professionista, da un’azienda o anche da un privato, utile per creare lettere, promemoria, richieste, fatture. Insomma, l’utilizzo di una carta intestata ha molte applicazioni possibili.

Il punto focale è la presenza delle informazioni del soggetto. Queste saranno sempre le stesse ogni volta che si vorrà creare un documento e non è strettamente necessario riscriverle tutte le volte, perdendo tempo.

In questo post parliamo della creazione di un modello, un documento preimpostato da richiamare ogni qualvolta se ne abbia bisogno.

Prima di creare il modello è necessario creare il documento tipo che vogliamo: una carta intestata libera.

Per le prossime procedure si può fare riferimento anche al post sulle intestazioni e piè di pagina, per avere un riferimento minimale sulle barre disponibili.

Aprite Word 2007 e attivare la scheda Inserisci della Ribbon. Qui troviamo i comandi per inserire l’intestazione e il piè di pagina per Word, nell’apposito riquadro

Le scelte possibili prevedono una serie elementi preformattati che fanno parte della raccolta delle Parti rapide dell’elaboratore testi. Ci sono molte soluzioni disponibili, tra le quali troviamo anche quelle impostabili per pagina pari e pagina dispari, questo nel caso di un documento molto lungo tipo una relazione o un manuale.

Scegliamo una di queste e un clic inserirà l’elemento nell’intestazione. Per l’esempio ho scelto l’ultima voce, Verticale.

La figura sopra mostra l’apertura della scheda Strumenti intestazione e piè pagina|Progettazione disponibile dopo aver scelto l’intestazione da inserire.

Nello spazio dell’intestazione sono stati aggiunti due elementi che permettono l’inserimento di un titolo e una data.

Questi elementi corrispondono alle proprietà, normali ed avanzate, del documento stesso, oppure sono campi XML personalizzabili dove inserire manualmente le informazioni desiderate.

Per visualizzare, ed eventualmente modificare, le proprietà del documento, fare un clic sul menù di Office, comando Prepara|Proprietà. Sul documento si apre un riquadro tra la Ribbon e il foglio, in cui sono presenti caselle di testo delle proprietà in cui è possibilie digitare i valori o le informazioni desiderate.

Un pulsante in alto a sinistra permette di accedere alle proprietà avanzate dove poter inserire ulteriori informazioni.

Nella figura è possibile vedere la finestra di dialogo relativa alle proprietà. Nel riquadro superiore è possibile scegliere una proprietà, nella casella Tipo si sceglie il tipo di dato inserito e nella casella Valore il testo, la data o il numero della proprietà stessa. Al termine dell’inserimento, chiudere la finestra cliccando sul pulsante OK.

Questa operazione non è indispensabile. Tali informazioni possono essere aggiunte direttamente nei campi inseriti nell’intestazione del documento.

Per inserire nuovi campi nell’intestazione è bene posizionare prima il cursore. Facendo clic su uno dei campi, questo viene attivato. Usando il tasto direzionale a destra, o a sinistra a seconda delle necessità, si fa uscire il cursore dal campo stesso. A questo punto su può digitare uno spazio vuoto o una tabulazione.

Solitamente le tabulazione sono già definite nel modello d’intestazione scelto. Uno sguardo veloce al righello mostrerà quelle presenti. In alternativa si possono impostare tabulazioni personalizzate.

Una volta posizionato il cursore, i campi possono essere aggiunti utilizzando il comando Parti rapide|Proprietà documento, che trovate sulla scheda Inserisci o sulla scheda Strumenti intestazione e piè pagina|Progettazione della Ribbon stessa. Sarà sufficiente fare un clic su una delle voci dell’elenco per inserirla al posto del cursore.

I segnaposto delle proprietà conterranno i valori che avete inserito nella finestra di dialogo vista in precedenza, altrimenti i dati dovranno essere aggiunti manualmente. I segnaposto dei dati XML saranno vuoti e pronti ad accettare il testo digitato dall’utente, una volta posizionato il cursore al loro interno. I blocchi XML vanno oltre gli scopi di questo post. Comunque questi vengono utilizzati per inserire dei tag particolari per riutilizzare i dati inseriti in altri documenti o per ricercare con maggior facilità documenti contrassegnati con tag specifici. Rimando gli utenti alla guida in linea di Microsoft Office Word 2007 per maggiori informazioni e dettagli.

Una volta inserite le proprietà e i segnaposto XML, questi possono essere selezionati tutti insieme e formattati come desiderato.

Naturalmente è possibile aggiungere un’immagine, come il logo dell’azienda, per personalizzare maggiormente l’intestazione. Come è possibile aggiungere una tabella e suddividere lo spazio per inserire elementi e testo nel modo in cui si preferisce.

Questi strumenti, comunque, non vietano di cancellare tutto il contentuo dell’intestazione stessa e procedere manualmente all’inserimento di elementi quali immagini, testo, tabella o codici di campo, gestendo manualmente posizione e formattazione.

E’ venuto il momento di occuparsi del piè di pagina.

Cioò che è stato detto per l’intestazione vale anche per questa parte del documento. Naturlamente saranno diverse le informazioni che si andranno ad inserire.

Verranno inclusi l’indirizzo, racapiti telefonici e tutte quelle informazioni aggiuntive relative al soggetto, l’azienda o professionista che sia.

Non essendoci una regola precisa, le informazioni relative all’azienda verranno suddivise tra l’intestazione e piè di pagina a discrezione di chi crea il modello, secondo la sua fantasia e le esigenze eventuali. Quindi lascio questa parte alla creatività di ognuno. Nella figura sottostante un semplicissimo esempio.

Lo scopo di questo lavoro è quello di creare un modello, cioè un documento di base con elementi stabiliti al suo interno.

Creare, usare e modificare un modello

Il modello viene creato nella fase di salvataggio del documento, quindi dopo aver elaborato i contentui e la grafica. Niente vieta, comunque, di fare ritocchi in un secondo momento.

Cliccare sul menù di Office, quindi Salva con nome|Modello di Word. Si apre la finestra di dialogo Salva con nome.

Nella finestra è necessario cliccare sulla barra laterale sinistra, sulla voce Modelli attendibili, riquadrato in rosso nella figura sopra. Viene aperta la cartella Templates, dove è necessario salvare il modello stesso perchè sia disponibile nell’elenco di quelli creati dall’utente.

Per creare un nuovo documento, basato sul modello appena crato, è necessario seguire questa procedura.

1. Clic sul menù di Office
2. Clic sul comando Nuovo
3. Clic sulla categoria Modelli… nella barra laterale di sinistra, nella finestra che si apre
4. Doppio clic sul nome del nostro modello

Si aprirà, quindi, un nuovo documento basato sul modello scelto. Il nome di questo file sarà Documento 1, o un numero superiore a seconda di quanti nuovi documenti sono stati aperti durante la sessione di lavoro con Word.

A questo punto si può digitare il testo e inserire media di qualsiasi genere, senza più preoccuparsi delle informazioni dell’intestazione e del piè di pagina. Il file sarà salvato come un normale documento alla fine del lavoro, senza che il modello sia modificato in alcun modo.

La procedura di creazione di un modello è la medesima per qualsiasi tipo di documento che verrà creato.

Il modello può essere salvato anche in una cartella creata appositamente dall’utente. L’apertura della finestra di dialogo Salva con nome, in effetti, si apre sulla cartella Documenti. Si può selezionare una qualsiasi cartella dove effettuare il salvataggio.

In questo modo, però, il modello non sarà disponibile nella finestra Nuovo|Modelli…, ma andrà cercato nella specifica cartella ove è stato salvato, con una particolarità.

Se si apre il modello dal comando Apri del menù di Office, verrà aperto il modello stesso e, in questo modo, potranno essere apportate le modifiche necessarie. Non verrà però creato un nuovo documento dal modello.

Se, invece, si apre la cartella dove il nostro modello è stato salvato, ad esempio la cartella Documenti, un doppio clic creerà un nuovo documento basato sul modello.

E’ importante fare attenzione a questo comportamento di Word se non si vuole pasticciare il modello vero e proprio.

Comunque Word offre un buon numero di modelli già pronti, oltre a quelli scaricabili dal sito Microsoft OnLine, che permettono di essere subito operativi. Basta scorrere tutte le categorie disponibili per rendersi conto e trovare, eventualmente, ciò che fa al caso.

Per modificare un modello creato da noi, si deve procedere come segue:

1. Clic sul menù di Office
2. Clic sul comando Apri
3. Nella finestra Apri fare clic sulla voce Modelli attendibili nella barra di sinistra
4. Doppio clic sul nome del modello da modificare

Sulla barra del titolo verrà visualizzato il nome del modello con estensione .dotx, confermando l’apertura del modello vero e proprio.

Come sempre, provare è l’unico modo per padroneggiare procedure e strumenti. Se hai suggerimenti, aggiunte o dubbi sull’argomento di questo post, lasica un commento in fondo alla pagina.

L’uso principale che si fa di una tabella è quella di inserimento di dati disposti su righe e colonne e, dove necessario, righe di intestazione e totali.

Vediamo come gestire queste righe e colonne.

Aperto un nuovo documento vuoto di Word 2007, procediamo ad inserire una tabella. Per l’esempio usiamo le impostazioni di base offerte dal software, quindi cinque colonne e due righe, lasciando invariate le opzioni della finestra Inserisci tabella.

Posizionato il cursore nella prima cella, si procede alla digitazione del testo. Scriviamo Progressivo, che sarà l’etichetta della prima colonna che conterrà un numero progressivo per le righe che andremo ad inserire successivamente.

Per passare alla seconda cella, a destra della precedente, è sufficiente premere il tasto TAB sulla tastiera. Il cursore viene posizionato all’inizio della cella successiva. Tale tasto permette di muoversi agevolmente all’interno delle tabelle senza l’ausilio del mouse, quindi senza dover allontanare le mani dalla tastiera e rendere il lavoro più veloce e agevole.

Scrivere Cognome, Nome, Indirizzo, N. telefono nelle celle successive per completare la prima riga delle intestazioni.

La pressione del tasto TAB, quando il cursore è posizionato nell’ultima cella della riga, lo fa saltare alla prima cella della riga successiva. Si può, quindi, continuare a digitare il testo per le successive celle della riga.

Da notare come le informazioni nella colonna indirizzo siano andate su due righe. Il testo era troppo lungo per essere contenuto nella larghezza della colonna. Penseremo poi a questa cosa.

Il cursore è posizionato sull’ultima cella della seconda riga. La pressione del tasto TAB crea una nuova riga della tabella, posizionando il cursore sulla prima cella. In questo modo è possibile continuare a inserire i dati e a creare tutte le righe necessarie. Inserire i seguenti dati nella nuova riga.

Per lo scopo del post questa tabella è sufficiente così. Vediamo ora le procedure per la selezione di testo, celle, righe, colonne e intera tabella.

Le procedure di selezione nella tabella

Per selezionare il testo in una cella è sufficiente fare un trascinamento con il mouse sul testo desiderato. Inoltre, trascinando il mouse da una cella ad un’altra, si ottiene la selezione delle celle su cui questo è passato. In questo modo è possibile selezionare una regione di celle ben precisa (ad esempio tutti i dati numerici nella tabella) o l’intera tabella iniziando la selezione dalla prima cella fino all’ultima.

Per selezionare una cella, è necessario posizionare il mouse nell’angolo in basso a sinistra. La freccia si trasforma in una freccia nera obliqua. Un clic del tasto sinistro selezionerà l’intero contenuto della cella.

Per selezionare una riga, il mouse deve essere posizionato subito fuori la tabella, in modo che la sua punta sia all’altezza della riga desiderata. Anche in questo caso la freccia si trasforma e la punta viene rivolta verso destra. La pressione del tasto sinistro seleziona l’intera riga.

Per selezionare più righe, quindi, è sufficiente tenere premuto il tasto sinistro e far scorrere il mouse per tutte le righe che si intende selezionare e, infine, lasciare il pulsante.

Procedura simile per la selezione delle colonne. Il mouse, posizionato sopra una colonna, prende la forma di una freccia nera rivolta in basso. La pressione del tasto sinistro seleziona la colonna e il trascinamento, eventualmente, seleziona l’intera tabella.

Quando il mouse è posizionato all’interno della tabella, nell’angolo in alto a sinistra viene visualizzato un piccolo quadrato con una freccia a quattro punte. Posizionando all’interno di questo il mouse, un clic del tasto sinistro seleziona l’intera tabella. Tenendo, invece, premuto il tasto sinistro su questo comando, è possibile spostare la tabella in una diversa posizione sul foglio.

Queste procedure di selezione ci possono servire per cancellare il testo contenuto in una cella, premendo il tasto BACKSPACE (sopra il pulsante Invio) o CANC.

Quando una riga è selezionata, l’uso del tasto CANC permette la cancellazione del testo contenuto nell’intera riga. Utilizzando, invece, il tasto BACKSPACE, sarà cancellata l’intera riga.

Naturalmente, la selezione di righe o colonne permette l’applicazione dei comandi di formattazione al testo contenuto nella parte di tabella selezionata.

Modificare la dimensione di righe e colonne

All’inserimento della tabella sul foglio, nella finestra Inserisci tabella si sono lasciate le impostazioni di base.

Nelle opzioni di adattamento automatico si è lasciata selezionata la Larghezza fissa colonne con valore Auto.

La tabella si è posizionata sul foglio con 5 colonne, tutte con la medesima dimensione ripartita ugualmente per l’intera larghezza del foglio, dal margine sinistro a quello destro.

All’inserimento dei dati, la colonna Indirizzo è risultata essere piccola per contenere i dati su una sola riga. Il posizionamento del testo su due righe aumenta l’altezza della riga.

Le colonne precedenti, invece, contengono dati che non occupano per intero lo spazio orizzontale a loro disposizione.

Possiamo, quindi, ridurre la larghezza di queste colonne per far sì che il contenuto della cella Indirizzo possa disporsi su una sola riga.

Posizionando il mouse sul bordo che divide la prima colonna dalla seconda, si nota che il mouse cambia forma. Tenendo premuto il pulsante sinistro, si vede comparire una linea tratteggiata che passa proprio su questo bordo verticale. Questo ci avverte che il bordo è stato agganciato dal mouse.

Adesso è possibile trascinare il bordo verso sinistra, avvicinandolo al testo e riducendo, di conseguenza, la dimensione orizzontale della prima colonna.

Ripetendo questa operazione per le colonne che precedono l’Indirizzo, si possono adattare le dimensioni secondo necessità, come si può vedere nella figura sotto.

Adesso tutti i dati sono disposti su una sola riga, cosa che ne migliora la lettura e l’individuazione delle righe senza eccessiva difficoltà.

Volendo modificare l’altezza delle righe, si usa la procedura analoga, agendo sui bordi orizzontali e aumentando o diminuendo la dimensione. L’aumento dell’altezza di una riga serve ad aumentare lo spazio tra una riga e l’altra, quindi a migliorare la lettura dei dati.

In questo caso, entra in gioco l’allineamento verticale dei dati. Per impostazione predefinita, il testo è posizionato in alto e i comandi per modificare tale allineamento si trovano nella scheda Strumenti tabella | Layout nel riquadro Allineamento della Ribbon.

Volendo solo aumentare la spazio tra le righe, è possibile selezionare il testo e assegnare una Spaziatura prima e dopo il paragrafo, di 3 o 6 pt, oppure una dimensione che si ritiene adeguta.

La scelta di una procedura rispetto all’altra dipende solamente dal risultato che si vuole ottenere e dalle scelte dell’utente. L’esperienza, come sempre, darà i suoi suggerimenti nel tempo.

Inserire ed eliminare righe e colonne

Pur analizzando preventivamente la situazione e i dati da inserire in una tabella, può succedere di dover aggiungere in un secondo momento righe o colonne alla nostra tabella.

Gli strumenti si trovano si trovano nel riquadro Righe e colonne nella scheda Strumenti tabella | Layout.

Il primo pulsante in figura permette l’eliminazione di righe, colonne e celle.

I pulsanti successivi permettono l’inserimento di righe sopra e sotto la cella o la riga in cui è posizionato il cursore, così come l’inserimento delle colonne prima e dopo.

In caso di necessità, ci sono i pulsanti per unire o dividere celle o l’intera tabella, racchiusi nel riquadro Unione.

La dimensione delle righe e delle colonne può essere adattata a misure ben precise grazie ai comandi Adatta, Altezza e Larghezza del riquadro Dimensioni cella.

Dopo aver aumentato o diminuito l’altezza o la larghezza delle righe o colonne della tabella, volendo impostare la stessa dimensione per tutte, i comandi Distribuisci righe e Distribuisci colonne permettono di dividere lo spazio totale dell’altezza delle righe o la larghezza delle colonne tra tutte le righe o colonne che formano la tabella.

Il loro utilizzo diventa ben chiaro una volta applicato.

Dopo aver inserito i dati, gestito le dimensioni di righe e colonne o dell’intera tabella, non rimane che formattare la tabella secondo necessità.

Nel precedente post avevo fatto una breve introduzione alle formattazioni automatiche disponibili in Word 2007. In un post successivo vedremo come formattare manualmente una tabella.

Le immagini che si possono inserire in Word sono file grafici con estensioni comuni, come JPG, GIF, PNG, BMP e altre ancora.

Andiamo, quindi, a conoscere il modo di inserire questi oggetti e quali sono le loro caratterstiche principali da conoscere per poterli gestire.

Clicchiamo su Immagini. Si apre la finestra di dialogo Inserisci immagine che punta direttamente all’interno della cartella Immagini sul proprio disco fisso. All’interno l’utente avrà  salvato le proprie immagini, che siano state trasferite da una fotocamera digitale, scansionate o scaricate da Internet. All’interno di questa cartella si trova di default la cartella Immagini campione, delle immagini di esempio che userò in questo post.

Aperta la cartella delle immagini di esempio, fare doppio clic sul file Ninfee.jpg per inserirla nel documento. Questa si inserirà , naturalmente, nel punto un cui era disposto il cursore nella pagina.

A seconda delle dimensioni del file grafico, questo può coprire una parte del foglio o coprire l’intero spazio orizzontale, come nel caso della nostra immagine, che ha una dimensione fisica di 800×600 pixel.

Andiamo a vedere cosa è successo durante l’inserimento dell’immagine.

Facendo clic destro sull’immagine, nel menù contestuale troviamo il comando Dimensioni… che apre la finestra relativa che ci offre una serie di informazioni a riguardo.

In questa finestra possiamo osservare, nelle varie sezioni, le informazioni relative alle Dimensioni originali in fondo alla finestra e riportate in centimetri, pari a 15,88 cm in altezza e 21,17 in larghezza. Quindi l’immagine è stata ridimensionata in base alle misure disponibili sul foglio che sono riportate nella sezione in alto, Dimensioni e rotazione. La sezione successiva ci dice che l’immagine è stata ridimensionata all’80% di quelle originali e che le sue proporzioni sono bloccate. Questo fa sì che la stessa non si deformi quando viene ridimensionata. Infine, la sezione Ritaglia permette di ritagliare l’immagine impostando misure ben precise, azione che può essere svolta da un comando posizionato nella barra Strumenti immagine, Formato dal nome Ritaglia. Spostando le maniglie che compaiono sull’immagine è possibile ritagliarla come più si preferisce.

Agendo sui controlli della sezione proporzioni è possibile ridimensionare ulteriormente l’immagine, così da adattarla alle esigenze del nostro documento in lavorazione. A questo punto possiamo chiudere la finestra facendo clic sul pulsante Chiudi o sul relativo pulsante nella barra del titolo.

Vediamo ora qualche altra caratteristica importante direttamente sulla pagina.

Facendo un clic sinistro sull’immagine, questa viene selezionata. Compaiono delle maniglie di controllo intorno al bordo e, sul bordo superiore al centro, compare una maniglia di color verde che corrisponde al comando Rotazione visto nella finestra precedente.

Puntando il mouse su tali maniglie è possibile ridimensionare ancora l’immagine mantenendo premuto il tasto sinistro. Se si agisce su una delle maniglie poste agli angoli, si può intervenire simultaneamente sulla larghezza e l’altezza dell’immagine, mantenendo le proporzioni, dato che l’opzione è attiva come abbiamo visto in precedenza.

La maniglia per la rotazione dell’immagine ci permette, a sua volta, di ruotare l’immagine a nostro piacimento. Magari per dare a questa un pò di inclinazione per rompere un pò la linearità  e la geometria del documento.

Facciamo adesso un clic con il tasto destro sopra l’immagine e posizioniamo il cursore sul comando Disposizione testo.

Nel sottomenù si nota come sia attivo il comando In linea con il testo. In questo modo l’immagine viene trattata come se fosse testo, quindi la sua base si appoggia alla base della linea del testo. Eventuale testo inserito accanto all’immagine si posiziona sulla stessa riga, se vi è spazio, altrimenti l’immagine occuperà  una sua riga.

In alcune lavorazioni, questa caratteristica può esser comoda, in altre no.

Riduciamo adesso la dimensione dell’immagine, in modo che sia circa la metà  della dimensione attuale utilizzando le manigle appena presentate. Cambiamo la proprietà  Disposizione testo in Incorniciato così che eventuale testo si disponga tutto intorno all’immagine.

Prima di scrivere del testo, vediamo quali strumenti abbiamo a disposizione per lavorare con le immagini all’interno di Word 2007.

Il primo riquadro contiene gli strumenti per regolazioni dell’immagine. Il secondo gli stili predefiniti che possono essere applicati alla stessa e alcuni comandi per personalizzare lo stile dell’immagine. Seguono i comandi del gruppo Disponi per il posizionamento e, infine, il gruppo comandi per modificare le dimensioni o ritagliare l’immagine.

Applicate uno stile immagine e passiamo, quindi, a inserire del testo accanto alla nostra immagine.

Come si può vedere nella figura sopra, l’immagine con la proprietà  Incorniciato e le dimensioni ridotte, si dispone in modo tale da lasciare che il testo gli scorra intorno.

L’immagine, una volta selezionata, può essere spostata utilizzando il tastierino direzionale così da posizionarla dove l’utente ritiene opportuno. Come sempre, è possibile fare tale operazione con il drag ‘n drop, cioè spostare l’immagine agganciandola con il tasto sinistro del mouse e rilasciando nella posizione voluta.

Un ultimo esempio, prima di chiudere il post, può essere quello della prossima figura. Utilizzando la disposizione in 2 colonne del testo, presente nella scheda Layout di pagina, l’immagine può essere messa al centro, così da rompere un pò lo schema classico della figura precedente. Ma qui entriamo in ambito tipografico e grafico in generale.

Una volta che si ha il controllo delle immagine in un documento, ognuno può sperimentare le diverse soluzioni stilistiche possibili, simulare un giornale o una rivista, creare uno schema come più preferisce.

Quindi sperimentate.

Ci sono informazioni e situazioni che richiedono una diversa gestione dello spazio del documento per poter riprodurre l’effetto voluto.

Le tabelle sono uno strumento nato per intabellare i dati in righe e colonne, ma tale strumento può essere utilizzato per dividere lo spazio sul foglio a discrezione. Un’esempio molto forte si è avuto negli anni passati per la creazione delle pagine web. I grafici hanno ampiamento utilizzato le tabelle per ritagliare le pagine secondo necessità  trasformandole in un potente strumento grafico.

Vediamo di capire cosa sono e come si usano.

Dobbiamo mettere dei dati in ordine? Dobbiamo creare una specie di modulo di iscrizione? Dobbiamo creare un elenco o un piccolo catalogo?

Questo è importante saperlo a priori per cercare di sapere come impostare il proprio lavoro, cosa che risulterà  sempre più efficiente e precisa con l’esperienza e la sperimentazione di nuove soluzioni. Come con tutti i software, del resto.

Per inserire una semplice tabella in un foglio possiamo utilizzare l’apposito comando sulla scheda Inserisci della Ribbon, come mostrato in figura.

Il menù mostra questa griglia che permette all’utente di scegliere il numero di colonne e di righe per la tabella che si intende creare. Durante la selezione la tabella stessa viene mostrata sul foglio.

Se si conosce già  il numero di righe per la nostra tabella, è possibile selezionarlo subito, altrimenti nuove righe possono essere aggiunte durante l’inserimento dei dati con appositi comandi o con la pressione del tasto TAB della tastiera.

Il conteggio di righe e colonne è facilitato dalla numerazione all’inizio del menù. In figura riporta 5+1, il numero di colonne scelto per l’esempio.

Sotto la griglia è presente il comando Inserisci tabella che apre una finestra di dialogo con ulteriori impostazioni.

Nelle due caselle della sezione Dimensioni tabella si impostano il numero di colonne e righe, rispettivamente. Vale lo stesso discorso fatto prima per le righe: se ne conosciamo il numero le possiamo impostare o le aggiungiamo successivamente.

In Opzioni di adattamento automatico possiamo scegliere il comportamento della tabella.

Larghezza fissa colonne imposterà  automaticamente un larghezza uguale per tutte le colonne della tabella.

Adatta al contenuto ridimensionerà  la larghezza in base al testo o agli oggetti contenuti nelle colonne.

Adatta alla pagina permetterà  di adattare la tabella ai margini impostati sulla pagina.

L’opzione in fondo permette di impostare le scelte appena fatte come predefinite per le nuove tabelle.

Una volta inserita la tabella sul nostro foglio, si attiva una nuova sezione sulla Ribbon chiamata Strumenti tabella che ha due schede: Progettazione e Layout.

Fate clic sulle immagini per vederle a dimensione originale.

Nella scheda Progettazione, al riquadro Opzioni stili tabella, è possibile selezionare quali elementi devono essere presenti nella tabella che stiamo creando, quali intestazioni, una riga per i totali, se servono le righe alternate e così via.

Il riquadro successivo raccoglie diversi stili predefiniti per la formattazione automatica della tabella. Basta cliccare il pulsante a fianco per vedere tutti gli stili disponibili. Completano il riquadro i comandi per il colore di sfondo e per i bordi.

Il riquadro Disegna bordi, invece, raccoglie gli strumenti per disegnare manualmente i bordi della tabella, spessore e colore di questi o per cancellarli.

La scheda Layout raccoglie in sé le proprietà  e gli strumenti per modificare il numero di righe o colonne, per dividere le celle o la tabella stessa, adattamento delle dimensioni, gli strumenti per l’allineamento dei contenuti e gli strumenti per conversione testo/tabella e per l’inserimento di eventuali formule.

Questa la panoramica per l’inserimento della tabella e gli strumenti per lavorare con esse all’interno di Word 2007.

L’incrocio formato da una colonna con una riga si chiama cella e ognuna di queste potrà  essere formattata indipendentemente dalle altre. Così potranno anche essere impostati allineamenti diversi, a seconda del contenuto, impostate righe di intestazione di colonna o per i totali, così le intestazioni di riga.

Lo scopo di una tabella dati è quella di raggruppare questi, ma di renderli anche leggibili e comprensibili a colpo d’occhio.

Nei prossimi articoli vedremo qualche esempio sulla creazione di tabelle dati in modo da mostrare come utilizzare gli strumenti visti in questa presentazione.

Naturalmente Word ci permette di creare e gestire questi elenchi e di personalizzarli a nostro bisogno.

Vediamo come.

Un elenco puntato è formato da un simbolo che precede un testo con un rientro di questo impostato in modo predefinito. Potete vedere sul righello come siano impostati i controlli dei margini.

Per gli elenchi numerati vale lo stesso discorso, però con i numeri. Questi possono essere normali o romani, ma possono anche essere lettere dell’alfabeto.

Per inserire un elenco è sufficiente cliccare sul tipo desiderato, punto o numero, e questo verrà  inserito nel documento. A questo punto è sufficiente digitare il testo.

Nel momento in cui l’utente preme Invio sulla tastiera, nella riga nuova creata, verrà  automaticamente inserito un nuovo punto dell’elenco. Nel caso di un punto numerato, questo proseguirà  la numerazione dal precedente per impostazione predefinita. Se cancellate un punto dell’elenco, la numerazione seguente si adeguerà  automaticamente.

Questo comportamento, però, implica che il testo degli elenchi deve essere un unico paragrafo poichè alla pressione del tasto Invio verrebbe creato un nuovo punto.

Per togliere, invece, un elenco è sufficiente premere nuovamente sul pulsante attivato, che sarà  segnalato in arancione e continuare con il normale testo.

L’elenco può essere modificato da puntato a numerato a vostro piacimento. Sarà sufficiente selezionare il testo, con il mouse o la tastiera, e cliccare il tipo di elenco desiderato.

Vediamo, adesso, i livelli degli elenchi. Cosa sono e come si gestiscono.

I punti possono avere dei punti di dettaglio per espandere l’argomento e specificarlo meglio.

Ogni volta che create un elenco, viene attivato un livello predefinito che potete vedere aprendo il comando, come si vede in figura.

Nella sezione Elenco corrente del menù potete vedere quale tipo di livello è impostato. Nella parte inferiore della finestra ci sono alcuni livelli che l’utente può utilizzare nel documento e in fondo dei comandi per definire nuovi livelli personalizzati.

Ma come si attivano i livelli?

Come già  detto, premendo il pulsante Invio sulla tastiera viene creata una nuova riga con un nuovo punto dell’elenco.

Ci sono due strumenti per attivare i livelli:

1. premere il tasto TAB sulla tastiera
2. usare il comando per aumentare i rientri del testo, subito a fianco dei livelli.

In entrambi i casi viene modificato il simbolo che precede il testo e il tutto viene ulteriormente rientrato verso destra nella pagina.

Il nuovo simbolo dipende dal tipo di livello scelto. Per modificarlo è sufficiente selezionare tutto l’elenco e scegliere un livello adeguato o che vi sembra più carino e consono al documento.

Usando lo stesso sistema potete creare ancora sotto-livelli, quanti sono necessari per il livello di dettaglio del vostro elenco.

Per tornare al livello precedente, una volta attivato un sotto-punto, è necessario utilizzare il comando Diminuisci rientri o usare la combinazione di tasti SHIFT+TAB.

Con questi due comandi potete scendere e salire nella struttura dei livelli a vostro piacimento.

Sotto potete vedere un piccolo esempio sui moduli e capitoli della ECDL.

Nell’esempio sono stati usati quattro livelli per riportare gli argomenti ed è stata scelta una struttura tra quelle disponibili.

In questi frangenti può essere necessario trovare e sostituire parole nel testo con altre più significative per rafforzare il messaggio o i concetti riportati.

Tenendo presente il fatto che ogni testo debba essere accuratamente riletto dal suo creatore per ricercare quegli errori ortografici e grammaticali che ci possono essere, e non segnalati dai correttori di Word, si può fare riferimento ad uno strumento che cerca per noi le parole impostate, ed eventualmente sostituirle con altre da noi scelte: il comando Trova e sostituisci.

L’immagine mostra la posizione del comando sulla Ribbon di Word 2007 sulla scheda Home .

I comandi sono due e possono essere usati separati o congiunti. Il comando Trova permette la ricerca di un’occorrenza all’interno del documento aperto, come si vede nella figura successiva.

Nell’immagine sono visualizzati anche i dettagli aggiuntivi, che normalmente sono nascosti, grazie al pulsante Altro>>. La casella in alto permette l’inserimento del testo da ricercare, mentre le opzioni permettono di affinare tale ricerca. La loro funzionalità  è sufficientemente descritta dal nome dell’opzione, altrimenti è possibile fare un clic sul pulsante con il punto interrogativo, in alto vicino a quello rosso di chiusura. Facendo clic su un’opzione, Maiuscole/minuscole per esempio, verrà  mostrata una guida rapida.

Il pulsante Trova successivo inizia la ricerca all’interno del documento aperto, analizzando ogni stringa di testo fino a quando non trova l’occorrenza. Una successiva pressione dello stesso pulsante permette di trovare l’occorrenza successiva, naturalmente. Se non ne trova, una finestra di dialogo avverte l’utente che la ricerca è stata completata.

Volendo sostituire una parola utilizzata all’interno del documento, con una più appropriata, si combina l’uso del comando Trova col comando Sostituisci, rivolgendosi alla seconda scheda della finestra visualizzata di seguito.

La differenza di questa schermata è nella presenza di una seconda casella nominata Sostituisci con permettendo qui l’inserimento della nuova parola da sostituire alla prima.

I pulsanti sottostanti permetteranno la sostituzione della parola una volta trovata, operazione svolta manualmente dall’utente. Il pulsante Sostituisci tutto, invece, troverebbe tutte le occorenze nel documento e automaticamente le sostituirebbe con la nuova parola, senza l’intervento di nessuno. E’ bene ricordare che il software non analizza il contesto, ma trova soltanto le corrispondenze esatte. Potrebbe quindi sostituire parole che non vogliamo e per questo motivo è bene che l’utente abbia sempre il controllo delle operazioni.

In alternativa, se il testo è soltanto un paragrafo, è possibile selezionarlo facendo tre volte clic con il tasto sinistro del mouse.

Effettuata la selezione, trovate gli strumenti per il colore di sfondo e per i bordi nella scheda Home – Paragrafo. Il primo è rappresentato da un secchiello, il secondo da una griglia, come potete vedere nell’immagine.

I comandi sono bordati da un rettangolo rosso, per identificarli meglio.

Accanto ad ogni pulsante è presente una piccola freccia con la punta rivolta in basso. Cliccando su questa freccia viene aperta una Palette, cioè una tavolozza, dei colori nel primo caso, dei bordi disponibili nel secondo. Sarà sufficiente scegliere il colore di sfondo desiderato dalla tavolozza dei colori e un bordo esterno sulla tavolozza successiva.

Quando si utilizza un colore di sfondo per un testo è necessario considerare il contrasto tra il colore e il testo per far sì che quest’ultimo rimanga sempre ben leggibile. Può sembrare banale, ma spesso non si considera a sufficienza questo particolare. A grandi linee, i colori chiari sono la soluzione più semplice ed efficace poiché distinguono nettamente il testo da un box senza compromettere la leggibilità  del testo, normalmente nero.

Come sempre, un buon numero di prove è il miglior modo per comprendere e padroneggiare queste soluzioni.

Questi sono degli spazi utilizzabili per ordinare dati senza utilizzare la tabella. Possono essere utilizzati anche per creare moduli stampabili e compilabili manualmente. Insomma, utilizzabili secondo necessità.

Per utilizzarle è sufficiente premere il tasto TAB (pulsante con le due freccie contrapposte sul lato sinistro, quarto pulsante in alto partendo dal CTRL) sulla tastiera per far “saltare” il cursore alla prima, con un’altra pressione alla seconda e così via. Per cancellare una tabulazione, invece, è sufficiente premere il pulsante BACK SPACE, posto sopra il pulsante INVIO.

In questo modo, se avete bisogno di ordinare dei dati, potete farlo facilmente, senza usare per forza una tabella.

E’ anche possibile personalizzare le tabulazioni, definendo misure, allineamento del testo e caratteri di riempimento scelti ad hoc.

Per una prova delle caratteristiche, produrremo un documento sullo stile di un listino prezzi dove sul lato sinistro si trovano le varie voci e sul lato destro i simboli dell’euro e le cifre, lasciando 2 cm di margine per lato.

Aprite quindi un nuovo documento vuoto e nel riquadro Paragrafo cliccate sul quadratino in basso a destra. Si apre la finestra relativa, quindi cliccate sul pulsante in basso a sinistra, Tabulazioni.

Nell’immagine si può vedere la finestra con le impostazioni. Nella casella in alto si scriverà  il primo valore numerico, 2, nella sezione allineamento si lascierà l’impostazione a sinistra e per il carattere di riempimento si lascierà  “nessuno”. Un clic sul pulsante Imposta renderà effettiva la tabulazione che verrà riportata nella casella di riepilogo che raccoglierà tutte quelle impostate dall’utente.

Per la seconda, scrivere 15 nella casella in alto, scegliere allineamento Decimale, come carattere di riempimento selezionare l’opzione 2, come riportato nell’immagine sopra.

Una volta che si è terminato di impostare le tabulazioni, premere sul pulsante Ok per applicarle al nostro documento.

Nell’immagine del righello si possono vedere due segni su 2 e 15, corrispondenti alle tabulazioni impostate in precedenza.

Ora è possibile iniziare a digitare il documento. La prima operazione da fare è premere il tasto TAB sulla tastiera per spostare il cursore alla prima tabulazione impostata, quindi scrivere: scheda audio PCI. Premere ancora il tasto TAB per far saltare il cursore alla tabulazione successiva. Si vedranno i caratteri di riempimento coprire tutto lo spazio fino alla tabulazione. Scrivere il simbolo dell’euro usando la combinazione di tasti CTRL+ALT+E, inserire uno spazio vuoto e scrivere 12,00. Essendo una valuta, ricordatevi di inserire la virgola tra i numeri interi e i decimali (i centesimi, per intendersi).

Questo è il risultato.

Cliccate sull’immagine per vedere un ingrandimento. Si può vedere come il primo testo sia allineato alla prima tabulazione e come il prezzo sia collegato al testo con il carattere di riempimento scelto. L’allineamento decimale posizionato a 15 cm prende come riferimento la virgola permettendo di rispettare le posizioni per le unità , decine e così via dei numeri interi.

Premendo il pulsante INVIO, nella nuova riga vengono duplicate le tabulazioni impostate permettendo di inserire altre voci in questo elenco. Per l’inserimento è sufficiente seguire la procedura descritta in precedenza. Ogni nuova riga inserita risulterà perfettamente allineata a quelle superiori dando un senso di ordine e cura.

Nel momento in cui le tabulazioni non servono più, per eliminarle è necessario premere INVIO ed andare a nuova riga, aprire nuovamente la finestra relativa e cliccare sul pulsante Cancella tutto, poi sul pulsante Ok. Le tabulazioni vengono eliminate e si può continuare a lavorare normalmente.

Naturalmente si possono impostare più tabulazioni sulla stessa riga, con allineamenti diversi e, dove necessario, i caratteri di riempimento. Prima di procedere, comunque, è opportuno analizzare ciò che si vuole produrre e stabilire come impostare le tabulazioni per ottenere il risultato desiderato.

Nel caso in cui le distanze preventivamente impostate non risultino soddisfacenti, è possibile modificarle direttamente sul documento. E’ sufficiente, infatti, selezionare l’intero testo, posizionare il mouse su una tabulazione sul righello, tenervi premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare il segno alla misura desiderata. Tutto il testo allineato a quella tabulazione verrà  spostato alla nuova misura.

Per chi preferisce lavorare in visuale, senza utilizzare la finestra, a sinistra del righello è disponibile un box che raccoglie le tabulazioni. E’ subito disponibile quella con allineamento a sinistra (a forma di L) quindi, facendo clic sul righello a 2 cm, per esempio, verrà  immediatamente impostata la tabulazione. Cliccando sul box si scorreranno tutte le tabulazioni disponibili. Quando quella desiderata è visualizzata in tale box, è possibile fare clic sul righello per impostarla alla misura voluta. Non si possono impostare caratteri di riempimento con questa procedura, per cui bisogna aprire la relativa finestra.

Per eliminarle, è sufficiente posizionare il mouse su una di queste nel righello e, tenendo premuto il tasto sinistro, trascinarla nel box.

Come tutti gli strumenti, una volta presa confidenza con lo strumento, sarà  possibile impostare tabulazioni articolate per creare documenti complessi, secondo le esigenze.

Tanto per cominciare è necessario aprire l’applicativo e visualizzare un documento vuoto al suo interno. Va bene anche un documento esistente che, forse, aiuta meglio a comprendere le diverse visualizzazioni.

Questa carta è quella comune su cui si andrà a stampare e questa visualizzazione permette di vedere ciò che si sta producendo sul nostro file, esattamente così come verrà stampato una volta terminato il lavoro.

Questa è una delle componenti che rende Word uno degli applicativi più intuitivi di tutta la Suite Office (per Suite si intende l’intera collezione di software che compongono il pacchetto Microsoft Office).

Per verificare il tipo di visualizzazione, l’utente ha a disposizione due set di comandi molto comodi.

Fate clic sull’immagine per visualizzarla in un formato più grande.

Nell’immagine della schermata di Word potete notare due rettangoli rossi che indicano, in alto, il gruppo di comandi nella scheda Visualizza della Ribbon di Word e, in basso, i pulsanti vicino al comando per lo zoom del documento, sulla destra.

Come detto, layout di stampa è la visualizzazione predefinita. Le altre visualizzazioni sono:

• Lettura a schermo intero: si tratta di una specie di anteprima di stampa che dovrebbe aiutare l’utente a leggere meglio i contenuti, togliendo molti strumenti dalla schermata.
• Layout web: il documento viene trattato e visualizzato come se fosse una pagina web che non ha una larghezza e un’altezza se non vengono specificamente definite nel codice html.
• Struttura: in questa modalità vengono segnati e divisi tutti gli elementi quali titoli, paragrafi, punti elenco e così via, per modificare o controllare come il documento è stato strutturato.
• Bozza: nelle vecchie versioni corrisponde alla visualizzazione Normale. Non viene riprodotta la pagina e dei segni indicano la riga attiva, il salto pagina, le interruzioni e così via.

E’ certamente preferibile lavorare in layout di stampa, le altre visualizzazioni possono aiutarvi a capire meglio com’è organizzato il documento e verificare la struttura lineare e coerente del file.

Per passare da una visualizzazione all’altra è sufficiente premere uno dei pulsanti indicati. Nella visualizzazione Lettura a schermo intero, un pulsante in alto a destra permette di chiudere questa modalità per tornare a quella di stampa, cioè quella predefinita. Per le altre è sufficiente scegliere layout di stampa per disattivarle.

Un piccolo appunto. Per quanto riguarda il layout web, sconsiglio caldamente di utilizzarlo per la creazione delle prime pagine web, se vi incuriosisce come argomento. Il problema sta nel fatto che Word aggiunge una serie di tag html proprietari (esclusivi di Word) rendendo il codice di una pagina web molto “sporco” e non aderente agli standard del W3C, consorzio che cura la standardizzazione del codice HTML (HyperText Markup Language) e xHTML (eXtensible HyperText Markup Language).

Se è vostro interesse la creazione di pagine web cominciate con l’imparare il codice e a scriverlo in un elaboratore testi appropriato come Blocco note di Windows o Notepad++, o qualsiasi altro elaboratore che vi permetta di salvare testo non formattato. Sul web trovate moltissime valide guide che vi possono accompagnare in questo affascinante viaggio.

Parlando di Word, trovandosi a dover elaborare un documento di grandi dimensioni, il tempo impiegato sarà molto e il rischio di dover riscrivere gran parte del materiale ci mette alla ricerca di soluzioni.

I moderni software applicativi prevedono un sistema di recupero dei documenti per ovviare a questa situazione e, nella maggior parte dei casi, risolvono la questione in modo sufficientemente indolore.

Sicuramente, però, prevenire è meglio che curare e le buone pratiche hanno un valore inestimabile.

Il salvataggio trasferisce il file dalla memoria RAM (Random Access Memory, non permanente) all’hard disk. Ma la cosa più importante, in questo caso, è il fatto che viene attivato il Salvataggio automatico di Word. Consiste in una funzione che salva automaticamente un documento salvato e aperto, sul quale state lavorando, ogni tot minuti impostati.

L’impostazione predefinita di Word è 10 minuti, quindi allo scadere di questo tempo vedrete Word come bloccarsi per qualche istante. Guardando la barra di stato, quella in basso, vedrete l’icona di un floppy e una barra di scorrimento che indica l’operazione di salvataggio su disco del vostro file.

In questo modo è il software a preoccuparsi di salvare periodicamente il documento, mentre l’utente può dedicarsi esclusivamente al suo lavoro.

Come ho detto prima, i software prevedono un recupero dei file in caso di arresti o chiusure inaspettate. Pur funzionando discretamente, in questo modo avrete una garanzia in più di aver salvato il vostro lavoro, cioè di avere una copia residente sull’hard disk.

In caso la procedura di recupero non vada a buon fine per qualsiasi motivo, potrete riaprire il file salvato con perdite minime.

Naturalmente se è l’hard disk a rompersi la questione si fa più grave e, a quel punto, solo la copia di backup dei dati puòrestituirvi i documenti o una costosa procedura di recupero dati in laboratori specializzati che, comunque, non possono sempre garantire il buon esito, a patto che i dati valgano il costo.

Per modificare il tempo di salvataggio automatico, cliccate sul pulsante del logo di Office. Nel menù cliccate Opzioni di Word in basso , quindi sul pulsante Salvataggio, come riportato in figura.

Cambiando il valore nella casella che vedete, potete impostare il tempo che vi sembra più adeguato.

Non conviene impostare tempi troppo ridotti poiché costringereste il software a fare salvataggi frequenti, impegnando eccessivamente il programma. Comunque non è un male provare valori differenti fino a trovare quello che vi sembra più adeguato per la vostra situazione lavorativa.